辦公用房維修管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用房的維修管理，確保辦公用房的安全、正常使用，提高使用效率，降低維修成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有辦公用房及附屬設施的維修管理。（三）基本原則1.確保安全原則：維修工作應首先保障辦公用房及人員的安全，消除安全隱患。2.及時高效原則：對出現的維修問題應及時響應，盡快組織維修，減少對正常辦公的影響。3.節約成本原則：在保證維修質量的前提下，合理控制維修費用，降低維修成本。4.責任明確原則：明確各部門及人員在辦公用房維修管理中的職責，做到責任到人。二、管理職責（一）行政管理部門1.負責制定辦公用房維修管理制度，并監督執行。2.統籌規劃辦公用房維修項目，編制年度維修預算。3.組織實施辦公用房的日常巡檢，及時發現并記錄維修問題。4.負責維修項目的立項審批，選擇維修供應商，簽訂維修合同。5.對維修項目的質量、進度和費用進行全程監督和管理。（二）使用部門1.負責本部門辦公用房的日常維護，發現問題及時向行政管理部門報告。2.配合行政管理部門進行維修項目的現場勘查、驗收等工作。3.監督本部門辦公用房維修項目的實施情況，提出意見和建議。（三）財務部門1.負責審核辦公用房維修預算，監督維修費用的支出。2.對維修項目的費用進行核算和報銷，確保費用支出合規。（四）維修人員1.按照維修計劃和要求，按時完成辦公用房的維修任務。2.遵守維修操作規程，確保維修質量，做好維修記錄。3.負責維修工具和設備的保管和維護，節約維修材料。三、維修分類及流程（一）日常維修1.定義：指辦公用房日常使用過程中出現的一般性故障或損壞，如門窗損壞、水電設施故障、墻面地面小面積破損等。2.流程使用部門發現問題后，填寫《辦公用房維修申請表》，詳細描述問題情況，提交至行政管理部門。行政管理部門收到申請表后，及時安排維修人員進行現場勘查，確定維修方案和預算。維修方案和預算經行政管理部門負責人審核通過后，安排維修人員進行維修。維修人員維修完成后，填寫《辦公用房維修驗收單》，由使用部門和行政管理部門共同驗收。驗收合格后，維修費用按照公司財務制度進行報銷。（二）定期維修1.定義：指根據辦公用房的使用年限、使用情況等，定期進行的預防性維修工作，如房屋結構檢查、水電線路檢測、門窗五金件更換等。2.流程行政管理部門每年年底制定下一年度的定期維修計劃，明確維修項目、維修時間、維修預算等。定期維修計劃經公司領導審批通過后，由行政管理部門組織實施。維修人員按照維修計劃進行維修，并做好維修記錄。維修完成后，由行政管理部門組織相關人員進行驗收。驗收合格后，對維修費用進行結算和報銷。（三）重大維修1.定義：指辦公用房出現嚴重損壞或安全隱患，需要進行大規模維修或改造的項目，如房屋主體結構維修、消防設施改造、空調系統更新等。2.流程使用部門或行政管理部門發現重大維修問題后，填寫《辦公用房重大維修申請表》，詳細說明問題情況、維修必要性、初步預算等，提交至公司領導。公司領導組織相關部門和人員進行論證，確定是否進行重大維修。如決定進行維修，成立項目專項小組，負責項目的整體規劃、設計、招標、施工管理等工作。項目專項小組委托專業設計單位進行維修項目設計，編制項目預算和施工方案。施工方案經公司領導審批通過后，進行項目招標，選擇合適的施工單位簽訂施工合同。施工過程中，項目專項小組負責監督施工質量、進度和安全，協調解決施工中出現的問題。施工完成后，組織相關部門和專業人員進行竣工驗收。驗收合格后，辦理項目結算和財務決算手續。四、維修預算管理（一）預算編制1.行政管理部門每年年底根據辦公用房的使用情況、維修計劃等，編制下一年度的辦公用房維修預算。維修預算應包括日常維修費用、定期維修費用、重大維修費用等。2.維修預算編制應充分考慮維修項目的實際需求、市場價格波動等因素，確保預算的合理性和準確性。（二）預算審批1.維修預算編制完成后，提交至公司財務部門進行審核。財務部門審核通過后，報公司領導審批。2.公司領導根據公司的財務狀況、發展戰略等，對維修預算進行審批。審批通過后的維修預算作為年度維修費用控制的依據。（三）預算執行1.行政管理部門應嚴格按照批準的維修預算組織實施維修項目，確保維修費用控制在預算范圍內。2.如因特殊情況需要調整維修預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。未經批準，不得擅自調整維修預算。（四）預算監督1.財務部門負責對辦公用房維修預算的執行情況進行監督，定期對維修費用進行核算和分析。2.行政管理部門應定期向公司領導匯報維修預算的執行情況，接受公司領導和相關部門的監督檢查。五、維修供應商管理（一）供應商選擇1.行政管理部門建立辦公用房維修供應商庫，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式，選擇信譽良好、技術實力強、價格合理的供應商進入供應商庫。2.選擇維修供應商時，應考察其資質、業績、信譽、技術能力、售后服務等方面的情況，確保供應商能夠提供優質的維修服務。（二）供應商評估1.行政管理部門定期對維修供應商的服務質量、維修進度、維修費用等進行評估，建立供應商評估檔案。2.根據供應商評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告或淘汰。（三）合作協議1.行政管理部門與選定的維修供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括維修項目范圍、維修質量標準、維修價格、付款方式、售后服務等內容。2.合作協議應作為維修項目實施和費用結算的依據，雙方應嚴格按照協議履行各自的職責。六、維修質量控制（一）質量標準1.辦公用房維修應符合國家和地方相關標準和規范，以及公司的相關要求。2.維修項目的質量標準應在維修合同或維修協議中明確約定，維修人員應嚴格按照質量標準進行維修。（二）質量檢驗1.維修人員在維修過程中應進行自檢，確保維修質量符合要求。2.維修完成后，由使用部門和行政管理部門共同進行驗收。驗收應按照質量標準進行，對維修項目的外觀、性能、功能等進行檢查。3.對于重大維修項目，應邀請專業機構或專家進行驗收，確保維修質量符合相關標準和要求。（三）質量問題處理1.如驗收過程中發現維修質量問題，維修人員應及時進行整改，直至達到質量標準。2.因維修質量問題給公司造成損失的，維修供應商應承擔相應的賠償責任。七、維修檔案管理（一）檔案內容1.辦公用房維修檔案應包括維修申請表、維修方案、維修預算、維修合同、維修記錄、驗收單、結算憑證等相關資料。2.維修檔案應按照項目進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案保管1.行政管理部門負責辦公用房維修檔案的保管工作，指定專人負責檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.維修檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱辦公用房