公司外部存貨管理制度總則1.目的為加強公司外部存貨管理，確保存貨安全、完整，提高存貨運營效率，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外部存貨的采購、存儲、發出、盤點等環節的管理。外部存貨包括公司向供應商采購的原材料、零部件、商品等，以及委托外部單位加工的物資、寄存于外單位的存貨等。3.基本原則合法性原則：外部存貨管理活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。準確性原則：存貨信息記錄準確、及時，保證賬實相符。安全性原則：采取有效措施確保外部存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質等情況發生。效益性原則：優化存貨管理流程，降低存貨成本，提高存貨周轉率，實現公司經濟效益最大化。職責分工1.采購部門負責根據公司生產經營需求，編制合理的采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，及時協調解決采購過程中的問題，確保按時、按質、按量采購到所需存貨。負責采購發票的審核、入賬等工作。2.倉儲部門負責外部存貨的驗收入庫、存儲保管、發出等工作。建立健全存貨保管賬，定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。做好存貨的安全防護措施，防止存貨損壞、丟失等情況發生。配合采購部門、生產部門等做好存貨的出入庫協調工作。3.生產部門根據生產計劃，合理安排存貨的領用，確保生產順利進行。及時反饋生產過程中存貨的短缺、剩余等情況，以便及時調整采購計劃和生產安排。4.財務部門負責制定存貨核算方法，進行存貨賬務處理，定期與倉儲部門核對賬目。審核存貨采購、存儲、發出等環節的相關費用，確保費用支出合理合規。參與存貨盤點工作，對盤點結果進行財務分析，提出改進建議。5.品質管理部門負責對采購的外部存貨進行質量檢驗，確保存貨符合公司質量標準。對檢驗不合格的存貨提出處理意見，跟蹤處理結果。采購管理1.采購計劃采購部門應根據公司年度生產經營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，定期編制季度、月度采購計劃。采購計劃應明確采購存貨的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。在編制采購計劃時，應充分考慮市場供應情況、價格波動趨勢等因素，合理安排采購數量和采購時間，避免盲目采購和過度儲備。采購計劃需經相關部門審核，如生產部門確認生產需求、倉儲部門評估庫存水平、財務部門審核資金預算等，審核通過后報公司領導審批。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等進行綜合評估。定期對供應商進行考核評價，考核內容包括交貨及時性、產品質量合格率、售后服務質量等。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不合格供應商及時淘汰。與選定的供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購貨物的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。3.采購訂單執行采購部門根據審批后的采購計劃向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單執行情況。及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交付貨物。對于采購過程中出現的變更事項，如采購數量、交貨時間、交貨地點等，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂補充協議或變更合同，同時通知相關部門做好相應調整。采購貨物到達公司后，采購部門應及時通知倉儲部門、品質管理部門等進行驗收。驗收入庫管理1.驗收準備倉儲部門在收到采購部門的到貨通知后，應根據采購合同和相關標準，準備好驗收場地、工具和人員。品質管理部門應安排檢驗人員，熟悉采購貨物的質量標準和檢驗方法，準備好檢驗所需的儀器設備和工具。2.數量驗收倉儲部門會同采購部門對到貨貨物的數量進行清點核對，確保實際到貨數量與采購合同一致。如發現數量不符，應及時與供應商溝通，查明原因，并做好記錄。對于短缺的貨物，要求供應商補足或按合同約定處理。3.質量驗收品質管理部門按照質量標準對采購貨物進行質量檢驗，檢驗內容包括外觀、規格、性能、材質等方面。對于抽檢或全檢不合格的貨物，品質管理部門應出具檢驗報告，明確不合格項目和處理意見。采購部門負責與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。4.入庫手續辦理經數量和質量驗收合格的貨物，倉儲部門應及時辦理入庫手續。填寫入庫單，注明貨物的名稱、規格、數量、供應商等信息，并由驗收人員簽字確認。入庫單一式多聯，分別送交采購部門、財務部門、倉儲部門等留存。倉儲部門根據入庫單將貨物存放至指定倉庫，并更新存貨保管賬。存儲保管管理1.倉庫規劃與布局根據存貨的類別、特性、用途等因素，合理規劃倉庫布局，劃分不同的存儲區域，如原材料區、零部件區、成品區等。對不同類型的存貨，應設置相應的標識牌，標明存貨名稱、規格、批次、入庫時間等信息，便于識別和管理。2.存貨存儲條件根據存貨的特性，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等。對于有特殊存儲要求的存貨，應采取專門的防護措施。定期檢查倉庫的存儲環境，確保存儲條件符合要求。發現問題及時處理，避免存貨因存儲條件不當而損壞變質。3.存貨保管措施建立健全存貨保管制度，明確存貨保管人員的職責。存貨保管人員應定期對存貨進行巡查，檢查存貨的數量、質量、存儲狀態等情況，發現異常及時報告并處理。對貴重存貨、危險存貨等應實行重點保管，采取額外的安全防護措施，如單獨存放、專人保管、設置監控等。做好倉庫的安全保衛工作，防止無關人員進入倉庫，確保存貨安全。發出管理1.領料申請與審批生產部門根據生產計劃填寫領料單，注明所需存貨的名稱、規格、數量、用途等信息，并提交相關負責人審批。領料單需經生產部門主管、倉儲部門主管等審核簽字，確保領料需求合理合規。對于超計劃領料或非生產性領料，需經公司領導特別審批。2.發料操作倉儲部門根據審批后的領料單進行發料。發料時，應認真核對領料單信息與存貨保管賬，確保發出存貨的名稱、規格、數量準確無誤。發料人員應在領料單上簽字確認，并及時更新存貨保管賬。發料完成后，將領料單送交財務部門進行賬務處理。3.退料管理對于生產過程中剩余的存貨或不再使用的存貨，生產部門應及時辦理退料手續，填寫退料單，注明退料原因、存貨名稱、規格、數量等信息。退料單經生產部門主管、倉儲部門主管等審核簽字后，倉儲部門予以接收，并辦理入庫手續。財務部門根據退料單調整相應的存貨成本。盤點管理1.盤點計劃制定財務部門會同倉儲部門定期制定存貨盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。盤點計劃需報公司領導審批。盤點范圍應涵蓋公司所有的外部存貨，包括在庫、在途、委托加工等狀態的存貨。盤點時間應選擇在財務決算前或業務相對清淡時期，以確保盤點結果的準確性。2.盤點實施按照盤點計劃組織盤點人員進行實地盤點。盤點人員應認真核對存貨的數量、規格、狀態等信息，如實記錄盤點結果。在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行詳細記錄。對于盤盈、盤虧的存貨，應分別編制盤盈盤虧報告表。3.盤點結果處理盤點結束后，盤點人員應將盤點結果與存貨保管賬進行核對，編制盤點差異匯總表。財務部門根據盤點差異匯總表進行賬務調整，確保賬實相符。對于盤盈的存貨，應查明原因，經審批后沖減當期成本費用；對于盤虧的存貨，應區分不同情況進行處理，如屬于正常損耗的，經審批后計入當期成本費用；屬于責任人賠償的，由責任人賠償；屬于意外損失的，經審批后計入營業外支出等。監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對外部存貨管理制度的執行情況進行審計監督，檢查采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節的操作是否規范，制度是否有效執行。對審計過程中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查采購部門、倉儲部門