備案采購(gòu)流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司備案采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及備案采購(gòu)的活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在采購(gòu)流程中的職責(zé)，確保流程順暢運(yùn)行。二、采購(gòu)需求的提出與審批（一）需求部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，提出采購(gòu)需求。2.詳細(xì)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。3.對(duì)采購(gòu)需求的必要性和合理性進(jìn)行說(shuō)明，并提交相關(guān)證明材料（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算等）。（二）審批流程1.采購(gòu)申請(qǐng)表由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)根據(jù)職責(zé)范圍對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性以及與部門(mén)預(yù)算的匹配性。3.對(duì)于金額較小（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的采購(gòu)申請(qǐng)，歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案，即可進(jìn)行采購(gòu)。4.對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購(gòu)項(xiàng)目還需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議批準(zhǔn)。三、采購(gòu)方式的確定（一）采購(gòu)方式分類(lèi)1.招標(biāo)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判：對(duì)于招標(biāo)失敗或因技術(shù)復(fù)雜、時(shí)間緊迫等原因不適合招標(biāo)的項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。3.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較報(bào)價(jià)后確定供應(yīng)商。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。（二）采購(gòu)方式選擇流程1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求和項(xiàng)目特點(diǎn)，提出采購(gòu)方式建議。2.提交采購(gòu)方式選擇申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明選擇該采購(gòu)方式的理由，并附上相關(guān)依據(jù)材料。3.按照審批流程，經(jīng)歸口管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)等審核批準(zhǔn)后，確定最終采購(gòu)方式。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)工作，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面情況。3.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，填寫(xiě)供應(yīng)商考察報(bào)告。（二）供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)，A類(lèi)為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類(lèi)為合格供應(yīng)商，C類(lèi)為需改進(jìn)供應(yīng)商。3.對(duì)于新供應(yīng)商，只有通過(guò)評(píng)估且符合公司準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的，才能納入公司供應(yīng)商名錄。（三）供應(yīng)商考核與淘汰1.采購(gòu)部門(mén)每月對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行考核，填寫(xiě)供應(yīng)商考核表。2.對(duì)于連續(xù)考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等重大問(wèn)題的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)提出淘汰建議。3.經(jīng)審批后，將不合格供應(yīng)商從公司供應(yīng)商名錄中刪除，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)停止與該供應(yīng)商的合作。五、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)方式，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，必須由公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況和服務(wù)質(zhì)量。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)對(duì)供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未履行合同約定，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施；如協(xié)商無(wú)果，可依據(jù)合同條款追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與終止1.在合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議需經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商終止合同，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、采購(gòu)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)合同約定的交貨期前，通知需求部門(mén)和相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門(mén)和驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定驗(yàn)收方案。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)和驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。3.對(duì)于需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檢測(cè)的物品或服務(wù)，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。2.驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其限期整改或退換貨物。供應(yīng)商整改或退換貨物后，需重新進(jìn)行驗(yàn)收。3.如因驗(yàn)收不合格給公司造成損失的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的賠償責(zé)任。七、采購(gòu)付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商的發(fā)票和驗(yàn)收合格報(bào)告后，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表。2.付款申請(qǐng)表應(yīng)注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)物品或服務(wù)名稱(chēng)、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明材料。（二）審批流程1.付款申請(qǐng)表由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性以及付款金額與合同約定的一致性。4.付款申請(qǐng)經(jīng)歸口管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，還需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議批準(zhǔn)。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.付款后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好付款記錄，并定期與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)，確保付款信息的準(zhǔn)確性。八、采購(gòu)檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)方式選擇申請(qǐng)表、供應(yīng)商信息資料、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，按照時(shí)間順序和類(lèi)別對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.定期將整理好的采購(gòu)檔案移交公司檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保管，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.如需借閱采購(gòu)檔案，必須辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違法違規(guī)行為。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)人員的采購(gòu)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量