公司采購財(cái)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購財(cái)務(wù)管理，規(guī)范采購財(cái)務(wù)行為，提高采購資金使用效益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購財(cái)務(wù)活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.效益性原則：優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高資金使用效益。3.規(guī)范性原則：明確采購財(cái)務(wù)各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和審批流程，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.監(jiān)督性原則：建立健全采購財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購活動的全過程監(jiān)督。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度采購預(yù)算草案，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門會同采購部門對各部門預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，形成公司年度采購預(yù)算方案。3.年度采購預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后下達(dá)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自調(diào)整或突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對公司財(cái)務(wù)狀況和生產(chǎn)經(jīng)營的影響，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行中的問題，并向相關(guān)部門反饋。2.采購部門應(yīng)每月向財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，包括采購項(xiàng)目、采購金額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等信息。三、采購申請與審批（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等內(nèi)容。2.《采購申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項(xiàng)目的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。2.對于金額較小的采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并報(bào)公司管理層審批。3.財(cái)務(wù)部門對采購申請的資金來源和預(yù)算安排進(jìn)行審核，確保采購資金的合理性和可行性。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或詢價(jià)。3.采購部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司管理層審批。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等。2.采購部門根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)支付供應(yīng)商貨款。2.在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。3.如因特殊原因需要延期付款，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在延期付款期限屆滿前及時(shí)支付貨款，避免影響公司信譽(yù)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購業(yè)務(wù)應(yīng)簽訂書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同由采購部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門備案。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時(shí)履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)安排資金支付，確保合同執(zhí)行的順利進(jìn)行。（三）合同變更與終止1.如因特殊原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)填寫《采購合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議，并及時(shí)將變更協(xié)議副本送財(cái)務(wù)部門備案。2.采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購部門應(yīng)填寫《采購合同終止申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)，并及時(shí)將合同終止情況告知財(cái)務(wù)部門。六、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購項(xiàng)目的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定，并作為采購驗(yàn)收的依據(jù)。（二）驗(yàn)收程序1.采購項(xiàng)目到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。3.驗(yàn)收合格后，使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.采購部門應(yīng)將《采購驗(yàn)收單》及時(shí)送財(cái)務(wù)部門，作為支付貨款的依據(jù)。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票和《采購驗(yàn)收單》后，應(yīng)填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、發(fā)票號碼、采購金額、付款金額、付款方式等內(nèi)容。2.《采購付款申請表》應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交財(cái)務(wù)部門。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門對《采購付款申請表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單的真實(shí)性、合法性、完整性，以及付款金額是否與合同約定一致。2.對于金額較小的采購付款（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)審批同意的采購付款申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)安排資金支付。（三）付款方式1.公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況確定。2.采用支票支付的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保支票填寫規(guī)范、準(zhǔn)確，并在支票有效期內(nèi)交付供應(yīng)商。3.采用匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保資金安全、及時(shí)到賬。八、采購財(cái)務(wù)核算與報(bào)表（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度和公司財(cái)務(wù)管理制度，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算。2.采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算應(yīng)包括采購成本的核算、應(yīng)付賬款的核算、預(yù)付款項(xiàng)的核算等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理采購業(yè)務(wù)的相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等，確保財(cái)務(wù)核算的依據(jù)充分、資料完整。（二）報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制采購業(yè)務(wù)相關(guān)報(bào)表，如采購明細(xì)表、應(yīng)付賬款明細(xì)表、采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表等。2.采購業(yè)務(wù)相關(guān)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，為公司管理層提供決策依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將采購業(yè)務(wù)相關(guān)報(bào)表報(bào)送公司管理層和相關(guān)部門。九、采購財(cái)務(wù)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購財(cái)務(wù)活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購申請與審批程序、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購驗(yàn)收管理、采購付款管理等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購財(cái)務(wù)活動中存在的問題，并提出改進(jìn)建議和意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)的要求，定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)，其中包括對采購業(yè)務(wù)的審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)