公司合同紙質(zhì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同紙質(zhì)文檔的規(guī)范化管理，確保合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類紙質(zhì)合同文件的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.完整性原則：合同紙質(zhì)文檔應(yīng)涵蓋合同簽訂過程中產(chǎn)生的各類文件，確保內(nèi)容完整。3.準(zhǔn)確性原則：合同條款表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保合同紙質(zhì)文檔的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、合同簽訂前的管理（一）合同文本審核1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同初稿，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審查，并提出修改意見。2.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同中的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)會計(jì)準(zhǔn)則。3.其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要對合同進(jìn)行專業(yè)性審核，如技術(shù)合同需技術(shù)部門審核技術(shù)條款的可行性等。（二）合同審批流程1.合同初稿經(jīng)各部門審核通過后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般合同審批流程為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理。重大合同或特殊合同可能需經(jīng)過更多層級審批或?qū)I(yè)委員會審議。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行評估，并簽署審批意見。如不同意合同簽訂，應(yīng)明確說明理由，退回業(yè)務(wù)部門修改。（三）合同編號合同審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一進(jìn)行編號。合同編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于合同的識別、查詢和管理。編號規(guī)則如下：[公司簡稱首字母縮寫][年份][合同類別代碼][流水號]例如：GS202301001，其中“GS”為公司簡稱首字母縮寫，“2023”為年份，“01”為合同類別代碼（如采購合同為01，銷售合同為02等），“001”為流水號。三、合同簽訂過程管理（一）合同簽署人資格1.合同簽署人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，能夠代表公司簽訂合同。授權(quán)書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容，并由公司法定代表人簽字或蓋章確認(rèn)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同簽署人了解合同內(nèi)容，并在簽署前再次核對合同條款。（二）合同簽署方式1.紙質(zhì)合同原則上應(yīng)采用打印文本，由雙方當(dāng)事人在合同上簽字（自然人）或蓋章（法人或其他組織）。簽字或蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。2.如因特殊情況無法當(dāng)面簽署合同，可采用郵寄簽署或電子簽名等方式，但應(yīng)確保簽署過程的合法性和有效性，并留存相關(guān)證據(jù)。采用電子簽名的，應(yīng)符合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)要求。（三）合同份數(shù)及分發(fā)1.合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)需要確定合同份數(shù)。一般情況下，合同雙方各執(zhí)一份，公司留存一份或多份（根據(jù)管理要求和業(yè)務(wù)需要）。2.合同簽訂完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、行政部門等，確保各部門能夠及時(shí)了解合同情況，做好后續(xù)工作。分發(fā)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄合同名稱、編號、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息。四、合同紙質(zhì)文檔歸檔管理（一）歸檔范圍公司簽訂的各類紙質(zhì)合同及其相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間合同簽訂完畢且履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同紙質(zhì)文檔整理歸檔。如有特殊情況需要延期歸檔，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并說明原因。（三）歸檔要求1.合同紙質(zhì)文檔應(yīng)按照合同編號順序進(jìn)行整理，確保文件的完整性和連貫性。2.每份合同應(yīng)附上相關(guān)的審批文件、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議等附件，并按照一定順序排列。3.合同歸檔文件應(yīng)保持整潔、清晰，不得隨意涂改、損壞。如有破損或字跡不清的情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明合同類別、年份、起止編號等信息，便于查找和管理。（四）檔案保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保合同紙質(zhì)文檔的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有丟失、損壞、泄露等情況，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行補(bǔ)救。3.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為[X]年，普通合同的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。五、合同紙質(zhì)文檔查閱與借閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同紙質(zhì)文檔的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門合同檔案室查閱。2.涉及公司核心機(jī)密或重大利益的合同，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱規(guī)定1.查閱人員應(yīng)在合同檔案室指定的地點(diǎn)查閱合同，不得將合同帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同紙質(zhì)文檔，不得在合同上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人員、查閱合同名稱及編號、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同紙質(zhì)文檔的，應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，注明借閱合同的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同紙質(zhì)文檔，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因保管不善造成合同丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還合同紙質(zhì)文檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查合同的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并向借閱人員核實(shí)。借閱人員確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。六、合同紙質(zhì)文檔變更與解除管理（一）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和編號。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議副本及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門，并對原合同紙質(zhì)文檔進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注和修改。同時(shí)，行政部門應(yīng)將變更協(xié)議歸檔，與原合同一并保管。（二）解除管理1.合同如需解除，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的程序，與對方協(xié)商一致后簽訂書面的解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和編號。2.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將解除協(xié)議副本及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門，并對原合同紙質(zhì)文檔進(jìn)行封存或銷毀（根據(jù)公司規(guī)定）。同時(shí)，行政部門應(yīng)將解除協(xié)議歸檔，作為合同管理的重要資料保存。七、合同紙質(zhì)文檔的銷毀管理（一）銷毀條件合同紙質(zhì)文檔保管期限屆滿，且經(jīng)相關(guān)部門審核同意銷毀的，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.行政部門檔案管理人員應(yīng)編制《合同銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀合同的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《合同銷毀清單》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，由行政部門組織實(shí)施合同銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員在《合同銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.合同銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全有效的方式，確保合同信息無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對合同紙質(zhì)文檔的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括合同簽訂、審批、歸檔、查閱、借閱、變更、解除、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將合同紙質(zhì)文檔管理工作納入公司績效考核體系，對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.對違反本制