商貿公司發貨管理制度總則一、目的為規范商貿公司的發貨流程，確保貨物及時、準確、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿公司所有貨物的發貨管理，包括采購貨物的發出以及銷售貨物的交付等環節。三、職責分工1.銷售部門（1）負責銷售訂單的接收、審核與傳遞，確保訂單信息的準確性和完整性。（2）根據銷售合同和訂單要求，及時安排發貨事宜，并與物流部門協調溝通。（3）跟蹤貨物的運輸狀態，及時向客戶反饋發貨信息和預計到達時間。2.物流部門（1）負責貨物的倉儲管理、裝卸搬運以及運輸安排等工作。（2）根據銷售部門的發貨指令，合理安排運輸車輛和運輸路線，確保貨物按時、安全地發出。（3）及時向銷售部門反饋運輸過程中的異常情況，如貨物損壞、延誤等，并協助處理相關事宜。3.財務部門（1）負責審核發貨單的準確性和合法性，確保發貨金額與銷售合同一致。（2）根據發貨單進行賬務處理，及時記錄發貨信息和應收賬款。（3）配合銷售部門和物流部門進行貨款的催收和結算工作。4.質檢部門（1）對即將發出的貨物進行質量檢驗，確保貨物符合質量標準和客戶要求。（2）如發現貨物存在質量問題，及時通知相關部門進行處理，嚴禁不合格貨物發出。四、發貨流程1.銷售訂單處理（1）銷售部門收到客戶的銷售訂單后，應及時進行審核，核對訂單信息是否準確、完整，包括客戶名稱、聯系方式、貨物名稱、規格、數量、交貨日期等。（2）如訂單信息存在疑問或錯誤，應及時與客戶溝通確認，待問題解決后再進行后續發貨流程。（3）審核通過的銷售訂單，由銷售部門將訂單信息傳遞給物流部門，同時抄送財務部門。2.備貨與包裝（1）物流部門根據銷售訂單信息，安排倉庫人員進行貨物的備貨和包裝工作。（2）備貨時應確保貨物的品種、規格、數量與訂單一致，嚴禁混裝和錯發。（3）包裝應符合貨物的運輸要求和客戶的包裝要求，保證貨物在運輸過程中不受損壞。（4）包裝完成后，應在貨物外包裝上粘貼發貨標簽，注明客戶名稱、貨物名稱、規格、數量、發貨日期等信息。3.發貨通知（1）物流部門在貨物備齊并包裝完成后，應及時通知銷售部門，由銷售部門將發貨信息通知客戶。（2）發貨通知應包括發貨日期、預計到達時間、運輸方式、運輸單號等信息，以便客戶及時跟蹤貨物運輸情況。（3）銷售部門應將發貨通知以書面形式或電子郵件的方式發送給客戶，并留存通知記錄。4.貨物出庫（1）物流部門根據發貨通知，安排車輛和司機進行貨物的出庫運輸工作。（2）出庫時應進行貨物的清點和核對，確保貨物的品種、規格、數量與發貨單一致。（3）貨物出庫后，應及時更新庫存臺賬，記錄貨物的出庫信息。5.運輸與跟蹤（1）物流部門應選擇合適的運輸方式和運輸公司，確保貨物按時、安全地送達客戶手中。（2）運輸過程中，物流部門應及時跟蹤貨物的運輸狀態，如車輛位置、運輸進度等，并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門。（3）如發現貨物運輸過程中出現異常情況，如車輛故障、交通事故等，應及時采取措施進行處理，并通知銷售部門和客戶。6.收貨確認（1）客戶收到貨物后，應及時進行收貨確認。（2）收貨確認可以通過書面簽收、電子郵件確認或電話確認等方式進行。（3）如客戶發現貨物存在質量問題或數量不符等情況，應及時通知銷售部門，由銷售部門協調物流部門進行處理。7.貨款結算（1）銷售部門應根據銷售合同的約定，及時與客戶進行貨款結算。（2）財務部門應根據發貨單和銷售合同，核對貨款金額的準確性，并及時開具發票。（3）貨款結算方式可以采用現金、銀行轉賬、支票等方式，具體結算方式由銷售合同約定。發貨計劃與調度管理一、發貨計劃制定1.