單位物品采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范單位物品采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保障單位工作的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于單位內部各部門因工作需要進行的各類物品采購活動，包括辦公用品、辦公設備、耗材、固定資產(chǎn)等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。效益性原則：在滿足工作需求的前提下，充分考慮性價比，降低采購成本。公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有潛在供應商都有平等參與的機會。內部控制原則：建立健全采購內部控制機制，防范采購風險。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立單位采購領導小組，由單位主要領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。采購領導小組負責審議采購預算、采購計劃、采購方式、采購合同等重大采購事項，對采購工作進行決策和監(jiān)督。2.采購執(zhí)行部門設立專門的采購部門或指定專人負責采購工作的具體實施。采購部門或采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購流程和相關法律法規(guī)，負責采購需求的收集、采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購款項的支付等工作。3.需求部門各需求部門負責提出本部門的采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等，并對采購物品的使用和驗收負責。三、采購預算管理1.預算編制各部門應根據(jù)年度工作計劃和實際工作需要，于每年年底前編制下一年度的采購預算，報采購部門匯總。采購部門對各部門的采購預算進行審核和平衡后，編制單位年度采購預算草案，提交采購領導小組審議。經(jīng)單位決策機構批準后的采購預算，作為年度采購工作的依據(jù)。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行申報和審批。3.預算監(jiān)督財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，定期向采購領導小組匯報預算執(zhí)行情況。對違反預算規(guī)定的采購行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。四、采購計劃管理1.計劃編制采購部門應根據(jù)采購預算和實際工作需求，定期編制采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內容。對于批量采購或有特殊要求的物品，應提前制定詳細的采購計劃。2.計劃審批采購計劃編制完成后，應提交采購領導小組審批。采購領導小組根據(jù)采購預算、工作實際需求等因素進行審核，批準后的采購計劃作為采購實施的依據(jù)。3.計劃調整采購計劃一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行。如因工作需要調整采購計劃，采購部門應及時提出調整申請，說明調整原因、調整內容等，報采購領導小組審批。五、采購方式1.集中采購對于通用性強、采購量大的物品，如辦公用品、辦公設備等，實行集中采購。集中采購由采購部門統(tǒng)一組織實施，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商和采購價格。2.分散采購對于有特殊要求或采購量較小的物品，由各需求部門自行采購。需求部門應按照本制度的規(guī)定，選擇合適的采購方式，確保采購過程的規(guī)范和透明。3.緊急采購因工作急需，無法按照正常采購程序進行采購的物品，可實行緊急采購。緊急采購由需求部門提出申請，經(jīng)采購領導小組批準后，采購部門應盡快組織采購，確保工作的正常開展。緊急采購應在事后及時補辦相關手續(xù)。六、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商庫，通過公開招標、邀請招標、詢價、競爭性談判等方式，從供應商庫中選擇合格的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等因素，確保選擇的供應商能夠提供優(yōu)質的產(chǎn)品和服務。2.供應商評估采購部門應定期對供應商的供貨情況進行評估，評估內容包括產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等。對于評估不合格的供應商，應及時從供應商庫中剔除，并停止與其合作。3.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對優(yōu)質供應商給予適當?shù)莫剟睿鐑?yōu)先合作、增加采購量等。同時，建立供應商約束機制，對違反合同約定的供應商，應按照合同規(guī)定追究其違約責任。七、采購流程1.采購申請各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、采購原因等內容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購申請的合理性、必要性、是否在預算范圍內等。對于符合要求的采購申請，采購部門提交采購領導小組審批；對于不符合要求的采購申請，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，要求其修改或補充相關信息。3.采購實施采購部門根據(jù)批準的采購申請，按照確定的采購方式組織采購活動。對于集中采購項目，采購部門應按照相關法律法規(guī)和采購程序進行操作；對于分散采購項目，需求部門應按照本制度的規(guī)定進行采購。在采購過程中，采購人員應與供應商進行充分溝通，確保采購物品的質量、價格、交貨期等符合要求。4.合同簽訂采購物品確定供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。采購合同簽訂后，應及時報財務部門備案。5.驗收采購物品到貨后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。需求部門應按照采購合同的要求，對采購物品的數(shù)量、質量、規(guī)格、型號等進行驗收。驗收合格后，需求部門應填寫《驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的采購物品，需求部門應及時與采購部門和供應商溝通，要求其采取相應的措施進行處理。6.付款采購物品驗收合格后，財務部門應按照采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。付款時，財務部門應審核采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，確保付款的準確性和合規(guī)性。八、采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.風險評估對識別出的采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.風險應對針對不同等級的采購風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應采取重點監(jiān)控和防范措施；對于中風險事件，應采取適當?shù)目刂拼胧粚τ诘惋L險事件，應進行日常關注和管理。九、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督單位內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。2.外部監(jiān)督接受財政、審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的有關資料和情況。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告相關部門。十、責任追究1.違規(guī)責任認定對于在采購活動中違反本制度規(guī)定的行為，應進行責任認定。責任認定應根據(jù)違規(guī)行為的性質、情節(jié)、后果等因素，確定責任主體和責任程度。2.責任追究方式對違