公司訂房訂餐管理制度一、總則1.目的為了規范公司訂房訂餐管理，確保公司業務活動的順利開展，保障員工的正常工作需求，合理控制費用支出，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要進行的訂房訂餐活動，包括但不限于商務宴請、會議接待、出差住宿、加班用餐等。3.基本原則合規性原則：訂房訂餐活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。必要性原則：嚴格控制訂房訂餐的范圍和標準，確保其與工作實際需求相符。經濟性原則：在滿足工作要求的前提下，盡量選擇性價比高的服務，降低費用支出。審批流程規范原則：所有訂房訂餐申請必須按照規定的審批流程進行，未經審批不得擅自進行。二、訂房管理1.預訂流程需求提出：員工因工作需要預訂房間時，應提前填寫《訂房申請表》，詳細注明預訂日期、退房日期、房間類型、入住人數等信息。部門負責人審批：申請表提交至所在部門負責人處，部門負責人根據工作實際情況進行審核，判斷是否確因工作需要預訂房間，并簽署審批意見。行政部門審核與預訂：經部門負責人審批通過后，申請表流轉至行政部門。行政部門對申請信息進行再次審核，確認無誤后，根據員工需求聯系合作酒店進行預訂。預訂成功后，行政部門應及時將預訂信息反饋給申請員工，并告知其注意事項。2.房間標準與費用控制房間標準：根據公司業務性質和實際需求，設定不同級別的房間標準。一般情況下，普通員工出差可預訂經濟實惠型房間；部門經理及以上級別員工或因商務活動需要，可根據實際情況預訂相應檔次的商務房或套房。具體標準如下：經濟實惠型房間：價格控制在[X]元/晚以內，房間設施應滿足基本住宿需求，包括床、桌椅、獨立衛生間等。商務房：價格控制在[X]元/晚以內，房間應配備較好的床上用品、辦公桌椅、電視、網絡等設施，提供一定的商務服務。套房：價格控制在[X]元/晚以內，適用于重要商務接待或團隊住宿等情況，房間通常包括臥室、客廳、衛生間等多個功能區域，設施較為豪華。費用控制：行政部門在預訂房間時，應嚴格按照設定的房間標準進行操作，確保費用不超出預算。如因特殊情況需要預訂超出標準的房間，必須提前獲得上級領導的特別批準。同時，行政部門應定期對訂房費用進行統計分析，如有異常情況及時向上級匯報并采取措施進行調整。3.入住與退房手續入住手續：員工到達酒店后，應按照酒店規定辦理入住手續。如有需要，可向行政部門尋求協助。入住時，員工應仔細核對房間設施設備是否齊全、完好，如有問題應及時與酒店工作人員溝通解決。退房手續：員工退房時，應按照酒店要求辦理退房手續，結清相關費用。退房前，員工應確保房間內物品無損壞、無遺漏，如有物品損壞應照價賠償。同時，員工應將酒店提供的發票等憑證妥善保存，以便回公司后進行報銷。4.費用報銷報銷憑證：員工訂房費用報銷時，應提供酒店開具的正規發票，發票內容應與實際訂房情況相符，包括酒店名稱、入住日期、退房日期、房間類型、房價等信息。同時，還應附上經審批通過的《訂房申請表》作為報銷附件。報銷流程：員工按照公司財務報銷制度的要求，填寫費用報銷單，將發票和《訂房申請表》一并提交至所在部門。部門負責人對報銷內容進行審核，確認無誤后簽署意見。然后，報銷單流轉至財務部門，財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核通過后予以報銷。三、訂餐管理1.預訂流程需求提出：員工因工作需要預訂餐食時，應提前填寫《訂餐申請表》，注明訂餐日期、用餐人數、用餐地點、用餐標準、訂餐原因等信息。部門負責人審批：申請表提交至所在部門負責人處，部門負責人根據工作實際情況進行審核，判斷訂餐是否必要，并簽署審批意見。行政部門審核與預訂：經部門負責人審批通過后，申請表流轉至行政部門。行政部門對申請信息進行審核，根據員工需求聯系合作餐廳進行預訂。