工程公司附件管理制度一、總則（一）目的為加強工程公司附件管理，規范附件的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保附件的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程公司各部門、項目部在工作過程中產生、接收、使用和管理的各類附件，包括但不限于文件、圖紙、報告、合同、協議、信函、表單等。（三）管理原則1.集中統一原則：附件管理工作由公司指定的部門或專人進行集中統一管理，確保管理的規范性和一致性。2.分類分級原則：根據附件的性質、用途、重要性等進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保附件的安全和保密。4.便捷高效原則：優化附件管理流程，提高附件的獲取、使用和傳遞效率，滿足工作需要。二、附件的分類與編號（一）分類標準1.工程文件類：包括項目規劃、設計文件、施工圖紙、技術方案、變更通知等。2.合同協議類：各類工程合同、采購合同、租賃合同、服務協議等。3.報告報表類：工程進度報告、質量檢驗報告、安全評估報告、財務報表等。4.信函郵件類：與客戶、供應商、合作伙伴等往來的信函、郵件、傳真等。5.表單記錄類：項目申請表、審批表、考勤表、費用報銷單等。6.其他類：不屬于以上分類的其他附件。（二）編號規則1.采用分類代碼+順序號的方式進行編號。2.分類代碼：根據附件的分類標準，分別用兩位大寫字母表示，如“GD”表示工程文件類，“HT”表示合同協議類等。3.順序號：按照附件產生的時間順序，從001開始依次編號。4.編號示例：GD001表示工程文件類的第1個附件，HT010表示合同協議類的第10個附件。三、附件的收集與整理（一）收集要求1.各部門、項目部應明確專人負責附件的收集工作，確保附件及時、完整地收集到公司。2.在工作過程中產生的附件，相關責任人應在完成工作后的[X]個工作日內將附件提交至指定的收集人員。3.對于外來的附件，如客戶提供的文件、供應商發送的資料等，接收人員應及時進行登記，并將附件移交至指定的收集人員。（二）整理要求1.收集人員收到附件后，應按照分類標準對附件進行初步整理，去除重復、無效的附件。2.對整理后的附件進行編號，并填寫《附件清單》，詳細記錄附件的名稱、編號、分類、日期、來源等信息。3.根據附件的性質和用途，對附件進行進一步的分類整理，如將工程文件按照項目階段、專業進行分類，將合同協議按照合同類型、簽訂時間進行分類等。4.對于重要的附件，應建立索引目錄，便于快速查找和使用。四、附件的存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。2.電子存儲：建立公司統一的附件管理系統，將整理好的附件掃描或錄入系統進行存儲。同時，定期對電子附件進行備份，備份存儲介質包括硬盤、光盤、磁帶等，并異地存放。3.紙質存儲：對于重要的紙質附件，應進行分類裝訂成冊，并建立紙質檔案庫進行存儲。檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。（二）存儲位置1.電子附件存儲在公司附件管理系統的相應文件夾中，文件夾應按照分類進行設置，便于查找和管理。2.紙質附件存放在公司專門的檔案庫中，檔案庫應根據附件的分類和編號進行分區存放。（三）存儲期限1.工程文件類：按照項目檔案管理規定，保存至項目竣工驗收后[X]年。2.合同協議類：自合同履行完畢或協議終止后保存[X]年。3.報告報表類：按照國家有關法律法規和公司財務制度的要求進行保存。4.信函郵件類：根據工作需要和重要性確定保存期限，一般保存[X]年。5.表單記錄類：按照公司內部管理規定進行保存，一般保存[X]年。6.其他類：根據實際情況確定保存期限。五、附件的使用與借閱（一）使用權限1.根據工作需要，公司員工可在權限范圍內使用附件管理系統中的電子附件。2.如需查閱紙質附件，應填寫《紙質附件查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案庫查閱。（二）借閱流程1.因工作需要借閱附件的，借閱人應填寫《附件借閱申請表》，詳細說明借閱附件的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.《附件借閱申請表》經部門負責人審核、分管領導批準后，交附件管理部門辦理借閱手續。3.附件管理部門根據批準的申請表，將附件提供給借閱人，并做好借閱登記。4.借閱人應在規定的借閱期限內歸還附件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人歸還附件時，附件管理部門應認真核對附件的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。（三）使用要求1.使用附件時應確保附件的完整性和準確性，不得擅自修改、刪除附件內容。2.如需對附件進行復制或摘錄，應經附件管理部門同意，并按照規定進行操作。3.使用完畢后，應及時將附件歸還或妥善保存，不得隨意丟棄或泄露附件信息。六、附件的共享與傳遞（一）共享范圍1.根據工作需要，公司內部部分附件可進行共享。共享附件的范圍和權限由公司統一規定。2.共享附件應設置相應的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問和使用。（二）共享方式1.通過公司附件管理系統進行共享，授權人員可在系統中查看和下載共享附件。2.對于需要在部門之間傳遞的附件，可通過公司內部郵件、即時通訊工具等方式進行傳遞，并在傳遞過程中注明附件的名稱、編號、用途等信息。（三）傳遞要求1.傳遞附件時應確保附件的完整性和準確性，不得丟失或損壞附件。2.接收附件的人員應及時進行確認，并按照規定進行處理。3.對于重要的附件傳遞，應采用加密或其他安全措施，確保附件信息的安全。七、附件的保密管理（一）保密責任1.公司員工應嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，對在工作中接觸到的附件信息承擔保密責任。2.附件管理部門應加強對附件的保密管理，采取必要的安全措施，防止附件信息泄露。（二）保密措施1.對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要附件，應進行加密存儲和傳輸。2.限制對重要附件的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和使用。3.在處理附件時，應避免在公共場所或非保密環境中談論附件內容。4.對于廢棄的附件，應按照公司規定進行銷毀，防止附件信息泄露。（三）保密監督與檢查1.公司定期對附件的保密管理情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。八、附件的銷毀（一）銷毀條件1.附件存儲期限已滿，且無繼續保存價值的。2.附件涉及的項目已結束，且相關工作已完成，附件不再需要的。3.附件因損壞、丟失等原因無法使用，且無備份的。（二）銷毀流程1.附件管理部門定期對達到銷毀條件的附件進行清理，并填寫《附件銷毀申請表》，詳細說明附件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《附件銷毀申請表》經部門負責人審核、分管領導批準后，交附件管理部門組織銷毀。3.附件管理部門可采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式對附件進行銷毀，確保附件信息無法恢復。4.在銷毀附件時，應安排專人進行監督，并填寫《附件銷毀記錄》，記錄銷毀的時間、地點、方式、監督人員等信息。（三）銷毀監督1.公司審計部門