公司檔案印證管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和有效性，充分發揮檔案在公司運營管理中的印證作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理及檔案印證相關活動中的行為規范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項業務活動及實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：涵蓋公司各類業務活動產生的文件、資料等，確保檔案資料的全面性和系統性。3.規范性原則：檔案的收集、整理、保管、利用等環節應遵循統一的標準和規范，保證檔案管理工作的有序進行。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統籌規劃公司檔案管理工作，指導各部門檔案管理工作。3.集中收集、整理、保管公司各類檔案，建立檔案數據庫，確保檔案的安全與完整。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規定程序處理過期或無用的檔案。5.提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統計。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確專人負責檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.在業務活動中，嚴格按照檔案管理規定形成和使用檔案，確保檔案的真實性和有效性。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關工作，提供必要的協助和支持。（三）員工個人職責1.員工在工作中應妥善保管個人負責的各類文件、資料，按照檔案管理要求及時歸檔。2.嚴格遵守檔案管理規定，不得擅自銷毀、涂改或轉借檔案資料。3.在需要查閱、借閱檔案時，按照規定程序辦理相關手續，并對所查閱、借閱的檔案負責。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政辦公文件，如通知、報告、請示等；公司資質證書、榮譽證書等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續文件、勞動合同、薪酬福利文件、績效考核記錄、培訓記錄、獎懲記錄等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案：銷售合同、采購合同、項目方案、項目進度報告、客戶資料、市場調研資料等。5.其他檔案：不屬于以上分類的其他重要文件和資料，如法律事務文件、對外合作協議等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統一編號。編號規則如下：1.采用“年份+檔案類別代碼+順序號”的形式。2.年份：用四位數字表示，如“2023”。3.檔案類別代碼：行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示，財務檔案用“CW”表示，業務檔案用“YW”表示，其他檔案用“QT”表示。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，2023年形成的第一份行政檔案編號為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集的范圍和標準，定期對本部門產生的文件、資料進行收集和整理。2.對于重要業務活動形成的文件、資料，應在活動結束后及時收集歸檔，確保檔案的時效性。3.員工離職時，應將個人保管的公司檔案資料全部移交至所在部門或檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門和各部門應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固；對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并命名規范。五、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對紙質檔案應分類存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。（二）保管期限1.各類檔案的保管期限根據國家法律法規和公司實際情況確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、年度財務報告等重要文件。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，如勞動合同、重要業務合同等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如一般性行政文件、臨時性業務資料等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞或信息不全等問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成報告，報公司領導審閱，并作為檔案管理工作考核的依據。六、檔案利用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續。2.檔案管理部門應根據審批后的申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案內容，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的，如發現檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。（三）檔案印證1.在公司對外業務活動、辦理證照、參加訴訟等需要檔案作為印證材料時，由相關部門或人員提出申請，經公司領導批準后，檔案管理部門按照規定程序提供檔案復印件，并加蓋檔案專用章。2.提供的檔案復印件應與原件核對無誤，確保其真實性和有效性。同時，檔案管理部門應對檔案印證的情況進行登記，記錄申請部門、申請事項、檔案內容等信息。3.如因特殊情況需要提供檔案原件作為印證材料的，應經公司領導批準，并辦理嚴格的借閱和歸還手續，確保原件的安全和及時歸還。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱和借閱范圍。3.在檔案查閱、借閱場所，應設置必要的保密設施，防止無關人員進入和信息泄露。（二）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對所保管的檔案信息保密，不得泄露給任何無關人員。2.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自傳播檔案內容。如因違反保密規定造成公司損失的，應依法承擔相應的賠償責任。3.公司員工應自覺維護檔案信息的安全和保密，發現檔案信息泄露等情況時，應及時報告公司相關部門。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和公司領導組成，對擬銷毀的檔案進行審核。3.鑒定小組應根據檔案的內容、重要性、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。2.審批通過后，檔案管理部門應指定專人負責檔案銷毀工作，確保銷毀過程的安全和徹底。3.檔案銷毀應采用適當的方式，如粉碎、焚燒等，并對銷毀