泰安工會文件管理制度一、總則（一）目的為加強泰安工會文件管理，確保文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管等工作規(guī)范有序，提高文件處理效率，保證文件質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在工會工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于泰安工會機關(guān)各部門、所屬各單位形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則。文件內(nèi)容應(yīng)符合黨和國家的方針政策以及法律法規(guī)要求，格式規(guī)范，表述準(zhǔn)確。2.及時高效原則。文件處理應(yīng)及時、迅速，確保信息傳遞順暢，不延誤工作。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件安全，防止文件泄露、丟失。4.精簡實用原則。文件應(yīng)注重實效，精簡篇幅，突出重點，避免冗長繁瑣。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級文件。包括黨中央、國務(wù)院、上級工會等下發(fā)的各類文件。2.本級文件。泰安工會印發(fā)的各類文件，如通知、決定、意見、通報等。3.外來文件。其他單位或部門發(fā)送給泰安工會的文件。4.內(nèi)部文件。泰安工會機關(guān)各部門、所屬各單位之間形成的工作文件、會議紀(jì)要等。（二）文件編號1.上級文件編號按照上級文件原編號執(zhí)行。2.本級文件編號規(guī)則如下：年度內(nèi)按文件類別依次編號，如“泰工發(fā)〔XXXX〕XX號”，其中“泰工發(fā)”表示泰安工會發(fā)文，“XXXX”為年份，“XX”為文件順序號。聯(lián)合發(fā)文時，主辦單位編號在前，其他單位編號依次排列，編號之間用“、”隔開，如“泰工發(fā)〔XXXX〕XX號（泰工聯(lián)發(fā)〔XXXX〕XX號）”。3.外來文件編號按照來文單位編號或自行編制臨時編號進行登記。4.內(nèi)部文件編號可根據(jù)實際情況自行設(shè)定，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、文件起草（一）起草職責(zé)1.涉及全局性工作、重要政策措施等文件，由工會領(lǐng)導(dǎo)確定起草部門或成立起草小組負責(zé)起草。2.各部門根據(jù)工作職責(zé)，負責(zé)起草本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件。3.專業(yè)性較強的文件，可邀請相關(guān)專家或?qū)I(yè)人員參與起草。（二）起草要求1.起草文件應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容符合實際情況，具有可操作性。2.文件內(nèi)容應(yīng)主題明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，文字簡潔，語言規(guī)范。3.引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。4.涉及多個部門職責(zé)的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，形成共識。（三）起草流程1.起草部門或人員根據(jù)工作需要確定文件主題和內(nèi)容框架。2.開展調(diào)查研究，收集相關(guān)資料，進行分析論證。3.按照要求起草文件初稿，初稿應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等要素。4.文件初稿形成后，起草人員應(yīng)認真校對，確保文字表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范。四、文件審核（一）審核職責(zé)1.部門負責(zé)人負責(zé)對本部門起草的文件進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實際和政策要求，格式是否規(guī)范等。2.辦公室負責(zé)對文件進行統(tǒng)一審核，重點審核文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性以及是否符合行文規(guī)則等。3.涉及重要事項、重大政策的文件，應(yīng)提交工會領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核。文件內(nèi)容是否符合黨和國家的法律法規(guī)、方針政策以及上級工會的要求。2.規(guī)范性審核。文件格式是否符合規(guī)定，文字表述是否準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，標(biāo)點符號使用是否正確等。3.準(zhǔn)確性審核。文件內(nèi)容是否真實可靠，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，引用的政策依據(jù)是否準(zhǔn)確。4.完整性審核。文件的標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等要素是否齊全。5.行文規(guī)則審核。文件的行文關(guān)系是否正確，是否多頭主送，是否越級行文等。（三）審核流程1.起草部門將文件初稿及相關(guān)資料提交部門負責(zé)人初審，初審?fù)ㄟ^后報辦公室審核。2.辦公室收到文件后，按照審核內(nèi)容進行全面審核，提出修改意見，反饋給起草部門。3.起草部門根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，再次提交辦公室審核。4.辦公室審核通過后，對于需工會領(lǐng)導(dǎo)審定的文件，呈送工會領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；對于一般性文件，由辦公室負責(zé)人簽發(fā)。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)職責(zé)1.