催收費用管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司催收費用的管理流程，確保公司應收賬款能夠及時、足額回收，降低壞賬風險，保障公司資金的正常流轉和財務安全，提高公司整體經濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及催收費用相關的業務活動，包括但不限于各類應收賬款的催收工作，涵蓋公司與客戶簽訂的銷售合同、服務協議等所產生的應收款項。3.基本原則合法合規原則：催收費用的管理必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保催收行為合法、合規、合理。成本效益原則：在保證催收效果的前提下，合理控制催收成本，提高催收效率，實現催收費用與回收款項的最佳效益平衡。風險可控原則：對催收過程中的各類風險進行全面評估和有效控制，確保公司利益不受損失。責任明確原則：明確各部門和人員在催收費用管理中的職責和權限，做到責任到人，獎懲分明。催收費用管理職責分工1.銷售部門負責與客戶簽訂銷售合同或服務協議，明確款項支付方式、期限等條款，并確保合同的有效性和可執行性。及時跟蹤客戶的付款情況，對逾期未付款項進行初步分析和判斷，協助催收部門開展催收工作，提供必要的客戶信息和業務背景資料。根據催收結果，對客戶信用狀況進行評估和反饋，為公司信用政策的調整提供參考依據。2.催收部門制定催收工作計劃和策略，負責具體的催收工作實施，包括電話催收、信函催收、上門催收等多種方式。對逾期客戶進行分類管理，根據客戶逾期情況和信用狀況，采取相應的催收措施，并及時向銷售部門和財務部門反饋催收進展情況。建立催收檔案，記錄催收過程中的各項信息，包括催收時間、方式、結果等，為后續催收工作提供參考和總結經驗教訓。負責與外部專業催收機構的溝通與協調（如有委托），監督其催收工作質量，確保催收效果符合公司要求。3.財務部門負責對應收賬款進行賬務處理，準確記錄每筆款項的發生、回收情況，定期與銷售部門核對賬目，確保賬賬相符。對逾期應收賬款進行風險評估，根據賬齡分析等方法，及時向催收部門提供重點催收對象名單和相關財務數據支持。審核催收費用的支出，確保費用支出合理、合規，并按照公司財務制度進行賬務處理。負責與客戶進行款項結算和對賬工作，協助催收部門解決客戶對款項的疑問和爭議。4.法務部門為催收工作提供法律支持和指導，確保催收行為符合法律法規要求，協助處理催收過程中涉及的法律問題，如起草律師函、處理訴訟案件等。審查銷售合同和相關協議中的法律條款，提出法律風險防范建議，避免因合同漏洞導致催收困難或法律糾紛。對重大催收事項進行法律評估，為公司決策提供法律依據。催收費用預算管理1.預算編制每年末，催收部門應根據下一年度的催收工作計劃和目標，結合歷史催收數據和市場情況，編制催收費用預算草案。預算內容應包括人員費用、通訊費用、差旅費、外聘催收機構費用等各項明細。財務部門對催收部門提交的預算草案進行審核，綜合考慮公司整體財務狀況、應收賬款規模和回收難度等因素，提出調整建議，經公司管理層審批后確定最終的催收費用預算。2.預算執行催收部門應嚴格按照批準的預算執行，控制各項費用支出，確保費用使用合理、合規、有效。如遇特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。財務部門負責對催收費用的預算執行情況進行監控和分析，定期向公司管理層匯報預算執行進度和差異情況，及時發現問題并提出改進措施。3.預算考核年末，公司對催收部門的催收費用預算執行情況進行考核。考核指標包括預算執行率、費用節約率等。根據考核結果，對預算執行情況良好的部門和個人給予獎勵，對未完成預算控制目標的部門和個人進行相應的處罰，以激勵各部門合理控制催收費用，提高預算執行效果。催收費用核算與支付1.核算原則催收費用應按照實際發生額進行核算，確保費用核算準確、真實。費用核算應與催收工作的實際進度和效果相匹配，不得虛增或虛減費用。對于因催收工作產生的各項費用，如委托外部催收機構的費用、差旅費、通訊費等，應按照公司財務制度規定的核算方法進行分類歸集和核算。2.核算流程催收部門在開展催收工作過程中，應及時記錄各項費用的發生情況，并填寫費用報銷單或相關支出憑證，詳細注明費用發生的時間、事由、金額等信息。費用報銷單或支出憑證經催收部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。財務部門對費用的真實性、合理性、合規性進行審核，審核通過后按照公司財務審批流程進行報銷支付。財務部門應定期對催收費用進行賬務處理，將費用準確計入相關成本或費用科目，并與應收賬款的回收情況進行關聯分析，為公司財務管理提供數據支持。3.支付方式催收費用的支付方式應根據公司財務制度和實際情況確定，一般包括銀行轉賬、支票等方式。對于支付給外部單位或個人的款項，應確保支付信息準確無誤，避免因支付錯誤導致的糾紛或損失。在支付催收費用前，財務部門應核對相關合同、協議、發票等憑證，確保支付依據充分、合法合規。對于不符合支付條件的費用，財務部門有權拒絕支付，并及時通知催收部門進行整改。催收費用控制措施1.優化催收流程定期對催收流程進行評估和優化，去除繁瑣環節，提高催收效率。根據客戶逾期情況和信用等級，合理調整催收策略和頻率，確保在有效控制催收成本的前提下，最大程度地提高款項回收率。