合同印章刻制管理制度總則目的為加強公司合同印章的刻制、使用與管理，規范印章使用流程，防范印章使用風險，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構合同印章的刻制、使用與管理。基本原則1.依法合規原則：合同印章的刻制、使用與管理應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.專人專管原則：明確專人負責合同印章的保管與使用，確保印章使用安全。3.審批規范原則：建立嚴格的印章使用審批流程，未經審批不得擅自使用印章。4.風險防范原則：加強印章使用過程中的風險識別與防控，避免因印章使用不當給公司造成損失。合同印章的刻制印章種類1.公司合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協議等具有法律效力的文件。2.分支機構合同專用章：用于各下屬分支機構簽訂合同、協議等文件，僅在分支機構經營范圍內使用。刻制流程1.申請：因工作需要刻制合同印章的部門或分支機構，應填寫《合同印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、使用范圍、刻制數量等信息，并經部門負責人或分支機構負責人簽字確認后，提交至公司行政部門。2.審核：公司行政部門對《合同印章刻制申請表》進行審核，重點審核申請理由是否充分、使用范圍是否明確等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.刻制：經公司分管領導審批同意后，行政部門選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制。刻制單位應按照公司提供的印章樣式、規格及要求進行刻制，并在印章刻制完成后，將印章及印模交付公司行政部門。4.備案：公司行政部門對新刻制的合同印章進行登記備案，建立印章管理檔案，記錄印章名稱、刻制時間、使用范圍、保管人等信息。同時，將印章印模留存一份，交公司檔案室存檔。印章樣式與規格1.公司合同專用章：圓形，直徑為[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司名稱，自左而右環行，印章所刊漢字，應當使用國務院公布的簡化字，字體為[字體名稱]。2.分支機構合同專用章：圓形，直徑為[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊分支機構名稱，自左而右環行，印章所刊漢字，應當使用國務院公布的簡化字，字體為[字體名稱]。在分支機構名稱后加括號注明分支機構所在地及設立時間。合同印章的使用使用范圍1.公司合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等具有法律效力的文件。2.分支機構合同專用章：用于各下屬分支機構在其經營范圍內簽訂的合同、協議、意向書等文件。使用流程1.用印申請：需要使用合同印章的部門或個人，應填寫《合同印章使用申請表》，詳細說明用印文件名稱、編號、內容摘要、用印份數、用印日期等信息，并附上相關文件的復印件或電子文檔。經部門負責人或分支機構負責人簽字確認后，提交至公司法務部門進行法律審核。2.法律審核：公司法務部門對用印文件進行法律審核，重點審核文件內容是否符合法律法規及公司相關規定，條款是否公平合理，是否存在法律風險等。審核通過后，在《合同印章使用申請表》上簽署審核意見，并加蓋法務部門印章。3.審批：經法務部門審核通過的用印申請，報公司分管領導審批。公司分管領導根據文件內容及實際情況進行審批，審批同意后，在《合同印章使用申請表》上簽署審批意見。4.用印：用印申請人持經審批的《合同印章使用申請表》及相關文件原件，到合同印章保管人處辦理用印手續。合同印章保管人應對用印文件進行認真核對，確保文件內容與審批意見一致。核對無誤后，在用印文件上加蓋合同印章，并在《合同印章使用登記表》上登記用印情況，包括用印日期、文件名稱、編號、用印份數、用印人等信息。5.蓋章要求：合同印章應加蓋在文件規定的蓋章處，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。同時，應在蓋章處注明“本頁正文與合同正文具有同等法律效力”字樣。6.留存文件：用印完成后，合同印章保管人應將《合同印章使用申請表》及相關文件原件或復印件留存一份，交公司檔案室存檔。特殊情況處理1.緊急用印：如遇緊急情況需要立即使用合同印章，但無法按照正常流程進行審批時，用印申請人應通過電話或其他方式向公司分管領導報告，經公司分管領導同意后，可先行用印，但事后應及時補辦審批手續。2.異地用印：因業務需要在異地使用合同印章的，用印申請人應提前將用印文件及相關資料通過傳真或電子郵件等方式發送至公司法務部門進行法律審核，并按照正常流程進行審批。審批通過后，用印申請人可在異地指定的合法印章刻制單位刻制臨時合同印章，并在當地公證機構的監督下使用。使用完畢后，應及時將臨時合同印章交回公司行政部門銷毀。合同印章的保管保管人員1.公司合同專用章：由公司行政部門指定專人負責保管。2.分支機構合同專用章：由各下屬分支機構指定專人負責保管。保管要求1.專人專柜保管：合同印章應存放在專門的保險柜或文件柜中，并指定專人負責保管，確保印章安全。2.雙人保管制度：對于重要合同印章，可實行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別持有印章的不同部分，使用時需兩人同時在場方可蓋章。3.保管場所安全：保管合同印章的場所應具備必要的安全防范措施，如安裝監控設備、門禁系統等，防止印章被盜用或丟失。4.印章交接：合同印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續。交接雙方應在監交人的監督下，對印章的數量、完好情況等進行逐一核對，并填寫《合同印章交接登記表》，由交接雙方及監交人簽字確認。印章掛失與補辦1.掛失：如發現合同印章丟失或被盜用，保管人員應立即向公司行政部門報告，并在當地公安機關報案。同時，應采取有效措施防止印章被非法使用，如通知相關業務部門及合作伙伴暫停使用該印章等。2.補辦：合同印章掛失后，公司行政部門應按照印章刻制流程重新申請刻制印章，并及時通知相關業務部門及合作伙伴新印章的啟用時間及使用注意事項。監督與檢查內部審計公司內部審計部門應定期對合同印章的刻制、使用與管理情況進行審計檢查，重點檢查印章使用審批流程是否規范、印章保管是否安全、印章使用記錄是否完整等。對于審計檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。法務監督公司法務部門應加強對合同印章使用的法律監督，對用印文件進行法律審核，確保文件內容符合法律法規及公司相關規定，防范法律風險。同時，應定期對合同印章使用情況進行統計分析，為公司決策提供法律支持。違規處理對于違反本制度規定使用合同印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。給公司造成經濟損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。附則