外貿公司進口管理制度一、總則（一）目的為規范公司進口業務流程，加強進口業務管理，提高工作效率，降低經營風險，確保公司進口業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進口業務活動，包括但不限于進口商品的采購、運輸、報關、報檢、倉儲、銷售等環節。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，依法開展進口業務。2.效益性原則：在確保業務合規的前提下，追求經濟效益最大化，降低進口成本。3.風險可控原則：對進口業務全過程進行風險識別、評估和控制，防范各類風險。4.分工協作原則：明確各部門職責，加強部門間溝通協作，形成工作合力。二、組織架構與職責分工（一）組織架構公司設立進口業務部，負責進口業務的具體操作與管理。同時，涉及采購、物流、財務、法務等多個部門協同工作，共同保障進口業務的順利進行。（二）職責分工1.進口業務部負責進口業務的市場調研、供應商開發與管理。制定進口業務計劃，簽訂進口合同。協調安排進口貨物的運輸、報關、報檢等事宜。跟進進口貨物的到貨情況，處理貨物驗收過程中的問題。負責進口業務相關文件、資料的整理與歸檔。2.采購部門根據進口業務需求，協助進口業務部進行供應商篩選與評估。參與進口合同的商務條款談判，確保采購價格合理、條款有利。負責進口貨物國內銷售渠道的開拓與維護。3.物流部門負責安排進口貨物的國際運輸，選擇合適的運輸方式和承運人。辦理貨物運輸保險，確保貨物運輸過程中的安全。協調進口貨物在國內的運輸、倉儲等物流環節，保證貨物及時、準確交付。4.財務部門負責進口業務資金的預算、籌集與安排。審核進口合同的付款條款，確保付款安全與合理。辦理進口付匯手續，進行賬務處理與成本核算。對進口業務進行財務分析與風險監控。5.法務部門審核進口業務相關合同、協議等法律文件，確保其合法合規。為進口業務提供法律咨詢與支持，處理法律糾紛與風險防范。三、進口業務流程（一）業務申請與審批1.進口業務部根據市場需求和公司發展戰略，提出進口業務申請，填寫《進口業務申請表》，詳細說明進口商品名稱、規格、數量、金額、預計到貨時間、用途等信息。2.《進口業務申請表》經部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。分管領導根據公司業務規劃、資金狀況等因素進行審批，審批通過后交至進口業務部開展后續工作。（二）市場調研與供應商選擇1.進口業務部針對擬進口商品進行市場調研，收集相關產品信息、市場價格、供應商情況等資料，分析市場趨勢和潛在風險。2.根據市場調研結果，篩選潛在供應商，對其進行實地考察或背景調查，評估供應商的生產能力、產品質量、信譽狀況、價格水平等因素。3.與選定的供應商進行商務談判，明確商品規格、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款，達成一致后簽訂進口合同。進口合同應明確雙方權利義務，確保合同合法有效、條款清晰準確。（三）合同執行與跟蹤1.進口業務部負責跟蹤進口合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.根據合同約定，安排貨物運輸事宜。選擇合適的運輸方式和承運人，辦理貨物運輸保險，確保貨物在運輸過程中的安全。3.提前準備進口報關、報檢所需的文件資料，如合同、發票、裝箱單、提單、原產地證書等，確保文件齊全、準確無誤。（四）報關與報檢1.在貨物到達口岸前，進口業務部向海關和檢驗檢疫機構辦理報關、報檢手續。報關員按照海關規定填寫報關單，如實申報貨物信息，提交相關單證，配合海關查驗，繳納關稅、增值稅等稅費。2.報檢員根據檢驗檢疫要求，向檢驗檢疫機構報檢，申請檢驗檢疫。檢驗檢疫機構對貨物進行檢驗檢疫，合格后出具檢驗檢疫證書。3.如遇海關或檢驗檢疫機構提出疑問或要求補充資料，進口業務部應及時配合提供相關解釋和資料，確保報關、報檢工作順利進行。（五）貨物驗收與入庫1.貨物到達目的地后，進口業務部通知相關部門進行貨物驗收。驗收人員按照合同要求和相關標準，對貨物的數量、質量、規格等進行檢驗。2.如發現貨物存在數量短缺、質量問題或與合同不符等情況，進口業務部應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。同時，做好相關記錄和證據收集工作，以備后續處理。3.驗收合格的貨物辦理入庫手續，倉庫管理人員按照規定進行貨物存儲和保管，確保貨物安全、完整。（六）付款結算1.財務部門根據進口合同約定的付款方式和時間節點，審核進口業務部提交的付款申請及相關單證。審核無誤后，辦理進口付匯手續，確保付款安全、準確。2.進口業務部負責跟蹤付款情況，及時與供應商確認款項到賬情況。如遇付款問題或糾紛，及時與財務部門和法務部門溝通協調，共同解決問題。（七）文件歸檔與總結1.進口業務完成后，進口業務部負責將進口業務過程中產生的各類文件、資料進行整理、歸檔，包括進口合同、報關單、報檢單、提單、發票、裝箱單、檢驗檢疫證書、付款憑證等，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.進口業務部對本次進口業務進行總結分析，評估業務執行情況、成本效益、風險控制等方面的效果，總結經驗教訓，提出改進建議，為今后的進口業務提供參考。四、風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括國際市場價格波動、供求關系變化、匯率波動等因素，可能導致進口成本增加或利潤減少。2.供應商風險：供應商可能出現違約、產品質量問題、交貨延遲等情況，影響公司進口業務的順利進行。3.運輸風險：貨物在運輸過程中可能遭遇自然災害、運輸事故、海盜襲擊等風險，導致貨物損失或延誤。4.報關報檢風險：報關報檢環節可能出現單證不符、申報不實、檢驗檢疫不合格等問題，導致貨物滯留、罰款等后果。5.法律法規風險：進口業務涉及國內外眾多法律法規，如未能及時了解和遵守相關規定，可能面臨法律糾紛和處罰。（二）風險評估1.進口業務部定期對進口業務風險進行評估，分析各類風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分類分級，確定重點關注的風險領域和風險點。（三）風險控制措施1.市場風險控制加強市場調研與分析，及時掌握國際市場動態和價格走勢，合理安排進口計劃和采購時機。采用套期保值等金融工具，規避匯率波動風險。2.供應商風險控制嚴格供應商篩選與評估程序，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商建立長期合作關系。在進口合同中明確供應商違約責任，加強對供應商的監督與管理，定期對供應商進行考核評價。3.運輸風險控制選擇可靠的運輸方式和承運人，簽訂詳細的運輸合同，明確雙方權利義務。辦理足額的貨物運輸保險，降低運輸過程中的風險損失。4.報關報檢風險控制加強報關報檢人員培訓，提高業務水平和責任意識，確保單證準確無誤。提前與海關、檢驗檢疫機構溝通協調，了解最新政策法規和工作要求，避免因政策調整或操作失誤導致風險。5.法律法規風險控制定期組織員工學習國內外相關法律法規，提高法律意識和合規經營能力。法務部門參與進口業務全過程，對重要合同、文件進行法律審核，確保業務活動合法合規。五、監督與考核（一）監督機制1.公司內部設立監督小組，定期對進口業務進行檢查和監督，重點檢查業務流程執行情況、風險控制措施落實情況、文件資料歸檔情況等。2.監督小組可通過查閱文件、實地走訪、數據統計分析等方式進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核制度1.建立進口業務考核指標體系，對進口業務部及相關部門和人員的工作業績進行考核評價。考核指標包括進口業務量、進口成本控制、業務利潤、風險控制效果、客戶滿意度等方面。2.根據考核結果，對表現優秀的