公正機(jī)構(gòu)臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公正機(jī)構(gòu)臺賬管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保公正業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公正機(jī)構(gòu)全體員工在各類公正業(yè)務(wù)中涉及的臺賬管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺賬記錄應(yīng)如實(shí)反映公正業(yè)務(wù)的實(shí)際開展情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋公正業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)信息，保證臺賬內(nèi)容全面完整。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地記錄到臺賬中，不得拖延積壓。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行臺賬管理，確保臺賬的一致性和規(guī)范性。二、臺賬分類及內(nèi)容（一）業(yè)務(wù)受理臺賬1.記錄內(nèi)容申請人基本信息，包括姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系方式等。申請事項(xiàng)詳情，如公正事項(xiàng)名稱、涉及金額、相關(guān)背景情況等。受理日期、受理編號。受理人員姓名。2.記錄要求申請人信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保與提交的申請材料一致。申請事項(xiàng)描述清晰，如有特殊要求或說明應(yīng)詳細(xì)記錄。受理編號應(yīng)按照一定規(guī)則統(tǒng)一編制，便于查詢和管理。（二）調(diào)查核實(shí)臺賬1.記錄內(nèi)容針對不同公正事項(xiàng)開展的調(diào)查方式及過程記錄，如實(shí)地走訪、電話核實(shí)、查閱資料等。調(diào)查對象信息，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等。調(diào)查時(shí)間、調(diào)查人員。調(diào)查結(jié)果及相關(guān)證據(jù)材料。2.記錄要求詳細(xì)記錄調(diào)查過程中的每一個(gè)步驟和關(guān)鍵信息，確保調(diào)查工作可追溯。調(diào)查結(jié)果應(yīng)明確清晰，如有疑問或不確定情況應(yīng)如實(shí)記錄。相關(guān)證據(jù)材料應(yīng)妥善整理并注明來源，與調(diào)查記錄一一對應(yīng)。（三）審批臺賬1.記錄內(nèi)容公正業(yè)務(wù)審批流程中各環(huán)節(jié)的審批意見，包括同意、不同意及修改意見等。審批日期、審批人員姓名及職務(wù)。2.記錄要求審批意見應(yīng)明確具體，具有針對性，便于業(yè)務(wù)人員理解和執(zhí)行。審批人員應(yīng)簽署全名及職務(wù)，確保審批責(zé)任可落實(shí)。（四）出證臺賬1.記錄內(nèi)容公正證書編號、證書類型（如公證書、認(rèn)證文書等）。出證日期、出證人員。領(lǐng)取證書情況，包括領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取日期、聯(lián)系方式等。2.記錄要求公正證書編號應(yīng)唯一且連續(xù)，便于證書管理和查詢。詳細(xì)記錄領(lǐng)取證書情況，確保證書發(fā)放安全、可追溯。（五）收費(fèi)臺賬1.記錄內(nèi)容公正業(yè)務(wù)收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際收費(fèi)金額、繳費(fèi)方式（如現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、支票等）。收費(fèi)日期、收費(fèi)人員。2.記錄要求嚴(yán)格按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄，不得擅自增減收費(fèi)項(xiàng)目或調(diào)整收費(fèi)金額。詳細(xì)記錄繳費(fèi)方式及相關(guān)憑證信息，確保收費(fèi)記錄準(zhǔn)確完整。三、臺賬管理職責(zé)（一）臺賬管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各類臺賬的建立、更新和維護(hù)，確保臺賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求記錄臺賬信息，保證臺賬記錄規(guī)范統(tǒng)一。3.定期對臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助其他部門或人員查詢和使用臺賬信息，提供必要的支持和服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)人員在辦理公正業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向臺賬管理人員提供相關(guān)信息，確保臺賬記錄與業(yè)務(wù)實(shí)際情況一致。2.負(fù)責(zé)對本部門涉及的臺賬信息進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給臺賬管理人員進(jìn)行修正。3.配合臺賬管理人員做好臺賬管理的相關(guān)工作，如協(xié)助核對數(shù)據(jù)、提供證明材料等。（三）審批人員職責(zé)1.在公正業(yè)務(wù)審批過程中，認(rèn)真填寫審批意見，確保審批內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，如有需要應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.按照公正業(yè)務(wù)收費(fèi)規(guī)定，準(zhǔn)確收取費(fèi)用，并及時(shí)將收費(fèi)信息傳遞給臺賬管理人員。2.協(xié)助臺賬管理人員核對收費(fèi)臺賬，確保收費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。四、臺賬記錄與更新（一）記錄方式1.采用電子臺賬與紙質(zhì)臺賬相結(jié)合的方式。電子臺賬使用專業(yè)的辦公軟件（如Excel）進(jìn)行記錄，便于數(shù)據(jù)的整理、查詢和分析；紙質(zhì)臺賬作為備份和存檔，以備不時(shí)之需。2.