工程預算檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程預算檔案的管理，確保工程預算檔案的完整、準確、系統和安全，提高工程預算工作的效率和質量，為公司的決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與工程預算相關的檔案管理，包括工程預算編制、審核、調整等過程中形成的各類文件、資料、圖表等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：工程預算檔案由公司指定的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映工程預算工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集與工程預算相關的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業秘密的工程預算檔案進行保密。5.便于利用原則：檔案的整理、分類應便于查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程預算檔案管理制度，并組織實施。2.負責工程預算檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立工程預算檔案目錄數據庫，實現檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.定期對工程預算檔案進行檢查、鑒定，對已超過保管期限的檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后實施。5.負責向公司內部各部門提供工程預算檔案的查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.配合公司其他部門做好與工程預算檔案相關的工作，如工程審計、項目驗收等。（二）工程預算部門職責1.負責本部門在工程預算工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好工程預算檔案的整理、分類和編號工作，提供必要的業務指導。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供工程預算檔案的查閱、借閱服務，并在使用完畢后及時歸還。4.對工程預算檔案的完整性、準確性負責，確保檔案內容真實反映工程預算工作的實際情況。（三）其他部門職責1.在工作中涉及到工程預算檔案的，應積極配合檔案管理部門的工作，及時提供相關資料。2.按照公司規定的程序查閱、借閱工程預算檔案，并妥善保管，不得擅自復制、轉借或泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程預算編制過程中形成的各類文件，如項目立項批復、設計圖紙、工程量清單、預算定額套用資料、材料價格信息等。2.工程預算審核過程中形成的審核意見、審核報告、調整說明等。3.工程預算調整過程中形成的相關文件、資料，如變更通知、簽證單、費用調整計算表等。4.與工程預算相關的會議紀要、往來函件、請示報告等。5.其他與工程預算有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責工程預算檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并按照公司電子檔案管理規定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循工程預算工作的流程和規律，按照項目分類、時間順序進行整理。2.保持檔案之間的有機聯系，同一項目的檔案應集中整理，不得分散。3.便于保管和利用，檔案的整理應符合規范化、標準化的要求。（四）整理方法1.分類：按照工程預算的項目類型、階段等進行分類，如建筑工程、安裝工程、市政工程等，每個大類下再細分若干小類。2.編號：為每個檔案編制唯一的編號，編號應體現項目名稱、檔案類別、順序號等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。對于不宜裝訂的檔案，應采用卷盒、卷夾等方式進行保管。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程預算編制完成后，相關部門應在[X]個工作日內將編制過程中形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.工程預算審核完成后，審核部門應在[X]個工作日內將審核意見、審核報告等檔案移交檔案管理部門歸檔。3.工程預算調整完成后，調整部門應在[X]個工作日內將調整相關的文件、資料移交檔案管理部門歸檔。4.其他與工程預算相關的臨時性文件、資料，應在工作結束后[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔程序1.工程預算部門將整理好的檔案填寫《工程預算檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。如發現問題，應及時與工程預算部門溝通，要求其補充或更正。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類編號順序進行排列上架，并在《工程預算檔案移交清單》上注明歸檔日期。4.一份《工程預算檔案移交清單》由檔案管理部門留存，作為檔案接收的憑證；另一份由工程預算部門留存，以備查詢。五、檔案的保管（一）保管期限1.工程預算檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：工程預算編制的重要依據文件、涉及公司重大利益的工程預算審核報告、工程預算調整的關鍵文件等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括一般項目的工程預算編制、審核、調整等過程中形成的主要文件。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性的工程預算文件、往來函件等。（二）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用光盤、硬盤等存儲介質進行備份，并按照公司電子檔案管理規定進行存儲和保管。備份應異地存放，確保數據的安全性。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案的保護1.對紙質檔案應采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護措施，定期進行檢查和維護。2.對電子檔案應定期進行殺毒、備份，防止數據丟失或損壞。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，查閱檔案時應在指定地點進行，不得在庫房內吸煙、喝水、吃東西等。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部各部門因工作需要查閱工程預算檔案的，應填寫《工程預算檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規定的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內容、查閱時間等信息。3.查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱規定1.公司內部各部門因工作需要借閱工程預算檔案的，應填寫《工程預算檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，對于重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還檔案時，應填寫《工程預算檔案歸還登記表》，由檔案管理人員進行核對，確認檔案無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續。七、檔案的統計與鑒定（一）統計1.檔案管理部門應定期對工程預算檔案的收進、移出、保管等情況進行統計，填寫《工程預算檔案統計報表》。2.統計內容包括檔案的數量、種類、保管期限、查閱借閱情況等，統計報表應準確、及時、完整。3.檔案管理部門應根據統計結果，分析檔案管理工作中存在的問題，提出改進措施，不斷提高檔案管理水平。（二）鑒定1.檔案管理部門應定期對工程預算檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織工程預算部門、財務部門等相關人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值、保管期限等因素進行綜合評估，提出鑒定意見。對于