公司軟件受控管理制度一、總則（一）目的為加強公司軟件的管理與控制，確保軟件的合法使用、安全運行以及有效維護，保障公司信息資產的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及軟件使用、開發、維護、存儲等相關活動的部門和人員。（三）軟件定義本制度所指軟件包括但不限于操作系統、辦公軟件、業務應用系統、數據庫管理系統、開發工具、各類插件及其他定制化軟件等。二、軟件采購管理（一）需求評估1.各部門根據業務需求，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明采購軟件的名稱、功能要求、預計使用人數、預算等信息。2.由部門負責人審核申請表，確保需求的合理性和必要性，并簽字確認后提交至信息技術部門。3.信息技術部門對采購需求進行技術評估，判斷是否有現有軟件可滿足需求，或是否需要定制開發，同時對預算進行初步審核。（二）選型與采購1.根據需求評估結果，信息技術部門會同相關部門進行軟件選型。收集市場上符合需求的軟件產品信息，組織產品演示和測試，綜合考慮軟件功能、性能、價格、售后服務等因素，選定合適的軟件產品。2.對于需要采購的軟件，由信息技術部門負責與軟件供應商簽訂采購合同。合同應明確軟件的功能、版本、數量、價格、交付時間、售后服務條款等內容，確保公司權益得到保障。3.采購合同簽訂后，信息技術部門應及時跟蹤軟件的交付情況，確保軟件按時、按質、按量交付。（三）驗收1.軟件交付后，由信息技術部門組織相關部門進行驗收。驗收內容包括軟件功能是否滿足需求、性能是否達標、是否存在安全漏洞等。2.驗收人員應按照合同要求和驗收標準進行測試和評估，填寫《軟件驗收報告》。如驗收合格，各方簽字確認；如發現問題，應及時與供應商溝通，要求其限期整改，直至驗收通過。三、軟件使用管理（一）授權與安裝1.信息技術部門負責為員工分配軟件使用權限。根據員工的工作職責和崗位需求，授予相應的軟件使用許可證或賬號權限。2.員工只能使用經授權的軟件，未經授權不得私自安裝、使用其他軟件。如需安裝新軟件，應按照軟件采購管理流程進行申請和審批。3.信息技術部門負責軟件的安裝和配置工作，確保軟件能夠正常運行。員工不得擅自更改軟件的安裝路徑、配置參數等設置。（二）使用規范1.員工應按照軟件的使用說明和操作手冊正確使用軟件，不得進行非法、違規操作。2.禁止利用公司軟件從事與工作無關的活動，如玩游戲、看視頻、處理個人事務等。3.對于涉及公司機密信息的軟件，員工應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（三）數據備份與恢復1.各部門應定期對重要軟件中的數據進行備份，備份頻率根據數據的重要性和變化情況確定，一般至少每周備份一次。2.數據備份應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。3.信息技術部門應定期對備份數據進行檢查和驗證，確保備份數據的完整性和可用性。如發生數據丟失或損壞，應能夠及時從備份中恢復數據。四、軟件開發管理（一）項目立項1.公司內部軟件開發項目由業務部門提出需求，填寫《軟件開發項目立項申請表》，詳細說明項目背景、目標、功能需求、時間要求、預算等信息。2.由業務部門負責人審核申請表，簽字確認后提交至信息技術部門。信息技術部門對項目需求進行技術可行性分析和評估，制定項目初步計劃和預算。3.信息技術部門將立項申請表及初步計劃提交至公司管理層審批。經批準后，項目正式立項。（二）項目實施1.信息技術部門組建項目開發團隊，明確項目負責人、開發人員、測試人員等職責。2.項目開發團隊按照項目計劃進行軟件開發工作，遵循軟件開發規范和標準，確保軟件的質量和進度。3.在項目開發過程中，應定期召開項目進度會議，匯報項目進展情況，及時解決項目中出現的問題。（三）測試與上線1.軟件開發完成后，應進行全面的測試工作，包括功能測試、性能測試、安全測試等。測試人員應按照測試計劃和測試用例進行測試，填寫測試報告。2.