扶貧檔案痕跡管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案痕跡管理，確保扶貧工作過程可追溯、結果可核查，提高扶貧工作的規范化、科學化水平，依據國家相關法律法規及扶貧工作要求，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位參與扶貧工作的所有部門、人員及相關扶貧項目。（三）基本原則1.真實性原則：檔案痕跡應真實反映扶貧工作的開展情況和實際成效，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作的各個環節，包括項目申報、實施、驗收等全過程資料，確保檔案資料完整無缺。3.規范性原則：檔案痕跡的記錄、整理、歸檔應遵循統一的標準和規范，便于查閱和管理。4.保密性原則：對涉及扶貧對象個人隱私、商業秘密等信息嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案痕跡管理職責分工（一）扶貧工作領導小組1.負責統籌規劃扶貧檔案痕跡管理工作，制定總體工作要求和目標。2.定期審議扶貧檔案痕跡管理工作情況，協調解決工作中存在的重大問題。（二）各扶貧工作部門1.負責本部門扶貧工作檔案痕跡的收集、整理、初步審核和移交工作。2.明確專人負責檔案痕跡管理工作，確保工作落實到位。（三）檔案管理部門1.負責制定扶貧檔案痕跡管理的具體操作規范和流程。2.對各部門移交的扶貧檔案痕跡進行集中統一管理，包括歸檔、存儲、查閱等工作。3.定期對扶貧檔案痕跡進行檢查、維護和安全管理，確保檔案資料的完整性和安全性。（四）扶貧工作人員1.在扶貧工作過程中，及時、準確地記錄工作開展情況，形成相應的檔案痕跡資料。2.按照檔案痕跡管理要求，將個人工作資料整理后移交本部門指定人員。三、檔案痕跡管理內容及要求（一）項目申報階段1.項目申請書詳細記錄扶貧項目的名稱、背景、目標、實施地點、受益對象、主要建設內容、資金預算等信息。申請書應經項目負責人簽字確認，并加蓋部門公章。2.項目可行性研究報告對項目的必要性、技術可行性、經濟合理性等進行全面分析論證。報告內容應包括項目現狀、市場需求預測、建設方案、投資估算與資金籌措、財務評價、社會效益評價等。可行性研究報告需有專業機構或專家的審核意見，并附相關資質證明文件。3.項目審批文件記錄項目申報過程中上級主管部門的審批意見、批復文件等。確保審批文件的完整性和準確性，及時歸檔保存。（二）項目實施階段1.項目實施方案根據項目申報書和可行性研究報告，制定詳細的項目實施方案。方案應明確項目實施步驟、時間節點、責任分工、質量標準、監督管理措施等內容。實施方案需經項目領導小組審核通過，并報上級備案。2.項目實施記錄包括項目實施過程中的會議紀要、工作簡報、現場照片、視頻資料等。會議紀要應詳細記錄會議時間、地點、參會人員、討論內容及決議事項。工作簡報應及時反映項目進展情況、取得的成效、存在的問題及解決措施等。現場照片和視頻資料應能夠直觀反映項目實施現場的實際情況，標注拍攝時間、地點和內容。3.項目資金管理資料資金預算下達文件、資金使用計劃、資金撥付憑證、財務報表等。確保資金使用符合相關規定，專款專用，賬目清晰。定期對資金使用情況進行審計，并形成審計報告。4.項目物資采購資料物資采購合同、采購清單、驗收報告等。合同應明確物資的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款。采購清單應詳細記錄采購物資的名稱、型號、數量等信息。驗收報告應包括驗收時間、驗收人員、驗收標準、驗收結果等內容。5.項目質量控制資料質量檢驗報告、質量驗收記錄、質量問題整改記錄等。對項目建設質量進行全程監控，確保項目質量符合要求。對發現的質量問題及時進行整改，并記錄整改過程和結果。（三）項目驗收階段1.項目驗收申請項目實施部門在項目完成后，向項目驗收組織單位提交驗收申請。申請內容包括項目實施情況總結、自驗報告、資金使用情況說明等。2.項目驗收報告驗收組織單位按照相關標準和程序對項目進行驗收后，形成驗收報告。