預訂成功后，行政部門應及時將預訂信息反饋給申請員工，并告知其注意事項。2.用餐標準與費用控制用餐標準：根據公司業務性質和實際情況，設定不同的用餐標準。具體標準如下：普通工作餐：每人每餐標準控制在[X]元以內，菜品應滿足基本營養需求，包括一葷兩素一湯等。商務宴請：根據宴請對象和活動性質確定用餐標準，一般每人每餐標準控制在[X]元至[X]元之間。商務宴請菜品應注重品質和檔次，合理搭配葷素菜品，提供適量的酒水飲料。會議用餐：根據會議規模和時長確定用餐標準，一般每人每餐標準控制在[X]元左右。會議用餐應保證菜品質量和供應及時性，可根據實際情況提供自助餐或桌餐等形式。費用控制：行政部門在預訂餐食時，應嚴格按照設定的用餐標準進行操作，確保費用不超出預算。如因特殊情況需要超出用餐標準，必須提前獲得上級領導的特別批準。同時，行政部門應定期對訂餐費用進行統計分析，如有異常情況及時向上級匯報并采取措施進行調整。3.用餐管理現場管理：對于商務宴請、會議用餐等集體用餐活動，行政部門應安排專人負責現場管理。在用餐過程中，管理人員應協調餐廳服務，確保用餐秩序良好，菜品質量符合要求，服務及時周到。同時，應提醒員工注意文明用餐，避免浪費。特殊需求處理：如員工有特殊飲食需求（如素食、回民餐等），應在訂餐時提前告知行政部門。行政部門應積極與餐廳溝通協調，盡量滿足員工的特殊需求。4.費用報銷報銷憑證：員工訂餐費用報銷時，應提供餐廳開具的正規發票，發票內容應與實際訂餐情況相符，包括餐廳名稱、用餐日期、用餐人數、用餐金額等信息。同時，還應附上經審批通過的《訂餐申請表》作為報銷附件。報銷流程：員工按照公司財務報銷制度的要求，填寫費用報銷單，將發票和《訂餐申請表》一并提交至所在部門。部門負責人對報銷內容進行審核，確認無誤后簽署意見。然后，報銷單流轉至財務部門，財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核通過后予以報銷。四、審批管理1.審批權限普通訂房訂餐：單次訂房訂餐費用在[X]元以下的，由部門負責人審批。較大金額訂房訂餐：單次訂房訂餐費用在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，報分管領導審批。重大訂房訂餐：單次訂房訂餐費用在[X]元以上的，由部門負責人、分管領導審核后，報總經理審批。2.審批流程優化為提高審批效率，對于經常發生的訂房訂餐業務，可根據實際情況簡化審批流程。例如，與固定合作酒店或餐廳簽訂長期合作協議的，在一定額度范圍內的訂房訂餐申請，可由行政部門直接審核辦理，但需定期向相關領導匯報費用支出情況。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對訂房訂餐管理情況進行審計檢查，重點審查訂房訂餐的必要性、審批流程的合規性、費用支出的合理性等方面。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監督檢查行政部門負責對訂房訂餐活動進行日常監督檢查，包括預訂信息的準確性、實際執行情況與申請的一致性、費用報銷的合規性等。發現問題及時糾正，并向相關部門和領導匯報。3.違規處理對于違反本管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處理：輕微違規：如未按規定填寫申請表、提供虛假信息等，給予警告處分，并責令其改正。一般違規：如未經審批擅自訂房訂餐、超出標準訂房訂餐等，除責令其自行承擔超出部分費用外，給予通報批評處分。嚴重違規：如因個人原因故意浪費訂房訂餐資源、利用訂房訂餐謀取私利等，除追回違規費用外，給予相應的經濟處罰，并視情節給予降職、撤職等行政處分；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。六、附則