電子臺賬應(yīng)按照不同的臺賬類別分別建立工作表，每個(gè)工作表應(yīng)設(shè)置清晰的表頭，注明記錄日期、業(yè)務(wù)編號、相關(guān)信息等字段。（二）記錄流程1.業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)，受理人員在完成申請受理后，應(yīng)立即將申請人基本信息、申請事項(xiàng)等錄入業(yè)務(wù)受理臺賬，并生成受理編號。2.在調(diào)查核實(shí)過程中，調(diào)查人員應(yīng)實(shí)時(shí)記錄調(diào)查情況，包括調(diào)查方式、調(diào)查對象、調(diào)查結(jié)果等，完成后及時(shí)提交給臺賬管理人員進(jìn)行匯總記錄。3.審批環(huán)節(jié)，審批人員在簽署審批意見后，將審批信息反饋給臺賬管理人員，由其更新審批臺賬。4.出證環(huán)節(jié)，出證人員在證書制作完成并發(fā)放后，將證書編號、出證日期、領(lǐng)取情況等信息錄入出證臺賬。5.收費(fèi)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員在收取費(fèi)用后，及時(shí)將收費(fèi)信息傳遞給臺賬管理人員，由其更新收費(fèi)臺賬。（三）更新頻率1.對于實(shí)時(shí)性要求較高的業(yè)務(wù)信息，如受理編號、出證日期等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后立即更新臺賬。2.其他信息應(yīng)在每個(gè)工作日結(jié)束前進(jìn)行集中更新，確保臺賬數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（四）數(shù)據(jù)核對1.臺賬管理人員應(yīng)定期（每月至少一次）對各類臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部核對，確保不同臺賬之間的數(shù)據(jù)一致性。2.每年至少進(jìn)行一次與業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的數(shù)據(jù)核對，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。五、臺賬查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)員工因工作需要查閱臺賬的，應(yīng)填寫《臺賬查閱申請表》，注明查閱臺賬的類別、時(shí)間段、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因司法調(diào)查、審計(jì)等特殊原因需要查閱臺賬的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的程序經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，由臺賬管理人員陪同查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)制或摘抄臺賬內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請人填寫《臺賬查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)臺賬管理部門。3.臺賬管理部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助申請人查閱臺賬，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱臺賬類別及內(nèi)容等。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露臺賬中涉及的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。2.查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱臺賬內(nèi)容，不得擅自更改、刪除或損壞臺賬數(shù)據(jù)。3.如需復(fù)制或摘抄臺賬內(nèi)容，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保復(fù)制或摘抄的內(nèi)容與原始臺賬一致。六、臺賬存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子臺賬應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤、U盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)臺賬應(yīng)按照年度、臺賬類別進(jìn)行分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。（二）保管期限1.業(yè)務(wù)受理臺賬、調(diào)查核實(shí)臺賬、審批臺賬、出證臺賬等與公正業(yè)務(wù)直接相關(guān)的臺賬，保管期限為自公正業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起[X]年。2.收費(fèi)臺賬保管期限為自收費(fèi)業(yè)務(wù)發(fā)生之日起[X]年。（三）保管要求1.臺賬存儲(chǔ)場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保臺賬數(shù)據(jù)的安全完整。2.定期對存儲(chǔ)的臺賬進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或丟失應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。3.在保管期限屆滿后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、臺賬類別、數(shù)量等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.設(shè)立臺賬管理監(jiān)督小組，定期對臺賬管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，臺賬查閱與使用的規(guī)范性，臺賬存儲(chǔ)與保管的安全性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將臺賬管理工作納入員工績效考核體系，對臺賬管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的臺賬管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括臺賬記錄質(zhì)量、工作效率、配合協(xié)作情況等，根據(jù)