公司合同監(jiān)督管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強(qiáng)迫或欺詐對方。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評估和防控，確保公司利益不受損失。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同，協(xié)調(diào)合同管理中的重大問題，監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。（二）合同管理部門公司合同管理部門為法務(wù)部，負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度；2.參與重大合同的談判和起草工作；3.對合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核；4.負(fù)責(zé)合同的簽訂、登記、歸檔等工作；5.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題；6.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本；2.組織合同談判，與對方協(xié)商合同條款；3.負(fù)責(zé)合同的簽訂和履行工作；4.及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況及存在的問題；5.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。對于格式合同，應(yīng)選用國家或行業(yè)推薦的示范文本，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改和補(bǔ)充。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。2.合同管理部門主要從以下幾個(gè)方面對合同進(jìn)行審核：合法性：合同是否符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求；合規(guī)性：合同是否符合行業(yè)規(guī)范和公司業(yè)務(wù)流程的要求；完整性：合同條款是否齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否具體；風(fēng)險(xiǎn)防范：合同是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，是否采取了有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同管理部門可組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行會(huì)審，并出具會(huì)審意見。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保對方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力，并要求對方提供相關(guān)證明文件。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認(rèn)。合同文本一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存一份。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行登記和歸檔。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本發(fā)送給相關(guān)部門，并組織相關(guān)人員對合同條款進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保合同履行的順利進(jìn)行。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出履行通知，告知對方合同的履行情況及相關(guān)要求。履行通知應(yīng)采用書面形式，并留存相關(guān)記錄。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和記錄。跟蹤內(nèi)容包括合同標(biāo)的的交付、驗(yàn)收、款項(xiàng)支付等情況。2.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如要求對方承擔(dān)違約責(zé)任、暫停履行合同、解除合同等。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，提前通知對方當(dāng)事人，并協(xié)商解除合同的相關(guān)事宜。解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況告知合同管理部門，并對合同臺賬進(jìn)行更新。合同管理部門應(yīng)將變更或解除的合同文件進(jìn)行歸檔保存。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查和分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)和具體情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。在選擇解決方式時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的利益和成本，確保糾紛得到妥善解決。3.對于重大合同糾紛或涉及金額較大的合同糾紛，公司應(yīng)成立專門的糾紛處理小組，負(fù)責(zé)糾紛的處理工作。糾紛處理小組應(yīng)包括合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)人員等相關(guān)人員。4.在糾紛處理過程中，公司應(yīng)積極收集和整理相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。如需要委托律師代理訴訟或仲裁，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理委托手續(xù)。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同副本、履行過程中的相關(guān)文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、編號等順序進(jìn)行排列，并編制檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，妥善保管；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案室應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露合同檔案中的機(jī)密信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等方面。2.合同管理部門應(yīng)定期對各部門合同管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.公司建立合同管理工作考核評價(jià)制度，對各部門合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核評價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂質(zhì)量、履行情況、糾紛處理結(jié)果、檔案管理水平等方面