印章資料歸檔管理制度總則目的為加強公司印章資料的管理，確保印章使用的規范性、安全性，以及資料歸檔的完整性、準確性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司印章使用及相關資料產生、流轉、歸檔等過程中的管理。基本原則1.合法性原則：印章使用和資料歸檔應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用；資料歸檔妥善，防止資料丟失、損壞或泄露。3.規范性原則：明確印章使用流程和資料歸檔標準，做到有章可循、規范操作。4.責任性原則：明確各環節責任人，對印章使用和資料歸檔的結果負責。印章管理印章種類及用途1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協議、授權委托書等重要事項的簽署。2.法定代表人章：主要用于特定的財務票據、銀行結算等與法定代表人職責相關的業務。3.合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。4.部門章：由各部門根據工作需要申請刻制，用于部門內部文件、通知等，不得對外使用。印章的刻制與啟用1.刻制申請：因工作需要刻制印章的部門，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，交行政部統一辦理刻制手續。2.刻制流程：行政部根據批準的申請，選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，行政部應檢查印章的質量、規格是否符合要求，并在《印章刻制申請表》上簽字確認。3.啟用登記：新印章啟用前，行政部應進行登記，填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、發放部門、保管人等信息。同時，將印章印模留存備案。印章的保管1.保管責任：公司公章、法定代表人章由行政部指定專人保管；合同專用章由法務部指定專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。保管人應妥善保管印章，確保印章安全。2.保管要求：印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置密碼或鑰匙專人保管。未經批準，不得將印章帶出公司或交他人使用。3.印章交接：印章保管人因工作變動等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章交接的時間、名稱、數量、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認。交接過程中，應由監交人在場監督。印章的使用1.使用申請：使用公司印章，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數等信息。經相關負責人審核、批準后，方可使用印章。涉及公司重大事項、合同協議等用印，需經公司法定代表人或其授權代表批準。一般性文件、通知等用印，由部門負責人審核，分管領導批準。2.審批流程：申請人將《印章使用申請表》依次提交至相關審核人、批準人處簽字審批。審批通過后，將申請表交印章保管人用印。3.用印要求：印章保管人在用印前，應認真核對用印文件的內容、格式等是否符合要求。用印時，應確保印章清晰、端正，騎年蓋月。用印完成后，應在《印章使用申請表》上記錄用印時間、蓋章位置等信息，并簽字確認。4.特殊情況處理：如遇緊急情況無法事先填寫申請表的，使用人應電話請示相關負責人同意后用印，并在事后及時補辦申請手續。印章的停用與銷毀1.停用申請：因公司機構調整、印章損壞等原因需要停用印章時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、印章名稱等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，交行政部辦理停用手續。2.停用登記：行政部對停用的印章進行登記，填寫《印章停用登記表》，注明印章名稱、停用日期、保管人等信息。3.銷毀處理：對于停用的印章，由行政部統一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，經公司法定代表人或其授權代表批準后，在監銷人的監督下進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監銷人簽字確認。資料歸檔管理歸檔范圍1.文件資料：包括公司各類正式文件、通知、報告、會議紀要等。2.合同協議：公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。3.財務資料：財務報表、會計憑證、審計報告等。4.人事資料：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。5.業務資料：市場調研資料、項目文檔、銷售記錄等。6.其他資料：與公司經營管理相關的其他有保存價值的資料。歸檔要求1.資料收集：各部門應指定專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整。收集的資料應真實、準確、有效。2.資料整理：收集到的資料應進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、裝訂、編目等處理。整理過程中，應剔除重復、無效的資料。3.資料質量：歸檔資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。4.歸檔時間：各類資料應在形成或辦結后的規定時間內歸檔。一般文件資料應在次年一季度前歸檔；合同協議等重要資料應在合同履行完畢或終止后的一個月內歸檔。歸檔流程1.部門初審：各部門收集整理好資料后，由部門負責人對資料的完整性、準確性進行初審。初審合格后，將資料移交至行政部檔案室。2.檔案室審核：行政部檔案室對接收的資料進行審核，檢查資料是否符合歸檔要求。對于不符合要求的資料，退回部門重新整理。3.歸檔入庫：審核通過的資料，行政部檔案室按照檔案分類標準進行編號、上架，存入檔案庫。同時，建立檔案目錄索引，方便查詢利用。檔案的保管與維護1.保管環境：檔案庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度適宜。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.保管期限：根據國家法律法規和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。3.定期檢查：行政部檔案室應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否完好無損、存放是否整齊有序等。發現問題及時處理，并做好記錄。4.維護修復：對于破損、褪色、霉變等檔案，應及時進行修復或復制。修復過程應遵循檔案保護的原則，確保檔案內容不受損害。檔案的查閱與借閱1.查閱申請：因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的、檔案名稱、查閱內容等信息。經部門負責人審核、檔案管理部門批準后，方可查閱。2.查閱要求：查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.借閱申請：如需借閱檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息。經部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續后，方可借閱。4.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。5.歸還要求：借閱人應按時歸還檔案。歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。檔案的保密與安全1.保密制度：檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內容予以保密。未經批準，不得向任何單位或個人泄露檔案信息。2.安全措施：加強檔案庫的安全管理，設置門禁系統、監控設備等，確保檔案庫的安全。檔案管理人員應定期對安全設施設備進行檢查維護，確保其正常運行。監督與考核監督檢查1.行政部定期對公司印章使用和資料歸檔情況進行監督檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用是否規范、資料歸檔是否及時完整等。2.對于檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。考核評價1.將印章資料歸檔管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對工作表現優秀的部門和個人給