商品采購成本管理制度一、總則1.目的為加強公司商品采購成本管理，規范采購流程，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有商品采購活動，包括原材料、零部件、成品、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則成本效益原則：在確保商品質量和滿足公司業務需求的前提下，最大限度地降低采購成本。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督。供應商管理原則：建立穩定、優質的供應商群體，加強供應商管理，確保供應的及時性和穩定性。采購流程規范化原則：明確采購各環節的職責和操作流程，確保采購活動有序進行。二、采購組織與職責1.采購部門采購計劃制定：根據公司生產經營計劃和庫存狀況，制定合理的采購計劃。供應商開發與管理：負責供應商的開發、評估、選擇和日常管理工作。采購執行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，確保按時、按質、按量采購到所需商品。采購成本控制：通過談判、招標、詢價等方式，爭取最優惠的采購價格和條件，降低采購成本。合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和跟蹤，確保合同的順利履行。2.需求部門采購需求提出：根據本部門業務需求，及時、準確地提出采購申請，明確采購商品的規格、型號、數量、質量要求等。參與供應商評估：協助采購部門對供應商進行評估，提供相關技術和質量方面的意見。采購驗收：負責對采購商品進行驗收，確保商品符合質量要求和業務需求。3.財務部門采購預算審核：參與采購預算的編制和審核，確保采購預算合理、合規。采購資金管理：負責采購資金的安排和支付，監督采購資金的使用情況。采購成本核算與分析：對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。4.審計部門采購審計監督：對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性和采購成本的合理性。違規行為查處：對發現的違規采購行為進行查處，提出整改意見和建議。三、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度經營計劃和市場預測，會同各需求部門編制年度采購預算。采購預算應明確采購商品的種類、規格、數量、價格、采購時間等內容，并按項目和月份進行分解。采購預算編制應充分考慮市場價格波動、供應商政策變化等因素，確保預算的合理性和可行性。2.預算審批采購預算編制完成后，應提交財務部門進行審核。財務部門應根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，并提出審核意見。采購預算經財務部門審核通過后，報公司管理層審批。3.預算執行采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因市場變化等原因需要調整采購預算，采購部門應及時提出調整申請，按規定程序進行審批。財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購預算執行情況進行分析和通報。四、采購流程1.采購申請需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審。采購申請經審核通過后，報公司分管領導審批。對于重大采購項目，需報公司總經理審批。3.供應商選擇采購部門根據采購申請，通過多種渠道尋找潛在供應商。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況等。采購部門組織相關人員對合格供應商進行實地考察，評估供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。根據考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。采購項目金額較大或重要的，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商。4.采購談判采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購商品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購談判應遵循公平、公正、公開的原則，爭取最優惠的采購條件。采購談判過程中，采購人員應做好記錄，形成談判紀要。5.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經法律部門審核后，報公司分管領導審批。采購合同由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。6.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部門根據合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購商品的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等內容，并發送給供應商。采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。7.采購驗收采購商品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。需求部門按照采購合同和相關標準對采購商品進行驗收。驗收內容包括商品的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。驗收合格的，需求部門應在《采購驗收單》上簽字確認。驗收不合格的，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商解決。8.采購付款采購商品驗收合格后，采購部門應及時整理相關憑證，提交財務部門辦理付款手續。財務部門根據采購合同和《采購驗收單》等憑證，審核采購付款申請。審核通過后，財務部門按照公司資金管理制度和付款流程辦理付款。五、采購成本控制措施1.供應商管理建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商。與優質供應商建立長期穩定的合作關系，爭取更優惠的采購價格和條件。加強對供應商的培訓和管理，提高供應商的質量意識和服務水平。2.采購價格控制建立采購價格信息庫，及時收集、整理和分析市場價格動態。通過招標、詢價、談判等方式，選擇價格合理的供應商。與供應商簽訂價格協議，明確價格調整機制和違約責任。3.采購數量控制根據公司生產經營計劃和庫存狀況，合理確定采購數量。采用經濟批量采購等方法，降低采購成本。加強庫存管理，減少庫存積壓和浪費。4.采購質量控制嚴格按照采購合同和質量標準驗收采購商品，確保采購商品質量合格。加強對采購過程的質量監督，防止不合格商品流入公司。對采購商品質量問題及時與供應商溝通協商，要求供應商承擔相應責任。5.采購費用控制合理控制采購過程中的運輸費、裝卸費、保險費等費用。優化采購流程，提高采購效率，降低采購時間成本。加強對采購人員的費用報銷管理，杜絕不合理開支。六、采購風險管理1.市場風險關注市場價格波動、供求關系變化等因素，及時調整采購策略。建立市場風險預警機制，提前做好應對準備。2.供應商風險對供應商進行全面評估和管理，降低供應商違約風險。與供應商簽訂風險分擔協議，明確雙方在風險發生時的責任和義務。3.合同風險加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，防范合同風險。定期對采購合同執行情況進行檢查和評估，及時發現和解決合同履行過程中的問題。4.法律風險加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購過程中，嚴格遵守法律法規，避免因違法違規行為給公司帶來損失。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購價格、采購費用等，評估采購成本的降低情況。采購質量：評估采購商品的質量合格率。采購效率：包括采購周期、訂單處理時間等，評估采購工作的效率。供應商管理：評估供應商的交貨及時性、售后服務質量等。合規性：評估采購活動是否符合公司制度和法律法規要求。2.評估方法定期評估：采購部門每月對采購績效進行自評，每季度進行一次全面評估。數據分析：通過對采購數據的統計和分析，評估采購績效指標的完成情況。問卷調查：向需求部門發放問卷調查，了解對采購工作的滿意度。實地考察：對供應商進行實地考察，評估供應商的表現