測試通過后，由信息技術部門組織相關部門進行上線前的準備工作，包括數據遷移、系統配置、用戶培訓等。3.上線前應進行嚴格的上線評審，確保系統穩定、可靠。上線后，信息技術部門應密切關注系統運行情況，及時處理出現的問題。五、軟件維護管理（一）日常維護1.信息技術部門負責軟件的日常維護工作，包括軟件的故障排除、性能優化、安全防護等。2.建立軟件維護日志，記錄軟件維護的時間、內容、問題描述、解決方法等信息。3.定期對軟件進行巡檢，檢查軟件的運行狀態，及時發現并解決潛在問題。（二）升級與更新1.軟件供應商發布軟件升級補丁或新版本時，信息技術部門應及時評估其對公司業務的影響。2.如需進行軟件升級，應制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級步驟、風險評估等。升級前應進行充分的測試，確保升級過程的順利進行。3.升級完成后，信息技術部門應及時通知相關部門和人員，并對升級后的軟件進行跟蹤和驗證，確保軟件正常運行。（三）故障處理1.當軟件出現故障時，使用人員應及時向信息技術部門報告。信息技術部門應迅速響應，對故障進行診斷和定位。2.根據故障的嚴重程度和影響范圍，采取相應的解決措施。對于一般性故障，應盡快恢復軟件正常運行；對于嚴重故障，應啟動應急預案，確保業務不受重大影響。3.故障處理完成后，應填寫《軟件故障處理報告》，分析故障原因，總結經驗教訓，提出改進措施，防止類似故障再次發生。六、軟件安全管理（一）安全策略制定1.信息技術部門制定公司軟件安全策略，明確軟件安全的目標、原則、措施等內容。2.安全策略應涵蓋軟件的訪問控制、數據加密、漏洞管理、安全審計等方面，確保軟件系統的安全性。（二）訪問控制1.根據員工的工作職責和權限，設置不同的軟件訪問級別，嚴格控制對軟件系統的訪問。2.采用用戶名和密碼、數字證書、指紋識別等多種身份認證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。3.定期對用戶賬號進行清理和審核，刪除不再使用的賬號，及時發現并處理異常賬號。（三）數據加密1.對涉及公司機密信息的軟件數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。2.采用合適的加密算法和密鑰管理系統，定期更換加密密鑰，防止數據被破解。（四）漏洞管理1.建立軟件漏洞監測機制，定期對軟件系統進行漏洞掃描，及時發現并修復安全漏洞。2.關注軟件供應商發布的安全公告，及時了解軟件存在的安全風險，并采取相應的防范措施。（五）安全審計1.信息技術部門定期對軟件系統的操作日志進行審計，檢查是否存在違規操作行為。2.對安全審計發現的問題進行及時處理，追究相關人員的責任，并采取措施加強安全管理。七、軟件資產清查與盤點（一）清查周期1.公司每年組織一次軟件資產清查與盤點工作，全面清查公司內所有軟件資產的數量、使用情況、授權狀態等信息。2.如有軟件資產的重大變動，如采購、報廢、轉讓等，應及時進行清查與盤點。（二）清查內容1.清查軟件的名稱、版本、購買時間、購買渠道、授權方式、使用部門、使用人員等信息。2.檢查軟件的安裝情況、運行狀態、使用許可證數量及使用情況等。3.核實軟件資產的價值，包括采購成本、維護費用等。（三）盤點報告1.清查與盤點工作完成后，信息技術部門應編制《軟件資產清查與盤點報告》，詳細說明軟件資產的清查情況、存在問題及處理建議。2.《軟件資產清查與盤點報告》經信息技術部門負責人審核后，提交至公司管理層。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權安裝、使用軟件。2.擅自更改軟件的配置參數、使用許可證等。3.利用公司軟件從事非法、違規活動。4.泄露公司軟件中的機密信息。5.未按規定進行軟件備份，導致數據丟失。6.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規且情節較輕的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工