完善銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司銷售合同管理，規范銷售合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，提高經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類銷售合同，包括但不限于產品銷售合同、服務銷售合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：銷售合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、銷售合同的簽訂（一）合同洽談1.銷售部門在與客戶進行業務洽談時，應詳細了解客戶需求、產品規格、數量、價格、交貨時間、付款方式等信息，并做好記錄。2.對于重要客戶或重大項目，銷售部門應組織相關部門進行聯合洽談，共同評估項目風險和收益。（二）合同起草1.根據洽談結果，銷售部門負責起草銷售合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務，條款應具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義。2.合同文本應包括但不限于以下內容：合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱及地址、產品或服務名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量標準、驗收方式、違約責任、爭議解決方式等。（三）合同審核1.銷售合同起草完成后，應提交至公司相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、技術部門等，各部門應根據職責對合同條款進行審核。2.法務部門負責審核合同的合法性、合規性，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律風險。3.財務部門負責審核合同的付款方式、結算條款等，確保公司資金安全和利益最大化。4.技術部門負責審核合同中涉及產品或服務技術要求的條款，確保技術可行性和準確性。5.其他相關部門根據業務需要對合同相關條款進行審核。（四）合同簽訂1.經審核通過的銷售合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂前，應確保合同雙方當事人具有合法的主體資格，合同簽訂人應具有相應的授權。3.合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門存檔，以便各部門履行職責和跟蹤合同執行情況。三、銷售合同的履行（一）交貨與驗收1.銷售部門應根據合同約定的交貨時間和地點，組織生產部門按時、按質、按量完成產品生產或服務提供，并及時通知客戶驗收。2.客戶驗收時，應按照合同約定的質量標準進行驗收。如發現產品或服務存在質量問題，客戶有權要求公司進行整改或退換貨。公司應積極配合客戶解決問題，確保客戶滿意。3.驗收合格后，客戶應簽署驗收報告。驗收報告應作為結算貨款的依據之一。（二）付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時與客戶溝通收款事宜。對于逾期未付款的客戶，應及時發出催款通知，提醒客戶履行付款義務。2.銷售部門應協助財務部門做好收款工作，及時提供客戶付款情況和相關信息。對于客戶提出的付款異議，銷售部門應積極與客戶協商解決，確保公司款項及時收回。3.如客戶確實存在付款困難，經公司領導批準后，可與客戶協商制定付款計劃，但應明確付款期限和違約責任，確保公司利益不受損失。（三）售后服務1.銷售部門應建立完善的售后服務體系，及時處理客戶反饋的問題和投訴。對于客戶提出的售后服務要求，應在規定時間內給予響應和處理。2.售后服務人員應具備專業的知識和技能，能夠快速、有效地解決客戶問題。對于因產品質量問題導致的售后服務，應按照合同約定承擔相應的責任。3.公司應定期對售后服務工作進行總結和分析，不斷改進售后服務質量，提高客戶滿意度。四、銷售合同的變更與解除（一）變更條件1.合同履行過程中，如因市場需求變化、產品規格調整、交貨時間變更等原因，需要對合同進行變更的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.變更協議應明確變更的內容、時間、雙方的權利和義務等，作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）解除條件1.合同履行過程中，如出現以下情形之一的，合同一方有權解除合同：因不可抗力致使不能實現合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的；法律規定的其他情形。2.合同解除應簽訂書面解除協議，明確解除的原因、時間、雙方的權利和義務等。解除協議簽訂后，合同雙方應按照協議約定履行各自的義務。（三）變更與解除的程序1.合同變更或解除的提議應首先由合同一方以書面形式通知對方，并說明變更或解除的原因和具體內容。2.對方應在收到通知后的規定時間內給予答復，同意變更或解除的，雙方應協商簽訂書面協議；不同意變更或解除的，應說明理由。3.如雙方就變更或解除合同無法達成一致意見，可按照合同約定的爭議解決方式處理。五、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.銷售部門負責收集銷售合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、洽談記錄、審核意見、驗收報告、付款憑證、變更協議、解除協議等。2.檔案收集應及時、完整，確保檔案資料的真實性和準確性。（二）檔案整理1.銷售部門應定期對收集到的檔案資料進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，建立檔案目錄。2.檔案資料應裝訂成冊，編制頁碼，確保檔案的整齊規范。（三）檔案保管1.銷售合同檔案應由專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案安全。2.檔案保管應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料不受損壞。3.檔案保管期限應按照國家法律法規及公司相關規定執行，一般銷售合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱銷售合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案保管人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。3.涉及公司商業秘密或其他敏感信息的銷售合同檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱。六、銷售合同的監督與考核（一）監督檢查1.公司應定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監督檢查，確保合同管理工作規范有序。2.監督檢查內容包括合同簽訂的合規性、履行情況、付款情況、售后服務情況、檔案管理情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應建立銷售合同管理考核評價機制，對銷售部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂質量、合同履行率、貨款回收率、客戶滿意度、檔案管理規范程度等。