出納機具使用管理制度一、總則1.目的為規范公司出納機具的使用，確保出納工作的準確性、高效性和安全性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及出納機具使用的部門和人員。3.職責分工財務部負責出納機具的選型、采購、驗收、保管、維護及報廢等工作。制定出納機具的操作規范和流程，并組織相關人員進行培訓。監督檢查出納機具的使用情況，及時處理使用過程中出現的問題。使用部門負責本部門出納機具的日常使用和保管，確保機具的正常運行。按照操作規范和流程正確使用出納機具，不得違規操作。發現機具故障或異常情況及時報告財務部。信息部門負責為出納機具提供必要的技術支持，保障網絡、系統等的正常運行。協助財務部處理出納機具在使用過程中涉及的技術問題。二、出納機具的購置與驗收1.購置原則根據公司業務需求和實際工作情況，合理選型出納機具，確保機具的性能、質量和適用性。優先選擇具有良好口碑、技術先進、售后服務完善的品牌和產品。2.購置流程需求申請：使用部門根據工作需要，填寫《出納機具購置申請表》，詳細說明購置機具的名稱、型號、數量、用途及預算等信息，經部門負責人審核后提交財務部。選型評估：財務部對使用部門提交的申請進行審核，并結合公司實際情況進行選型評估。必要時，組織相關人員對不同品牌和型號的機具進行調研、比較，選擇最優方案。采購審批：選型評估通過后，財務部編制采購預算，按照公司采購管理制度的規定進行采購審批。審批通過后，由采購部門負責組織采購。采購實施：采購部門按照采購合同的要求，與供應商簽訂采購合同，并跟蹤采購進度，確保按時、按質、按量到貨。3.驗收要求出納機具到貨后，采購部門應及時通知財務部、使用部門等相關人員共同進行驗收。驗收內容包括機具的數量、規格、型號、外觀、配置、功能等是否與采購合同一致，隨機附件、資料是否齊全。對驗收合格的出納機具，填寫《出納機具驗收單》，由驗收人員簽字確認。驗收不合格的，應及時與供應商聯系，要求其限期更換或處理。三、出納機具的保管與維護1.保管要求出納機具應存放在安全、干燥、通風的專用保管場所，避免受潮、受熱、受損。設立專門的出納機具保管臺賬，詳細記錄機具的名稱、型號、數量、購置日期、啟用日期、保管地點、使用狀態等信息。出納機具應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。對貴重的出納機具，應采取必要的防盜措施。嚴禁無關人員擅自接觸和使用出納機具。2.維護計劃財務部應制定出納機具的年度維護計劃，明確維護內容、維護周期、維護責任人等信息。維護計劃應根據機具的使用情況、技術要求和廠家建議進行制定，確保機具始終處于良好的運行狀態。3.日常維護使用人員在每日工作結束后，應對出納機具進行清潔、檢查，確保機具表面無灰塵、污漬，各部件連接牢固，運行正常。定期對出納機具進行通電測試，檢查機具的性能和功能是否正常。如發現異常情況，應及時報告財務部，并做好記錄。按照維護計劃的要求，定期對出納機具進行保養和維修。保養和維修工作應由專業人員或廠家指定的售后服務人員進行，確保維護質量。4.故障處理當出納機具出現故障時，使用人員應立即停止使用，并及時報告財務部。財務部接到報告后，應及時判斷故障原因，能夠自行處理的，應立即組織人員進行維修；無法自行處理的，應及時聯系廠家售后服務人員或專業維修人員進行維修。在故障排除前，應采取必要的應急措施，如啟用備用機具等，確保出納工作的正常進行。對故障原因、處理過程及結果進行詳細記錄，并存檔備查。四、出納機具的使用規范1.操作流程出納人員在使用出納機具前，應熟悉機具的操作方法和流程，嚴格按照操作規程進行操作。開機前，應檢查機具的電源、連接等是否正常，確保機具處于安全狀態。操作過程中，應認真核對輸入的信息，確保數據準確無誤。如發現錯誤，應及時更正。操作完成后，應及時退出系統，關閉電源，妥善保管好相關資料和物品。2.密碼管理出納機具應設置專人專用的操作密碼，密碼應妥善保管，不得泄露給他人。定期更換操作密碼，密碼長度應符合系統要求，且包含字母、數字和特殊字符，以提高密碼的安全性。在使用公共場合的出納機具時，應注意遮擋密碼輸入界面，防止他人窺視。3.數據備份出納人員應定期對出納機具中的重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。備份周期應根據業務量和數據重要性確定，一般每周至少備份一次。在進行數據恢復操作前，應先對備份數據進行完整性檢查，確保恢復的數據準確無誤。4.安全注意事項嚴禁在出納機具上安裝未經授權的軟件或插件，以免影響機具的正常運行或導致安全風險。注意防范網絡攻擊和病毒感染，定期更新殺毒軟件和防火墻，避免在不安全的網絡環境下使用出納機具。如遇緊急情況，如火災、地震等，應立即切斷電源，保護好出納機具和相關資料，并按照公司應急預案的要求進行處理。五、出納機具的盤點與清查1.盤點計劃財務部應制定出納機具的年度盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員、方法等信息。盤點計劃應在每年年末前制定，并報公司管理層批準。2.盤點實施按照盤點計劃的要求，組織相關人員對出納機具進行全面盤點。盤點人員應認真核對機具的數量、規格、型號、狀態等信息，確保賬實相符。對盤點過程中發現的問題，如盤盈、盤虧、損壞等，應及時查明原因，并填寫《出納機具盤點表》，詳細記錄問題情況。3.清查處理根據盤點結果，編制《出納機具清查報告》，分析問題產生的原因，提出處理建議。對盤盈的出納機具，應及時查明來源，并按照公司相關規定進行處理；對盤虧或損壞的出納機具，應查明責任，屬于人為原因造成的，由責任人負責賠償；屬于正常損耗的，按照公司規定進行核銷。將清查結果及處理情況及時上報公司管理層，并進行相應的賬務處理。六、出納機具的報廢與處置1.報廢條件出納機具符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且技術性能落后，無法滿足工作需要的。因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。因技術進步，現有型號已被淘汰，且無使用價值的。其他原因導致無法繼續使用的。2.報廢申請使用部門或保管人員發現出納機具符合報廢條件時，應填寫《出納機具報廢申請表》，詳細說明報廢原因、機具名稱、型號、購置日期、使用情況等信息，經部門負責人審核后提交財務部。財務部對報廢申請進行審核，必要時組織相關人員進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。3.報廢審批審核通過的報廢申請，按照公司資產報廢審批制度的規定進行審批。審批通過后，方可進行報廢處置。4.處置方式對批準報廢的出納機具，應按照公司資產處置的相關規定進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等。在處置過程中，應做好記錄，確保資產處置的合規性和安全性。對有價值的廢舊零部件，應進行妥善保管，以備后續維修或其他用途。七、監督與檢查1.定期檢查財務部應定期對出納機具的使用、保管、維護等情況進行檢查，檢查內容包括機具的運行狀況、操作規范執行情況、密碼管理、數據備份等。定期檢查的周期為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，并報送公司管理層。2.不定期抽查公司管理層或內部審計部門應不定期對出納機具的使用情況進行抽查，重點檢查操作規范執行情況、安全管理等方面。對抽查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.違規處理