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文檔簡介
商貿公司發貨管理制度總則一、目的為規范商貿公司的發貨流程,確保貨物及時、準確、安全地送達客戶手中,提高客戶滿意度,特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿公司所有貨物的發貨管理,包括采購貨物的發出以及銷售貨物的交付等環節。三、職責分工1.銷售部門(1)負責銷售訂單的接收、審核與傳遞,確保訂單信息的準確性和完整性。(2)根據銷售合同和訂單要求,及時安排發貨事宜,并與物流部門協調溝通。(3)跟蹤貨物的運輸狀態,及時向客戶反饋發貨信息和預計到達時間。2.物流部門(1)負責貨物的倉儲管理、裝卸搬運以及運輸安排等工作。(2)根據銷售部門的發貨指令,合理安排運輸車輛和運輸路線,確保貨物按時、安全地發出。(3)及時向銷售部門反饋運輸過程中的異常情況,如貨物損壞、延誤等,并協助處理相關事宜。3.財務部門(1)負責審核發貨單的準確性和合法性,確保發貨金額與銷售合同一致。(2)根據發貨單進行賬務處理,及時記錄發貨信息和應收賬款。(3)配合銷售部門和物流部門進行貨款的催收和結算工作。4.質檢部門(1)對即將發出的貨物進行質量檢驗,確保貨物符合質量標準和客戶要求。(2)如發現貨物存在質量問題,及時通知相關部門進行處理,嚴禁不合格貨物發出。四、發貨流程1.銷售訂單處理(1)銷售部門收到客戶的銷售訂單后,應及時進行審核,核對訂單信息是否準確、完整,包括客戶名稱、聯系方式、貨物名稱、規格、數量、交貨日期等。(2)如訂單信息存在疑問或錯誤,應及時與客戶溝通確認,待問題解決后再進行后續發貨流程。(3)審核通過的銷售訂單,由銷售部門將訂單信息傳遞給物流部門,同時抄送財務部門。2.備貨與包裝(1)物流部門根據銷售訂單信息,安排倉庫人員進行貨物的備貨和包裝工作。(2)備貨時應確保貨物的品種、規格、數量與訂單一致,嚴禁混裝和錯發。(3)包裝應符合貨物的運輸要求和客戶的包裝要求,保證貨物在運輸過程中不受損壞。(4)包裝完成后,應在貨物外包裝上粘貼發貨標簽,注明客戶名稱、貨物名稱、規格、數量、發貨日期等信息。3.發貨通知(1)物流部門在貨物備齊并包裝完成后,應及時通知銷售部門,由銷售部門將發貨信息通知客戶。(2)發貨通知應包括發貨日期、預計到達時間、運輸方式、運輸單號等信息,以便客戶及時跟蹤貨物運輸情況。(3)銷售部門應將發貨通知以書面形式或電子郵件的方式發送給客戶,并留存通知記錄。4.貨物出庫(1)物流部門根據發貨通知,安排車輛和司機進行貨物的出庫運輸工作。(2)出庫時應進行貨物的清點和核對,確保貨物的品種、規格、數量與發貨單一致。(3)貨物出庫后,應及時更新庫存臺賬,記錄貨物的出庫信息。5.運輸與跟蹤(1)物流部門應選擇合適的運輸方式和運輸公司,確保貨物按時、安全地送達客戶手中。(2)運輸過程中,物流部門應及時跟蹤貨物的運輸狀態,如車輛位置、運輸進度等,并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門。(3)如發現貨物運輸過程中出現異常情況,如車輛故障、交通事故等,應及時采取措施進行處理,并通知銷售部門和客戶。6.收貨確認(1)客戶收到貨物后,應及時進行收貨確認。(2)收貨確認可以通過書面簽收、電子郵件確認或電話確認等方式進行。(3)如客戶發現貨物存在質量問題或數量不符等情況,應及時通知銷售部門,由銷售部門協調物流部門進行處理。7.貨款結算(1)銷售部門應根據銷售合同的約定,及時與客戶進行貨款結算。(2)財務部門應根據發貨單和銷售合同,核對貨款金額的準確性,并及時開具發票。(3)貨款結算方式可以采用現金、銀行轉賬、支票等方式,具體結算方式由銷售合同約定。