單位內部呈文管理制度一、總則（一）目的為規范單位內部呈文管理，提高工作效率，確保信息傳遞準確、及時、有效，促進各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部各部門之間、部門與上級領導之間呈文的起草、審核、審批、流轉、存檔等管理活動。（三）基本原則1.準確規范原則：呈文內容應符合國家法律法規、政策要求及單位相關規定，表述準確、語言規范、格式統一。2.及時高效原則：呈文應在規定時間內完成起草、審核、審批等流程，確保信息及時傳遞，不影響工作推進。3.分級負責原則：根據呈文的性質、內容和重要程度，明確各級人員的審核、審批職責，確保責任落實。4.存檔備查原則：所有呈文應進行分類存檔，以便日后查閱和參考，作為工作記錄和決策依據。二、呈文的分類與格式（一）分類1.請示：適用于向上級請求指示、批準的事項。2.報告：用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級詢問等。3.通知：傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。4.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。5.其他：根據工作需要設立的其他呈文類別，如會議紀要、工作簡報等。（二）格式1.標題：一般由發文機關名稱、事由和文種組成，應準確概括呈文的主要內容。2.主送機關：指接受呈文的上級機關或相關部門，應使用全稱或規范化簡稱。3.正文：是呈文的核心部分，應條理清晰、邏輯嚴密、語言簡潔。根據不同的呈文類別，正文內容應包含相應的要素，如請示應寫明請示事項、理由和要求；報告應詳細闡述工作情況、存在問題及建議等。4.附件：如有需要，可在正文后附上相關的圖表、數據、文件等資料，附件應注明名稱和順序號。5.發文機關署名：寫上呈文的起草部門名稱，并加蓋部門印章。6.成文日期：以負責人簽發的日期為準，聯合行文時，以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。三、呈文的起草（一）起草責任呈文一般由承辦部門負責起草。承辦部門應指定熟悉業務、具備較強文字表達能力的人員擔任起草工作。（二）起草要求1.深入調查研究，全面準確掌握有關情況和數據，確保呈文內容真實、可靠。2.明確呈文的目的和主題，內容應重點突出、針對性強，避免冗長繁瑣、無關緊要的表述。3.嚴格按照規定的格式和要求進行起草，語言表達應準確、簡潔、通順，標點符號使用規范。4.涉及多個部門的事項，起草部門應主動與相關部門溝通協調，征求意見，確保呈文內容全面、協調一致。（三）起草流程1.承辦人員根據工作需要和領導要求，確定呈文的主題和大致內容框架。2.收集、整理相關資料和數據，進行分析研究，形成初步的起草思路。3.按照格式要求撰寫呈文初稿，內容應完整、準確地表達意圖。4.初稿完成后，起草人員應進行自我審核，檢查內容是否準確、邏輯是否清晰、語言是否通順等，對存在的問題及時進行修改完善。四、呈文的審核（一）審核責任1.部門負責人審核：呈文起草完成后，先由承辦部門負責人進行審核。部門負責人應對呈文的內容、格式、準確性、必要性等進行全面審查，確保呈文符合工作實際和單位要求。2.分管領導審核：經部門負責人審核通過的呈文，提交分管領導進行審核。分管領導應從宏觀角度對呈文進行把關，重點審核呈文與單位整體工作的關聯性、政策依據的準確性、對相關工作的影響等，提出審核意見。3.其他相關審核：對于涉及重要事項、專業性較強或可能對單位產生較大影響的呈文，根據需要可組織相關部門或專業人員進行聯合審核或專項審核。（二）審核內容1.合法性審核：檢查呈文內容是否符合國家法律法規、政策規定以及單位內部規章制度。2.準確性審核：核實呈文所涉及的數據、事實、引用文件等是否準確無誤。3.完整性審核：查看呈文的格式是否規范，內容是否完整，各項要素是否齊全。4.邏輯性審核：審查呈文的邏輯結構是否清晰，推理是否合理，觀點是否明確。5.必要性審核：判斷呈文所反映的事項是否確有必要行文，是否符合精簡高效的原則。