工會會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強工會會計檔案管理，保證會計檔案的安全與完整，充分發揮會計檔案在工會經濟活動中的作用，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會及所屬各基層工會的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指工會在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映工會經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理應遵循統一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內容（一）會計憑證類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（二）會計賬簿類總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（三）財務報告類月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（四）其他類銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他應當保存的會計核算專業資料。三、會計檔案的整理（一）會計憑證的整理1.每月結賬后，應及時將本月的記賬憑證按順序號排列，檢查附件是否齊全，編號是否連續，有無缺號、重號現象。2.對記賬憑證所附原始憑證進行整理，將同類經濟業務的原始憑證粘貼在同一張粘貼單上，并在粘貼單上注明憑證日期、編號、摘要、金額等內容。3.整理好的會計憑證應折疊整齊，左上角對齊，用夾子或線繩裝訂成冊，并在封面上注明工會名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等內容，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般應將舊賬集中統一整理。2.對于活頁賬簿，應抽出空白頁，并撤掉賬夾，用牛皮紙統一裝訂成冊，與訂本賬一并立卷歸檔。3.在賬簿封面應注明工會名稱、賬簿名稱、年度、冊數、編號等內容，并在賬簿扉頁上附“賬簿啟用表”和“賬戶目錄”，注明賬簿啟用日期、經管人員姓名、交接日期等信息。（三）財務報告的整理1.月度、季度財務報告應按月度、季度順序分別裝訂成冊，并在封面上注明工會名稱、報告所屬年度、月份、季度、報告種類等內容。2.年度財務報告應單獨裝訂成冊，并在封面上注明工會名稱、年度、報告種類等內容。同時，應將年度財務報告的文字說明、會計報表附注等相關資料一并整理歸檔。3.財務報告裝訂后，應在封面上加蓋單位公章，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會計資料的整理1.銀行存款余額調節表、銀行對賬單應按月份或季度順序整理成冊，并在封面上注明工會名稱、年度、月份、季度等內容。2.納稅申報表應按稅種、申報時間順序整理成冊，并在封面上注明工會名稱、年度、稅種、申報時間等內容。3.會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊應按年度分別整理成冊，并在封面上注明工會名稱、年度等內容。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體保管期限參照《會計檔案保管期限表》執行。（二）保管地點1.工會應設立專門的會計檔案保管庫（柜），配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全存放。2.會計檔案保管庫（柜）應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準，防止會計檔案受潮、發霉、蟲蛀、鼠咬等。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，按照會計檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。2.對電子會計檔案，應存儲在磁性介質上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應異地存放，確保數據的安全性和完整性。3.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格執行會計檔案查閱、借閱登記制度，防止會計檔案丟失、損壞和泄密。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本工會內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內容、查閱目的等信息，經本工會財務負責人批準后，方可查閱。2.外單位人員查閱會計檔案，應持有單位介紹信，注明查閱內容、查閱目的等信息，經本工會財務負責人批準后，方可查閱。查閱時，應有本工會會計檔案管理人員在場陪同。（二）借閱程序1.本工會內部人員借閱會計檔案，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內容、借閱期限等信息，經本工會財務負責人批準后，方可借閱。2.外單位人員借閱會計檔案，應持有單位介紹信，注明借閱內容、借閱期限等信息，經本工會財務負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續。3.借閱會計檔案時，應登記借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內容、歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。4.借閱人應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封和抽換。5.借閱人歸還會計檔案時，應認真核對檔案內容和數量，確認無誤后，在借閱登記冊上簽字注銷。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規定外，可以按照以下程序銷毀：（1）由工會財務部門提出銷毀意見，會同工會檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（2）工會負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）銷毀會計檔案時，應當由工會財務部門和檔案管理部門共同派員監銷。（4）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告工會負責人。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的工會會計檔案，無論其保管期限是否已滿，不得銷毀，必須妥善保管，待項目辦理竣工決算后，按規定的交接手續交給項目接受單位。（二）銷毀程序1.工會財務部門會同檔案管理部門對保管期滿的會計檔案進行清理，編制會計檔案銷毀清冊。2.會計檔案銷毀清冊應經工會負責人審核批準，并由工會財務部門、檔案管理部門和監銷人員共同簽字確認。3.銷毀會計檔案時，應由工會財務部門、檔案管理部門共同派員監銷。監銷人員應認真核對會計檔案銷毀清冊所列內容，確保銷毀的會計檔案準確無誤。4.銷毀會計檔案后，監銷人員應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告工會負責人。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.工會應加強會計電算化系統的管理，確保電子會計檔案的真實、完整、準確。2.電子會計檔案應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.電子會計檔案的收集應與紙質會計檔案同步進行，確保電子會計檔案與紙質會計檔案內容一致。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，并按照會計檔案的類別、年度、保管期限等順序進行分類存儲。2.電子會計檔案的存儲環境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準，防止電子會計檔案受潮、發霉、蟲蛀、鼠咬等。3.電子會計檔案應定期進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.查閱電子會計檔案時，應使用專門的電子檔案管理軟件，并按照規定的權限進行操作。2.電子會計檔案的查閱應進行登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等信息。3.電子會計檔案的利用應遵循保密原則，不得擅自復制、傳播或泄露電子會計檔案的內容。八、監督與檢查（一）監督檢查部門工會應定期對會計檔案管理工作進行監督檢查，監督檢查部門為工會財務部門和檔案管理部門。（二）監督檢查內容1.會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環節是否符合本制度的規定。2.會計檔案的安全防護措施是否到位，是否存在毀損、散失和泄密等情況。3.電子會計檔案的管理是否符合