加強各部門之間的協作與溝通，建立高效的信息傳遞機制。銷售部門及時提供客戶動態信息，財務部門提供準確的賬款數據，催收部門根據各方信息制定針對性的催收方案，避免因信息不暢導致的催收延誤或無效。2.成本控制嚴格控制催收人員的數量和薪酬水平，根據催收工作實際需求合理配置人力資源，避免人員冗余。同時，加強對催收人員的培訓和管理，提高其業務能力和工作效率，降低人工成本。對通訊費用、差旅費等日常費用進行嚴格管控，制定費用標準和審批流程。鼓勵催收人員采用經濟、有效的催收方式，如優先使用電話催收、電子郵件催收等低成本方式，減少不必要的外出催收和高額通訊支出。在選擇外部催收機構時，進行充分的市場調研和比較，通過招標、談判等方式爭取合理的收費標準。與外部催收機構簽訂詳細的合作協議，明確雙方權利義務和費用結算方式，加強對其催收工作的監督和考核，確保服務質量與收費水平相匹配。3.風險防范建立完善的客戶信用評估體系，在與客戶簽訂合同前，對客戶的信用狀況進行全面評估，合理確定信用額度和付款期限。對信用狀況不佳的客戶，采取必要的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例等。在催收過程中，注意保護公司和客戶的合法權益，避免因催收行為不當引發法律糾紛。加強對催收人員的法律培訓，確保其催收行為符合法律法規要求。如遇重大法律問題或糾紛，及時咨詢法務部門意見，妥善處理。對催收過程中的各類風險進行實時監控和預警，如客戶經營狀況惡化、出現重大財務危機等情況，及時調整催收策略，采取相應的風險應對措施，降低公司損失。催收費用績效考核1.考核指標設定回收率：衡量催收工作實際收回款項與逾期應收賬款總額的比例，反映催收工作的最終效果。計算公式為：回收率=實際回收金額/逾期應收賬款總額×100%。逾期賬款減少率：考核逾期賬款在催收期間的減少情況，體現催收工作對降低逾期賬款規模的作用。計算公式為：逾期賬款減少率=（期初逾期賬款余額期末逾期賬款余額）/期初逾期賬款余額×100%。催收成本率：評估催收費用支出與實際回收金額之間的比例關系，反映催收工作的成本效益情況。計算公式為：催收成本率=催收費用總額/實際回收金額×100%。客戶滿意度：通過對客戶進行滿意度調查，了解客戶對公司催收工作的評價和意見，衡量催收工作對客戶關系的影響。客戶滿意度指標可根據具體調查結果進行量化評估。2.考核周期催收費用績效考核以自然月為考核周期，每月末對催收部門的各項考核指標進行統計和評估。年度終了，對全年的催收費用績效考核結果進行匯總和綜合評價，作為催收部門和相關人員年度績效評定的重要依據。3.考核實施財務部門負責提供回收率、逾期賬款減少率、催收成本率等相關數據的統計和計算工作，并定期向催收部門反饋考核指標完成情況。公司通過定期開展客戶滿意度調查等方式收集客戶對催收工作的意見和評價，由專門的調查機構或部門負責統計和分析客戶滿意度數據，并提交給催收部門。催收部門根據財務部門和調查機構提供的數據，對本部門及下屬員工的各項考核指標完成情況進行自評，并撰寫績效報告，詳細說明各項指標的完成情況、采取的措施及存在的問題等。公司管理層根據各部門提交的績效報告和相關數據，對催收部門及相關人員進行綜合考核評價，確定最終的績效考核結果，并按照公司績效管理制度進行獎懲兌現。4.獎懲措施獎勵：對于在催收費用績效考核中表現優秀的部門和個人，公司給予相應的獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。具體獎勵標準根據公司實際情況和考核結果確定。處罰：對于未完成績效考核目標的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，如扣減績效獎金、警告、降職等。對于因催收不力導致公司重大損失的，將依法追究相關人員的責任。催收檔案管理1.檔案內容催收檔案應包括客戶基本信息檔案，如客戶名稱、地址、聯系方式、信用等級等；銷售合同或服務協議副本；應收賬款明細臺賬；催收記錄，包括每次催收的時間、方式、對象、內容、結果等；往來函件，如催款函、客戶回復函等；法律文件，如律師函、訴訟文書等；其他與催收工作相關的重要資料。2.檔案建立與整理催收部門在開展催收工作過程中，應及時收集和整理相關資料，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規范性。每完成一次催收工作，催收人員應將相關資料及時歸檔，不得拖延或遺漏。對于涉及多個階段的催收案件，應按照時間順序將各階段資料依次整理歸檔，形成完整的催收檔案鏈。3.檔案保管與查閱催收檔案應由專人負責保管，存放于安全、保密的場所，確保檔案資料的安全和完整。建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的查閱權限，未經批準，任何人不得擅自查閱、復印或銷毀催收檔案。因工作需要查閱催收檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等信息，經催收部門負責人和公司管理層審批后，方可查閱。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所，查閱完畢后應及時歸還檔案保管人員，并在借閱登記冊上簽字確認。4.檔案保存期限催收檔案的保存期限應根據公司相關規定和法律法規要求確定，一般情況下，應收賬款催收檔案應保存至款項全部收回且相關