發貨計劃與調度管理一、發貨計劃制定1.銷售部門應根據客戶訂單需求和公司生產計劃,制定每月、每周的發貨計劃。2.發貨計劃應包括發貨日期、發貨數量、發貨客戶、運輸方式等信息,并經銷售部門負責人審核批準。3.物流部門應根據發貨計劃,提前安排車輛、司機和倉儲等資源,確保發貨工作的順利進行。二、發貨調度管理1.物流部門應根據發貨計劃和實際運輸情況,合理安排車輛調度和運輸路線,以提高運輸效率和降低運輸成本。2.對于緊急發貨需求,應優先安排車輛和司機進行運輸,確保貨物及時送達客戶手中。3.在車輛調度過程中,應注意車輛的裝載量和貨物的重量分布,以確保運輸安全。4.物流部門應及時跟蹤車輛的運輸狀態,如車輛位置、運輸進度等,并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門和客戶。發貨質量控制管理一、發貨前質量檢驗1.質檢部門應在貨物發貨前對貨物進行質量檢驗,確保貨物符合質量標準和客戶要求。2.質量檢驗應包括貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面的檢驗,對于有特殊質量要求的貨物,還應進行專項檢驗。3.如發現貨物存在質量問題,質檢部門應及時通知相關部門進行處理,嚴禁不合格貨物發出。4.對于經檢驗合格的貨物,質檢部門應出具質量檢驗報告,并在發貨單上注明檢驗合格字樣。二、運輸過程質量監控1.物流部門應在貨物運輸過程中對貨物進行質量監控,確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.運輸過程質量監控應包括對車輛的檢查、貨物的固定、運輸環境的監控等方面。3.如發現貨物在運輸過程中出現質量問題,物流部門應及時采取措施進行處理,并通知銷售部門和客戶。三、收貨質量確認1.客戶在收到貨物后,應及時對貨物進行質量確認。2.收貨質量確認可以通過對貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面進行檢查,或者進行抽樣檢驗等方式進行。3.如客戶發現貨物存在質量問題,應及時通知銷售部門,由銷售部門協調物流部門和質檢部門進行處理。發貨單據管理一、發貨單的填制1.發貨單是貨物發出的重要憑證,應由物流部門根據銷售訂單和貨物出庫信息進行填制。2.發貨單應包括客戶名稱、貨物名稱、規格、數量、發貨日期、運輸方式、運輸單號等信息,填寫應準確、清晰、完整。3.發貨單應由物流部門負責人審核簽字,并加蓋公司發貨專用章后方可生效。二、發貨單的傳遞與存檔1.發貨單應及時傳遞給銷售部門、財務部門等相關部門,以便進行后續的賬務處理和貨款結算等工作。2.發貨單的存檔應按照公司檔案管理規定進行,保存期限為[具體年限]年。異常情況處理管理一、發貨延誤處理1.如因不可抗力因素(如自然災害、交通事故等)導致貨物發貨延誤,物流部門應及時通知銷售部門和客戶,并說明延誤原因和預計恢復發貨時間。2.銷售部門應及時與客戶溝通,解釋延誤原因,并爭取客戶的理解和支持。3.物流部門應積極采取措施,加快貨物運輸速度,盡量縮短延誤時間。二、貨物損壞處理1.如在運輸過程中發現貨物損壞,物流部門應及時通知銷售部門和客戶,并拍照留存證據。2.銷售部門應及時與客戶溝通,了解客戶的意見和要求,并協調物流部門進行貨物的維修或更換等處理工作。3.物流部門應協助銷售部門處理貨物損壞事宜,如與運輸公司協商賠償等。三、貨物丟失處理1.如在運輸過程中發現貨物丟失,物流部門應及時通知銷售部門和客戶,并向運輸公司索賠。2.銷售部門應及時與客戶溝通,說明貨物丟失情況,
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