公司辦公流程管理制度總則一、目的為規范公司辦公行為，提高辦公效率，確保公司各項工作的有序進行，特制定本辦公流程管理制度。本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司日常辦公的各個方面，包括文件處理、會議管理、辦公用品管理、辦公設備管理等。二、適用范圍1.本制度適用于公司總部及各分支機構的所有員工。2.本制度適用于公司內部的各類辦公活動，包括日常辦公、項目辦公等。三、管理原則1.規范化原則：公司辦公流程應遵循規范化、標準化的原則，確保各項工作有章可循。2.高效性原則：辦公流程應注重提高工作效率，減少不必要的環節和時間浪費。3.靈活性原則：在遵循規范化原則的基礎上，辦公流程應具有一定的靈活性，以適應不同業務需求和工作情況。4.責任明確原則：辦公流程中的各個環節應明確責任人和責任部門，確保工作的順利進行和問題的及時解決。四、管理機構及職責1.人事行政部（1）負責公司辦公流程管理制度的制定、修訂和完善。（2）負責公司辦公流程的監督和執行情況的檢查。（3）負責組織開展辦公流程相關的培訓和宣傳活動。（4）負責辦公用品、辦公設備的采購、管理和發放。（5）負責公司辦公環境的維護和管理。2.各部門（1）負責本部門辦公流程的具體實施和執行。（2）配合人事行政部對辦公流程進行監督和檢查。（3）及時反饋辦公流程中存在的問題和建議。文件處理流程一、文件分類1.內部文件：包括公司內部的通知、報告、請示、批復等。2.外部文件：包括與客戶、供應商、政府部門等外部單位的往來文件，如合同、協議、函件等。二、文件起草1.內部文件由相關部門或人員起草，起草時應明確文件的主題、目的、內容和格式要求等。2.外部文件由相關部門或人員根據業務需求起草，起草時應充分考慮對方的需求和要求，確保文件的準確性和合法性。三、文件審核1.內部文件的審核流程為：起草部門負責人審核→相關部門會簽→人事行政部審核→分管領導審核→總經理審核。2.外部文件的審核流程為：起草部門負責人審核→相關部門會簽→法律事務部審核→分管領導審核→總經理審核。四、文件簽發1.內部文件經總經理審核批準后，由人事行政部統一印發。2.外部文件經總經理審核批準后，由相關部門或人員加蓋公司公章后發送。五、文件傳遞1.內部文件的傳遞方式包括紙質文件傳遞和電子文件傳遞兩種。紙質文件傳遞應按照公司的文件傳遞規定進行，確保文件的安全和及時送達。電子文件傳遞應通過公司的內部郵件系統或其他指定的電子文件傳輸平臺進行，確保文件的準確性和完整性。2.外部文件的傳遞方式根據對方的要求和公司的業務情況確定，一般采用快遞、傳真、電子郵件等方式進行傳遞。六、文件歸檔1.內部文件應按照公司的檔案管理規定進行歸檔，歸檔時應注明文件的編號、標題、日期、作者等信息。2.外部文件應按照業務類型和時間順序進行歸檔，歸檔時應注明文件的編號、標題、日期、對方單位等信息。會議管理流程一、會議分類1.定期會議：包括公司的周例會、月例會、季度例會等，定期會議的時間和內容應提前通知與會人員。2.臨時會議：包括因業務需要或緊急情況而召開的會議，臨時會議的通知應在會議召開前及時發送給與會人員。二、會議組織1.定期會議由人事行政部負責組織，各部門應按照通知要求按時參加會議。2.臨時會議由會議召集人負責組織，人事行政部應協助做好會議的通知、場地布置、設備準備等工作。三、會議準備1.會議召集人應提前確定會議的主題、目的、議程和參會人員，并將會議通知發送給與會人員。2.人事行政部應提前準備好會議所需的場地、設備和資料等，并在會議開始前進行檢查和調試。四、會議召開1.會議應按照預定的議程進行，與會人員應認真聽取會議內容，積極發言和討論。2.會議記錄人員應認真記錄會議的內容和決議，會議結束后應及時整理會議紀要并發送給與會人員。五、會議決議執行1.各部門應按照會議決議的要求認真執行，并將執行情況及時反饋給會議召集人。2.人事行政部應加強對會議決議執行情況的監督和檢查，確保會議決議的有效落實。辦公用品管理流程一、辦公用品采購1.各部門應根據工作需要填寫辦公用品采購申請單，經部門負責人審核后提交給人事行政部。2.人事行政部應根據各部門的采購申請單，結合公司的辦公用品庫存情況，制定辦公用品采購計劃，并報總經理批準。3.人事行政部應按照批準的辦公用品采購計劃進行采購，采購時應選擇質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同。二、辦公用品入庫1.人事行政部應在收到辦公用品后進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續，并將辦公用品入庫單發送給各部門。2.辦公用品入庫單應注明辦公用品的名稱、規格、數量、單價、供應商等信息。三、辦公用品領用1.各部門應指定專人負責辦公用品的領用管理，領用辦公用品時應填寫辦公用品領用單，并經部門負責人審核簽字。2.人事行政部應根據辦公用品領用單發放辦公用品，并在辦公用品領用單上注明發放日期、領用數量等信息。3.辦公用品領用單應一式兩份，一份由人事行政部留存，一份由領用部門留存。四、辦公用品庫存管理1.人事行政部應建立辦公用品庫存臺賬，及時記錄辦公用品的入庫、出庫和庫存情況。2.人事行政部應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保辦公用品的賬實相符。3.人事行政部應根據辦公用品庫存情況，及時調整辦公用品采購計劃，避免辦公用品的積壓和浪費。辦公設備管理流程一、辦公設備采購1.各部門應根據工作需要填寫辦公設備采購申請單，經部門負責人審核后提交給人事行政部。2.人事行政部應根據各部門的采購申請單，結合公司的辦公設備預算情況，制定辦公設備采購計劃，并報總經理批準。3.人事行政部應按照批準的辦公設備采購計劃進行采購，采購時應選擇質量可靠、性能穩定的供應商，并簽訂采購合同。二、辦公設備驗收1.人事行政部應在收到辦公設備后進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續，并將辦公設備入庫單發送給各部門。2.辦公設備入庫單應注明辦公設備的名稱、規格、數量、單價、供應商等信息。3.對于大型辦公設備或重要辦公設備，人事行政部應組織相關部門或專業人員進行驗收，并出具驗收報告。三、辦公設備領用1.各部門應指定專人負責辦公設備的領用管理，領用辦公設備時應填寫辦公設備領用單，并經部門負責人審核簽字。2.人事行政部應根據辦公設備領用單發放辦公設備，并在辦公設備領用單上注明發放日期、領用數量等信息。3.辦公設備領用單應一式兩份，一份由人事行政部留存，一份由領用部門留存。四、辦公設備維護與保養1.人事行政部應建立辦公設備維護與保養檔案，及時記錄辦公設備的維護與保養情況。2.各部門應按照辦公設備的使用說明和維護要求，對辦公設備進行日常維護與保養，確保辦公設備的正常運行。3.對于出現故障的辦公設備，各部門應及時通知人事行政部，人事行政部應組織相關人員進行維修或更換。五、辦公設備報廢1.辦公設備達到報廢標準或無法修復時，應辦理報廢手續。2.辦公設備報廢申請應由使用部門提出，經部門負責人審核后提交給人事行政部。3.人事行政部應組織相關人員對報廢辦公設備進行鑒定，確認符合報廢條件后辦理報廢手續。4.報廢辦公設備的處理應按照公司的相關規定