工程物業(yè)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工程物業(yè)采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務的質量，滿足公司工程物業(yè)運營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及工程物業(yè)相關物資采購、設備采購、服務采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最低，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產(chǎn)品，滿足工程物業(yè)實際需求。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購管理委員會，由公司高層領導、相關部門負責人組成。采購管理委員會負責審議采購戰(zhàn)略、重大采購項目、采購預算等重要事項，對采購工作進行決策和指導。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為采購工作的執(zhí)行部門。采購部負責具體采購業(yè)務的實施，包括供應商開發(fā)與管理、采購計劃制定、采購訂單下達、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購物資驗收等工作。（三）需求部門職責1.提出工程物業(yè)物資和服務的需求計劃，明確規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.參與采購過程中的技術談判、評標等工作，提供專業(yè)技術支持和意見。3.負責采購物資和服務的驗收工作，對驗收結果負責。（四）財務部門職責1.審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關。3.負責采購款項的支付工作，按照合同約定及時付款。（五）審計部門職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等，防范采購風險。三、采購流程（一）采購需求計劃1.需求部門根據(jù)工程物業(yè)項目進度、設備維護計劃、日常運營需求等，定期編制采購需求計劃。采購需求計劃應詳細列出所需物資和服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購需求計劃提交前，需求部門應進行內(nèi)部審核，確保需求的合理性和準確性。審核通過后，將采購需求計劃提交至采購部。（二）采購申請1.采購部收到需求部門提交的采購需求計劃后，進行匯總和分析。對于符合采購條件的需求，采購部填寫采購申請表，注明采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預算、預計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)采購部負責人審核后，提交至采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)公司采購政策、預算情況等進行審批，審批通過后，采購部方可開展采購工作。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估指標包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，優(yōu)先選擇A類供應商。4.與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、質量保證、售后服務等條款。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部與供應商就采購項目的具體條款進行談判，包括價格、交貨期、質量標準、售后服務等。談判過程中，采購部應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.根據(jù)談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。3.采購合同經(jīng)采購部負責人審核后，提交至法務部門進行法律審核。法務部門審核通過后，報公司領導審批。審批通過后，采購部與供應商簽訂采購合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部應通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應組織相關人員成立驗收小組，制定驗收方案。2.采購物資到貨時，驗收小組按照驗收方案對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，并在驗收報告上簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收小組應及時與供應商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商不成，應按照合同約定追究供應商的責任。（七）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部根據(jù)合同約定，填寫付款申請單，注明采購項目名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部負責人審核后，提交至財務部門。財務部門審核采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據(jù)公司年度工程物業(yè)工作計劃和采購需求計劃，編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購金額等信息。2.采購預算編制過程中，采購部應充分考慮市場價格波動、項目進度變化等因素，確保預算的合理性和準確性。3.年度采購預算經(jīng)采購部負責人審核后，提交至財務部門。財務部門結合公司年度財務預算，對采購預算進行審核和匯總，形成公司年度采購預算草案。（二）預算審批公司年度采購預算草案提交至采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務狀況、工程物業(yè)需求等因素，對采購預算草案進行審議和批準。（三）預算執(zhí)行與控制1.采購部應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購工作，不得超預算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照預算審批程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量風險、價格波動風險、合同風險等。2.需求部門、財務部門、審計部門等相關部門應配合采購部進行風險識別工作，提供相關信息和意見。（二）風險評估1.采購部對識別出的風險因素進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，對風險進行分類和排序，確定重點風險領域。（三）風險應對措施1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施。如對于供應商違約風險，加強供應商管理，簽訂詳細的合作協(xié)議，增加備用供應商；對于質量風險，加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應商提供質量保證承諾等。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險信號，采取相應的措施進行處理，降低風險損失。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用等，評估采購成本控制情況。2.采購質量指標：如物資驗收合格率、退貨率等，衡量采購物資的質量水平。3.采購效率指標：如采購周期、訂單處理及時率等，反映采購工作的效率。4.供應商管理指標：如供應商滿意度、供應商投訴率等，評估供應商管理效果。（二）評估方法1.定期收集采購數(shù)據(jù)，對采購績效評估指標進行計算和分析。2.采用定性與定量相結合的方法，對采購績效進行綜合評估。如通過問卷調(diào)查、供應商反饋等方式獲取定性評價，通過數(shù)據(jù)分析獲取定量評價。（三）評估周期采購績效評估周期為季度和年度。季度評估主要對采購工作的階段性成果進行評估，年度評估則對全年采購工作進行全面總結和評價。（四）評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，對采購部及相關人員進行獎懲。對績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對績效不佳的部門和個人進行督促和整改。2.將采購績效評估結果作為改進采購工作、優(yōu)化供應商管理、調(diào)整采購策略的重要依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購管理委員會對重大采購項目進行專項監(jiān)