辦公室負責(zé)文件的印制、分發(fā)等工作。2.涉及多個部門的文件，由辦公室協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同做好印發(fā)工作。（二）印發(fā)要求1.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照審核通過的文稿進行排版印刷，確保格式規(guī)范、字跡清晰。2.印制文件應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的印刷單位，保證文件印刷質(zhì)量。3.文件印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際工作需要嚴(yán)格控制，避免浪費。（三）印發(fā)流程1.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，確定文件印發(fā)份數(shù)、發(fā)送范圍等。2.將文件排版定稿后，交印刷單位印制。3.印刷單位印制完成后，辦公室負責(zé)對文件進行校對、裝訂，確保文件質(zhì)量。4.按照發(fā)送范圍，及時將文件分發(fā)到各部門、各單位，并做好發(fā)放登記。六、文件歸檔（一）歸檔職責(zé)1.各部門負責(zé)將本部門形成的文件材料收集整理后移交辦公室歸檔。2.辦公室負責(zé)對各部門移交的文件材料進行集中統(tǒng)一歸檔管理。（二）歸檔范圍1.上級文件。包括黨中央、國務(wù)院、上級工會等下發(fā)的與泰安工會工作相關(guān)的各類文件。2.本級文件。泰安工會印發(fā)的各類文件的定稿、正本及相關(guān)附件。3.外來文件。其他單位或部門發(fā)送給泰安工會的重要文件。4.內(nèi)部文件。泰安工會機關(guān)各部門、所屬各單位之間形成的具有保存價值的工作文件、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。5.其他文件。與泰安工會工作相關(guān)的重要資料、圖表、照片等。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序進行分類整理，同一類文件應(yīng)按照重要程度排列。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，注明文件標(biāo)題、文號、日期、來源等信息，便于查找利用。（四）歸檔流程1.各部門在文件辦理完畢后，應(yīng)及時將文件材料收集整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂，填寫歸檔目錄，移交辦公室。2.辦公室對各部門移交的文件材料進行核對、檢查，對不符合歸檔要求的文件，退回原部門補充完善。3.辦公室將符合歸檔要求的文件材料進行集中統(tǒng)一歸檔，建立檔案管理制度，妥善保管。七、文件保管（一）保管職責(zé)1.辦公室負責(zé)文件的日常保管工作，指定專人負責(zé)文件的存放、借閱、歸還等管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對文件進行清查盤點，確保文件安全。（二）保管要求1.文件應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室，按照分類、編號順序排列存放，便于查找。2.檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.對重要文件應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.上級文件、本級重要文件等長期保存。2.一般性文件根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為35年。3.保管期限屆滿的文件，經(jīng)鑒定后按照規(guī)定進行銷毀。八、文件借閱（一）借閱范圍因工作需要，泰安工會機關(guān)各部門、所屬各單位人員可借閱相關(guān)文件。（二）借閱程序1.借閱人填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱日期、借閱用途等信息。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。3.辦公室檔案管理人員根據(jù)借閱登記表提供文件，并做好登記。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還文件時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。九、文件保密（一）保密職責(zé)1.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，保守文件機密。2.辦公室負責(zé)文件保密工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。（二）保密措施1.對涉及黨和國家機密、工會工作秘密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.文件的起草、審核、印發(fā)、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、專人負責(zé)等。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將文件帶出辦公場所，不得在非保密場所談?wù)撐募?nèi)容。4.對因工作需要接觸機密文件的人員，應(yīng)進行保密教育，簽訂保密承諾書。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件泄密情況，應(yīng)立即采取措施，及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取補救措施，防止損失擴大。2.對泄密責(zé)任人，將視情節(jié)輕重給予批評教育、紀(jì)律處分或依法追究法律責(zé)任。十、文件清理與銷毀（一）清理職責(zé)1.辦公室定期對保管的文件進行清理，確定需要銷毀的文件清單。2.各部門應(yīng)配合辦公室做好本部門文件的清理工作。（二）銷