銷售部門應根據客戶訂單需求和公司生產計劃，制定每月、每周的發貨計劃。2.發貨計劃應包括發貨日期、發貨數量、發貨客戶、運輸方式等信息，并經銷售部門負責人審核批準。3.物流部門應根據發貨計劃，提前安排車輛、司機和倉儲等資源，確保發貨工作的順利進行。二、發貨調度管理1.物流部門應根據發貨計劃和實際運輸情況，合理安排車輛調度和運輸路線，以提高運輸效率和降低運輸成本。2.對于緊急發貨需求，應優先安排車輛和司機進行運輸，確保貨物及時送達客戶手中。3.在車輛調度過程中，應注意車輛的裝載量和貨物的重量分布，以確保運輸安全。4.物流部門應及時跟蹤車輛的運輸狀態，如車輛位置、運輸進度等，并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門和客戶。發貨質量控制管理一、發貨前質量檢驗1.質檢部門應在貨物發貨前對貨物進行質量檢驗，確保貨物符合質量標準和客戶要求。2.質量檢驗應包括貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面的檢驗，對于有特殊質量要求的貨物，還應進行專項檢驗。3.如發現貨物存在質量問題，質檢部門應及時通知相關部門進行處理，嚴禁不合格貨物發出。4.對于經檢驗合格的貨物，質檢部門應出具質量檢驗報告，并在發貨單上注明檢驗合格字樣。二、運輸過程質量監控1.物流部門應在貨物運輸過程中對貨物進行質量監控，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.運輸過程質量監控應包括對車輛的檢查、貨物的固定、運輸環境的監控等方面。3.如發現貨物在運輸過程中出現質量問題，物流部門應及時采取措施進行處理，并通知銷售部門和客戶。三、收貨質量確認1.客戶在收到貨物后，應及時對貨物進行質量確認。2.收貨質量確認可以通過對貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面進行檢查，或者進行抽樣檢驗等方式進行。3.如客戶發現貨物存在質量問題，應及時通知銷售部門，由銷售部門協調物流部門和質檢部門進行處理。發貨單據管理一、發貨單的填制1.發貨單是貨物發出的重要憑證，應由物流部門根據銷售訂單和貨物出庫信息進行填制。2.發貨單應包括客戶名稱、貨物名稱、規格、數量、發貨日期、運輸方式、運輸單號等信息，填寫應準確、清晰、完整。3.發貨單應由物流部門負責人審核簽字，并加蓋公司發貨專用章后方可生效。二、發貨單的傳遞與存檔1.發貨單應及時傳遞給銷售部門、財務部門等相關部門，以便進行后續的賬務處理和貨款結算等工作。2.發貨單的存檔應按照公司檔案管理規定進行，保存期限為[具體年限]年。異常情況處理管理一、發貨延誤處理1.如因不可抗力因素（如自然災害、交通事故等）導致貨物發貨延誤，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并說明延誤原因和預計恢復發貨時間。2.銷售部門應及時與客戶溝通，解釋延誤原因，并爭取客戶的理解和支持。3.物流部門應積極采取措施，加快貨物運輸速度，盡量縮短延誤時間。二、貨物損壞處理1.如在運輸過程中發現貨物損壞，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并拍照留存證據。2.銷售部門應及時與客戶溝通，了解客戶的意見和要求，并協調物流部門進行貨物的維修或更換等處理工作。3.物流部門應協助銷售部門處理貨物損壞事宜，如與運輸公司協商賠償等。三、貨物丟失處理1.如在運輸過程中發現貨物丟失，物流部門應及時通知銷售部門和客戶，并向運輸公司索賠。2.銷售部門應及時與客戶溝通，說明貨物丟失情況，