報告內容應包括項目基本情況、驗收依據、驗收范圍、驗收方法、驗收結論等。驗收報告需經驗收組成員簽字確認，并加蓋驗收組織單位公章。3.項目績效評價資料對扶貧項目的經濟效益、社會效益、生態效益等進行績效評價。績效評價指標應科學合理，評價方法應客觀公正。績效評價報告應作為項目驗收的重要組成部分，為項目后續管理提供參考依據。（四）扶貧對象幫扶資料1.扶貧對象基本信息檔案記錄扶貧對象的姓名、性別、年齡、家庭住址、聯系方式、貧困狀況、致貧原因等基本信息。信息檔案應定期更新，確保信息的準確性和時效性。2.幫扶計劃與措施根據扶貧對象的實際情況，制定個性化的幫扶計劃和措施。幫扶計劃應明確幫扶目標、幫扶內容、幫扶責任人、幫扶時間等。幫扶措施應具體可行，具有針對性和可操作性。3.幫扶工作記錄記錄幫扶責任人與扶貧對象的溝通交流情況、幫扶工作開展情況、取得的成效等。幫扶工作記錄可以采用走訪記錄、電話記錄、幫扶日志等形式。4.扶貧對象脫貧檔案記錄扶貧對象的脫貧過程、脫貧時間、脫貧證明材料等。脫貧檔案應真實反映扶貧對象的脫貧情況，作為評估扶貧工作成效的重要依據。四、檔案痕跡管理流程（一）收集1.各扶貧工作部門和人員按照檔案痕跡管理要求，定期收集本部門和個人在扶貧工作中形成的各類資料。2.收集的資料應齊全、完整，確保能夠準確反映扶貧工作的全過程。（二）整理1.對收集到的檔案痕跡資料進行分類整理，按照檔案管理的相關標準和規范，確定檔案的類別、編號、保管期限等。2.對資料進行排序、編目、裝訂等處理，確保檔案資料的整齊、規范。（三）審核1.各扶貧工作部門對整理后的檔案痕跡資料進行初步審核，確保資料的真實性、完整性和規范性。2.檔案管理部門對各部門移交的檔案資料進行再次審核，對不符合要求的資料及時退回整改。（四）歸檔1.經審核合格的檔案痕跡資料，由檔案管理部門按照規定的保管期限和存放地點進行歸檔。2.建立檔案目錄索引，便于查閱和檢索。（五）查閱1.因工作需要查閱扶貧檔案痕跡資料的，需填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、轉借、復印檔案資料。如需復印，需經檔案管理部門同意，并登記備案。（六）保管1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案資料的安全存儲。2.定期對檔案資料進行檢查、清點，發現問題及時處理。3.對超過保管期限的檔案資料，按照規定進行鑒定和銷毀。銷毀檔案資料時，應填寫銷毀清單，經相關部門負責人批準后，由專人負責監銷，并在銷毀清單上簽字確認。五、檔案痕跡管理信息化建設（一）建立扶貧檔案痕跡管理信息系統1.利用現代信息技術，搭建扶貧檔案痕跡管理信息平臺，實現檔案資料的電子化管理。2.信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計、分析、存儲、備份等功能，提高檔案管理工作效率和水平。（二）數據錄入與維護1.各部門指定專人負責將紙質檔案痕跡資料錄入信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對信息系統中的數據進行維護和更新，保證數據與實際工作情況一致。（三）信息安全管理1.加強扶貧檔案痕跡管理信息系統的安全防護，采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，防止信息泄露和被篡改。2.建立信息安全管理制度，明確信息系統管理人員的職責和權限，規范信息系統的操作流程。3.定期對信息系統進行安全檢查和評估，及時發現和解決安全隱患。六、監督與考核（一）監督檢查1.成立扶貧檔案痕跡管理監督小組，定期對各部門的檔案痕跡管理工作進行監督檢查。2.監督檢查內容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環節，以及信息系統的運行情況。3.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，責令相關部門限期整改。（二）考核評價1.將扶貧檔案痕