公司招待用煙管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司招待用煙的管理，合理控制費(fèi)用支出，確保招待活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)招待過程中涉及用煙的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則適度原則：招待用煙應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理安排，避免鋪張浪費(fèi)。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行招待用煙預(yù)算，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。審批規(guī)范原則：所有招待用煙的采購、使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。二、招待用煙的標(biāo)準(zhǔn)1.招待對(duì)象分類重要客戶：指對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展具有重大影響，與公司保持長(zhǎng)期合作關(guān)系，或有望達(dá)成重要合作項(xiàng)目的客戶。一般客戶：指與公司有一定業(yè)務(wù)往來，但重要性相對(duì)較低的客戶。內(nèi)部員工：包括公司各部門員工、分支機(jī)構(gòu)員工等。2.不同招待對(duì)象用煙標(biāo)準(zhǔn)重要客戶：根據(jù)接待規(guī)格和實(shí)際情況，可選用[具體品牌及檔次]香煙，每桌招待用煙數(shù)量不超過[X]包。一般客戶：選用[具體品牌及檔次]香煙，每桌招待用煙數(shù)量不超過[X]包。內(nèi)部員工：在公司內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)中，如需使用香煙，可選用[具體品牌及檔次]香煙，每次使用數(shù)量根據(jù)實(shí)際參會(huì)人數(shù)合理確定，但不得超過[X]包。三、招待用煙的采購管理1.采購流程需求申請(qǐng)：各部門因業(yè)務(wù)招待需要用煙時(shí)，應(yīng)提前填寫《招待用煙采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明招待對(duì)象、預(yù)計(jì)用煙數(shù)量、預(yù)計(jì)招待時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求合理后簽字批準(zhǔn)，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司招待用煙標(biāo)準(zhǔn)和庫存情況進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購執(zhí)行：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照審批后的采購數(shù)量和品牌進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保所采購香煙的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊螅少徣藛T應(yīng)及時(shí)將發(fā)票、送貨清單等相關(guān)資料提交至行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收：行政部門收到采購人員提交的相關(guān)資料后，組織專人對(duì)采購的香煙進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括香煙的品牌、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與采購申請(qǐng)一致。驗(yàn)收合格后，行政部門在發(fā)票上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票及相關(guān)資料提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。2.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商名錄：行政部門應(yīng)建立招待用煙供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇信譽(yù)良好、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。采購渠道：優(yōu)先從煙草專賣局指定的正規(guī)渠道采購招待用煙，確保所采購香煙為正品。3.庫存管理設(shè)立庫存臺(tái)賬：行政部門應(yīng)設(shè)立招待用煙庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄香煙的采購日期、品牌、數(shù)量、出入庫情況等信息，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。定期盤點(diǎn)：定期對(duì)招待用煙庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。庫存預(yù)警：根據(jù)招待用煙的使用頻率和庫存情況，設(shè)定庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)提出采購申請(qǐng)，確保招待用煙的正常供應(yīng)。四、招待用煙的使用管理1.領(lǐng)用登記領(lǐng)用流程：各部門需要領(lǐng)用招待用煙時(shí)，應(yīng)填寫《招待用煙領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、招待對(duì)象、用煙品牌、數(shù)量等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。領(lǐng)用審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用用途合理、數(shù)量符合標(biāo)準(zhǔn)后簽字批準(zhǔn)。領(lǐng)用人員憑批準(zhǔn)后的《招待用煙領(lǐng)用登記表》到行政部門倉庫領(lǐng)取香煙。倉庫發(fā)放：行政部門倉庫管理人員根據(jù)《招待用煙領(lǐng)用登記表》發(fā)放香煙，并在登記表上簽字確認(rèn)。發(fā)放完成后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬。2.使用監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：在業(yè)務(wù)招待活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，公司應(yīng)安排專人對(duì)招待用煙的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保用煙符合標(biāo)準(zhǔn)，避免浪費(fèi)。事后反饋：業(yè)務(wù)招待活動(dòng)結(jié)束后，招待人員應(yīng)及時(shí)將招待用煙的實(shí)際使用情況反饋至行政部門，行政部門對(duì)反饋信息進(jìn)行核實(shí)，并與領(lǐng)用登記表進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)實(shí)際使用情況與領(lǐng)用登記表不符或存在其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.剩余香煙處理回收登記：業(yè)務(wù)招待活動(dòng)結(jié)束后，如有用完剩余的香煙，招待人員應(yīng)將剩余香煙及時(shí)交回行政部門倉庫。倉庫管理人員對(duì)回收的剩余香煙進(jìn)行登記，注明回收日期、品牌、數(shù)量等信息。統(tǒng)一處理：行政部門定期對(duì)回收的剩余香煙進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，對(duì)于可繼續(xù)使用的香煙，重新納入庫存管理；對(duì)于已開封或無法繼續(xù)使用的香煙，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一處理，如報(bào)廢、捐贈(zèng)等。五、費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷憑證發(fā)票要求：報(bào)銷招待用煙費(fèi)用時(shí)，必須提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)注明香煙的品牌、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，且發(fā)票應(yīng)加蓋銷售單位發(fā)票專用章。其他憑證：除發(fā)票外，還應(yīng)提供《招待用煙采購申請(qǐng)表》、《招待用煙領(lǐng)用登記表》等相關(guān)憑證，作為報(bào)銷的附件。2.報(bào)銷流程整理報(bào)銷資料：招待人員在業(yè)務(wù)招待活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理招待用煙的報(bào)銷資料，確保發(fā)票及相關(guān)憑證齊全、真實(shí)、有效。填寫報(bào)銷單：招待人員按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并將整理好的報(bào)銷資料粘貼在報(bào)銷單后面。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷單及相關(guān)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)招待事項(xiàng)真實(shí)、費(fèi)用合理后簽字批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單及相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及費(fèi)用是否符合公司招待用煙標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算。審核通過后，財(cái)務(wù)部門簽字確認(rèn)。領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門審核和財(cái)務(wù)審核通過后的報(bào)銷單，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后簽字確認(rèn)。報(bào)銷支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的報(bào)銷單，按照公司財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行報(bào)銷支付，將費(fèi)用支付至報(bào)銷人員指定的銀行賬戶。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)招待用煙的采購、使用、費(fèi)用報(bào)銷等情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保制度執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。日常監(jiān)督：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)招待用煙的日常管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。如發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。2.違規(guī)處理警告：對(duì)于違反招待用煙管理制度，情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。罰款：對(duì)于違反招待用煙管理制度，情節(jié)較為嚴(yán)重的行為，除給予警告處分外，還應(yīng)根據(jù)違規(guī)金額的大小給予相應(yīng)的罰款處理。罰款金額從違規(guī)人員的工資或獎(jiǎng)金中扣除。辭退：對(duì)于違反招待用煙管理制度，情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成重大損失的行為，公司將予以辭退處理，并依法追究其相關(guān)責(zé)任。3.考核評(píng)價(jià)納入績(jī)效考核：將各部門招待用煙的管理情況納入績(jī)效考核體系，作為部門和員工績(jī)效考核的重要指標(biāo)之一。對(duì)于招待用煙管理規(guī)范、費(fèi)用控制良好的部門和員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于管理不善、費(fèi)用超支的部門和員工，進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。表彰獎(jiǎng)勵(lì)：每年對(duì)在招待用煙管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，樹立榜樣，激勵(lì)全體員工共