公司文件管理管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的準確性、完整性和規范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件的管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司文件由專門的部門或人員進行統一管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.分級負責原則：根據文件的重要性和涉及范圍，明確各級部門和人員在文件管理中的職責，做到分級負責、層層落實。3.高效利用原則：優化文件管理流程，提高文件的處理效率和利用價值，為公司各項工作提供有力支持。4.安全保密原則：加強文件的安全保密措施，確保文件信息不泄露，維護公司的利益。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示等行政公文。2.業務文件：涉及公司業務活動的各類文件，如合同、協議、項目文檔、業務報表等。3.技術文件：公司在技術研發、生產制造等方面的文件，如技術標準、操作規程、設計圖紙等。4.人事文件：與公司人力資源管理相關的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.財務文件：公司財務方面的文件，如財務報表、預算報告、審計報告等。（二）文件編號1.公司文件編號采用統一的編碼規則，由部門代碼、年份代碼、文件類別代碼和順序號組成。2.部門代碼：根據公司組織架構，為每個部門分配一個兩位數字代碼，如行政部為“01”，財務部為“02”等。3.年份代碼：取文件形成年份的后兩位數字，如2023年形成的文件，年份代碼為“23”。4.文件類別代碼：根據文件分類，為各類文件分配一個兩位數字代碼，如行政文件為“01”，業務文件為“02”等。5.順序號：按照文件形成的先后順序，為每個文件分配一個四位數字順序號，從“0001”開始遞增。6.示例：行政部2023年第5號行政文件的編號為“0123010005”。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關部門或人員負責，起草人應根據工作需要和公司要求，認真撰寫文件內容，確保文件表述準確、清晰、完整。2.起草文件時應使用規范的語言文字，符合國家法律法規和公司相關規定，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.文件內容應包括標題、正文、附件、落款等部分，如有需要，還應注明主題詞、抄送單位等信息。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交給相關部門或人員進行審核。審核人應認真審查文件內容，確保文件符合公司政策、法規和實際工作需要。2.審核內容包括文件的準確性、完整性、規范性、可行性等方面，如發現問題應及時與起草人溝通并提出修改意見。3.重要文件或涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審，共同研究文件內容，確保文件的科學性和合理性。四、文件審批與發布（一）文件審批1.文件審核通過后，應按照公司規定的審批流程進行審批。審批人應根據文件的性質和重要程度，對文件進行認真審查，并簽署審批意見。2.一般文件由部門負責人審批，重要文件或涉及公司全局的文件，需經公司領導審批。3.審批人應在規定的時間內完成審批工作，如無特殊情況，不得拖延或拒絕審批。（二）文件發布1.文件審批通過后，由文件管理部門負責按照規定的方式進行發布。發布方式包括印發紙質文件、在公司內部網絡發布、通過電子郵件發送等。2.對于需要傳達給全體員工的文件，應通過公司內部網絡、公告欄等渠道進行廣泛發布，確保員工及時知曉。3.對于涉及特定部門或人員的文件，應按照規定的范圍進行發放，并做好發放記錄。五、文件的簽收、登記與分發（一）文件簽收1.文件發布后，接收人應及時簽收文件。簽收時應檢查文件的完整性，如發現文件有破損、缺頁等情況，應及時與文件管理部門聯系。2.簽收人應在文件簽收登記表上簽字確認，注明簽收日期和文件名稱、編號等信息。（二）文件登記1.文件管理部門應建立文件登記臺賬，對文件的收發情況進行詳細記錄。登記內容包括文件編號、文件名稱、發文部門、發文日期、簽收人、簽收日期等信息。2.文件登記臺賬應定期進行核對和清理，確保登記信息的準確性和完整性。（三）文件分發1.文件管理部門應根據文件的內容和要求，及時將文件分發給相關部門或人員。分發時應做好分發記錄，注明分發部門、分發日期和文件名稱、編號等信息。2.對于需要傳閱的文件，文件管理部門應按照規定的傳閱順序進行傳遞，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應包括傳閱人姓名、傳閱日期、傳閱意見等信息。六、文件的保管與借閱（一）文件保管1.文件管理部門應設立專門的文件保管場所，配備必要的保管設備，如文件柜、保險柜等，確保文件的安全存放。2.文件應按照類別、年份、編號等進行分類存放，便于查找和管理。對于重要文件和機密文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的保密性。3.文件管理部門應定期對文件進行清理和歸檔，對已過期或不再使用的文件，應按照規定的程序進行銷毀處理。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因和借閱期限等信息。2.文件借閱申請表經所在部門負責人審批后，交文件管理部門辦理借閱手續。文件管理部門應在借閱登記表上記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并將文件借給借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印或泄露文件內容。如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門申請。4.借閱人歸還文件時，文件管理部門應認真檢查文件的完整性，如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。七、文件的使用與修改（一）文件使用1.員工在工作中應嚴格按照文件規定的要求執行，確保工作的規范化和標準化。2.對于涉及公司機密的文件，員工應嚴格遵守保密規定，不得擅自傳播或泄露文件內容。（二）文件修改1.文件在執行過程中如發現問題或需要進行修改，由原起草部門或人員提出修改申請，并填寫文件修改申請表。2.文件修改申請表應說明修改的原因、內容和范圍，經相關部門或人員審核后，按照文件審批流程進行審批。3.文件修改后，文件管理部門應及時更新文件內容，并按照規定的方式進行發布和分發，確保相關部門和人員及時獲取最新的文件信息。八、文件的歸檔與銷毀（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，交文件管理部門統一保管。2.歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目清晰，便于查閱和利用。文件管理部門應按照檔案管理的要求，對歸檔文件進行整理、裝訂、編目等工作，并建立檔案目錄索引。3.對于重要文件和長期保存的文件，應進行數字化處理，建立電子檔案，以便于查詢和利用。（二）文件銷毀1.對于已過期或不再使用的文件，文件管理部門應定期進行清理，并按照規定的程序進行銷毀處理。2.文件銷毀前，文件管理部門應填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、編號、數量等信息，經相關部門或人員審核后，報公司領導審批。3.文件銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。文件銷毀過程中應有專人負責監督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀文件名稱、編號、數量、銷毀方式等信息。九、文件管理的監督與考核（一）監督檢查1.文件管理部門應定期對公司文件管理情況進行監督檢查，及時發現和解決文件管理中存在的問題。2.監督檢查內容包括文件的起草、審核、審批、發布、簽收、登記、分發、保管、借閱、使用、修改、歸檔、銷毀等環節的執行情況。3.對于監督檢查中發現的問題，文件管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門或人員限期整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（二）考核評價1.公司將文件管理工作納入部門