（三）審核流程1.部門負責人審核時，應認真閱讀呈文初稿，對存在的問題提出修改意見，并在呈文上簽署審核意見和姓名、日期。2.分管領導審核時，應對部門負責人的審核意見進行復核，根據需要與起草人員溝通了解情況，對呈文進行全面審查，提出最終審核意見并簽署姓名、日期。3.對于需要聯合審核或專項審核的呈文，由組織審核的部門或人員負責協調相關人員進行審核，并匯總審核意見。五、呈文的審批（一）審批權限1.一般性呈文，經部門負責人審核、分管領導審批后即可印發。2.重要事項的呈文，需經單位主要領導審批。主要領導可根據實際情況，授權其他領導代為審批，但應明確授權范圍和責任。3.涉及多個部門或全局性工作的呈文，應先經相關部門會簽后，再按審批權限進行審批。（二）審批流程1.呈文經審核通過后，承辦部門將呈文連同審核意見一并提交給具有審批權限的領導。2.審批領導應認真閱讀呈文及審核意見，對呈文內容進行全面審查，根據實際情況簽署審批意見，如同意、不同意、修改后再報等，并簽署姓名、日期。3.對于不同意的呈文，審批領導應明確指出原因，承辦部門應根據審批意見進行修改完善后重新履行審核、審批程序。六、呈文的流轉與傳遞（一）流轉方式1.紙質呈文：對于需要紙質存檔或審批的呈文，承辦部門應按照規定格式打印，并加蓋部門印章，通過專人送達、機要交換、文件傳遞等方式進行流轉。2.電子呈文：利用單位內部辦公系統等電子平臺進行呈文的起草、審核、審批和流轉。承辦部門應將呈文的電子文檔上傳至辦公系統，并按照設定的流程進行流轉，相關人員在辦公系統中進行審核、審批操作，并簽署電子意見。（二）傳遞要求1.專人負責：指定專人負責呈文的流轉與傳遞工作，確保呈文能夠及時、準確地送達相關人員手中。2.明確路徑：根據呈文的審批流程和流轉環節，明確呈文的傳遞路徑和時間節點，避免出現延誤或丟失。3.記錄跟蹤：對呈文的流轉過程進行詳細記錄，包括呈文的名稱、文號、流轉時間、經手人等信息，以便跟蹤查詢和追溯。七、呈文的存檔（一）存檔范圍1.已完成審核、審批流程的各類呈文原件及相關附件。2.呈文在流轉過程中產生的修改稿、審核意見、審批意見等相關資料。（二）存檔方式1.紙質存檔：將紙質呈文按照年度、類別進行分類整理，裝入檔案盒或文件夾中，存放在專門的檔案柜內，并建立紙質檔案目錄，便于查找和查閱。2.電子存檔：將電子呈文及其相關資料按照一定的命名規則進行存儲，建立電子檔案庫，并做好備份工作，確保數據安全。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。（三）存檔期限根據國家檔案管理規定和單位實際情況，確定呈文的存檔期限。一般重要呈文存檔期限為[X]年，一般性呈文存檔期限為[X]年。存檔期限屆滿后，按照檔案管理規定進行銷毀或移交。八、呈文的保密管理（一）保密責任1.所有接觸呈文的人員應嚴格遵守單位的保密制度，對呈文中涉及的機密信息、敏感數據等予以保密，不得泄露給無關人員。2.呈文起草、審核、審批、流轉、存檔等各環節的工作人員，應妥善保管呈文，防止丟失、被盜或未經授權的查閱、使用。（二）保密措施1.紙質呈文應存放在安全保密的場所，限制無關人員進入。2.電子呈文應設置相應的訪問權限和密碼保護，確保只有授權人員能夠訪問。3.在呈文流轉過程中，盡量減少紙質文件的傳遞，如需傳遞紙質文件，應采取密封、加密等措施。4.對涉及保密內容的呈文，應在文件上標注保密標識，并按照保密規定進行處理。九、監督與考核（一）監督檢查1.單位辦公室負責對呈文管理制度的執行情況進行定期監督檢查，重點檢查呈文的起草質量、審核審批程序、流轉傳遞及時性、存檔規范性等方面。2.對監督檢查中發現的問題，應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將呈文管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在呈文起草、審核、審批等工作中表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反呈文管理制度，如呈文起草質量不高、審核審批把關不嚴、流轉傳遞延