內部物料發放管理制度一、總則1.目的為了規范公司內部物料的發放流程，確保物料的合理使用與有效管理，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內各部門、各項目組在日常工作中所需物料的發放管理。3.基本原則按需發放原則：根據工作實際需求，嚴格控制物料發放數量，避免浪費。審批流程原則：所有物料發放均需經過規定的審批程序，確保發放的合理性與必要性。責任明確原則：明確各環節相關人員的職責，做到責任到人。賬目清晰原則：建立完善的物料發放賬目，定期進行核對與盤點，保證賬物相符。二、物料分類與編碼1.物料分類辦公用品類：如文具、紙張、文件夾、辦公設備耗材等。辦公設備類：電腦、打印機、復印機、傳真機等。生產物料類：原材料、零部件、輔助材料等用于生產過程的物料。勞保用品類：安全帽、工作服、手套、防護鞋等保障員工工作安全的用品。其他類：不屬于以上分類的其他物料。2.物料編碼為便于物料的管理與識別，對每類物料進行統一編碼。編碼規則如下：編碼結構：采用[分類代碼（2位）+順序號（4位）]的結構。分類代碼：辦公用品類為01，辦公設備類為02，生產物料類為03，勞保用品類為04，其他類為05。順序號：按照物料的新增順序依次編排，從0001開始。三、物料需求計劃1.需求預測各部門應根據工作任務、項目進度等情況，提前對所需物料進行需求預測。對于常規性物料，應制定季度或月度需求計劃；對于臨時性或一次性需求的物料，應提前[X]個工作日提交需求申請。2.需求申請各部門指定專人負責物料需求申請工作，填寫《物料需求申請表》，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、需求日期、用途等信息。對于生產物料類需求，還需附上生產計劃、工藝流程等相關資料，以便準確評估需求的合理性。《物料需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至物料管理部門。四、物料發放審批流程1.一般流程部門申請：各部門按照上述物料需求計劃要求提交《物料需求申請表》。初審：物料管理部門收到申請后，對申請表內容進行初審，檢查信息是否完整、準確，需求是否合理。如初審通過，將申請表轉至相關審批人。審批：辦公用品類：金額在[X]元以下的，由部門負責人審批；金額在[X]元以上的，需經分管領導審批。辦公設備類：無論金額大小，均需經分管領導審批，如需采購大型設備或金額較大的設備，還需提交公司管理層會議討論決定。生產物料類：根據生產計劃和成本預算，由生產部門負責人、財務部門負責人及分管領導依次審批。勞保用品類：由安全管理部門負責人審核需求的必要性，再經分管領導審批。其他類：根據物料性質和金額大小，參照上述相關類別審批流程執行。發放：審批通過后，物料管理部門根據庫存情況進行發放。如庫存不足，及時安排采購。2.緊急需求流程對于因突發事件或緊急任務需要立即領取物料的情況，可啟動緊急需求流程。需求部門填寫《緊急物料需求申請表》，詳細說明緊急情況及需求物料信息，并由部門負責人簽字確認。將申請表直接提交至分管領導，分管領導可根據實際情況先行批準，同時通知物料管理部門準備物料。事后，需求部門應在[X]個工作日內補齊正常審批手續。五、物料發放方式1.倉庫領取物料管理部門設立專門的物料倉庫，負責物料的存儲與發放。各部門憑審批通過的《物料需求申請表》到倉庫領取物料。倉庫管理人員根據申請表內容進行發放，并在申請表上簽字確認發放情況。領取人員應仔細核對所領物料的名稱、規格型號、數量等信息，確保無誤后簽字領取。如發現物料存在質量問題或數量不符等情況，應及時與倉庫管理人員溝通解決。2.配送對于批量較大、體積較重或因特殊原因不便到倉庫領取的物料，物料管理部門可安排配送。配送前，倉庫管理人員應根據需求部門的要求，對物料進行整理、包裝，并做好標識。配送人員將物料按時、準確地送達需求部門，需求部門在《物料配送簽收單》上簽字確認接收。六、物料庫存管理1.庫存盤點物料管理部門定期對庫存物料進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[月度/季度/年度]。盤點前，倉庫管理人員應整理好庫存賬目，準備好盤點所需的工具和表格。盤點過程中，要對物料的實際數量、規格型號、質量狀況等進行詳細核對，并做好記錄。盤點結束后，編制《庫存盤點報告》，如發現賬物不符情況，應及時查明原因，填寫《盤盈/盤虧報告單》，經審批后進行相應處理。2.庫存預警根據物料的使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存數量低于預警下限或高于預警上限時，系統自動發出預警信息。物料管理部門收到預警信息后，及時分析庫存情況，對于庫存不足的物料，安排采購；對于庫存積壓的物料，采取促銷、調配等措施進行處理。七、物料采購管理1.采購申請當庫存物料無法滿足需求時，物料管理部門根據審批通過的需求計劃，填寫《物料采購申請表》，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、預計采購日期、采購預算等信息。2.供應商選擇物料管理部門負責建立合格供應商名錄，定期對供應商進行評估與更新。根據采購物料的性質和要求，從合格供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。對于重要物料或金額較大的采購項目，應采用招標、詢價等方式選擇供應商，確保采購價格合理、質量可靠。3.采購合同簽訂與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利與義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。采購合同經法務部門審核后，由公司授權代表簽字蓋章生效。4.采購執行與跟蹤物料管理部門按照采購合同要求，及時跟進供應商的交貨情況，確保物料按時、按質、按量供應。如發現供應商交貨延遲、質量不符等問題，應及時與供應商溝通協商解決，并做好記錄。對于因供應商原因給公司造成損失的，按照合同約定追究其責任。八、物料使用監督1.部門自查各部門應定期對本部門領用物料的使用情況進行自查，確保物料用于規定用途，避免浪費和違規使用。2.審計監督公司審計部門定期對物料發放與使用情況進行審計，檢查是否存在違規發放、浪費、挪用等問題。如發現問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.違規處理對于違反本制度規定的行為，視情節輕重給予相應處理：對于輕微違規行為，如未按規定填寫申請表、領取后未妥善保管等，給予警告，并責令限期改正。對于嚴重違規行為，如虛報需求、浪費物料、挪