公文辦理閉環管理制度一、總則（一）目的為進一步規范公司公文辦理流程，提高公文處理效率和質量，確保公文辦理工作的規范化、制度化、科學化，結合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來辦理。（三）基本原則1.準確及時原則：公文辦理要確保內容準確無誤，嚴格按照規定的時限要求完成，不得拖延積壓。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，加強公文在傳遞、處理、保管等環節的安全保密工作，防止公文泄露。3.規范統一原則：公文辦理要遵循統一的格式、流程和標準，確保公文的規范性和一致性。4.高效便捷原則：優化公文辦理流程，減少不必要的環節，提高工作效率，為公司各項工作提供有力支持。二、公文種類及格式（一）公文種類1.公司文件：適用于公司發布重要決策、規章制度、工作部署等。2.部門文件：適用于各部門傳達工作安排、通報情況等。3.請示：適用于向上級機關請求指示、批準事項。4.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。5.通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。6.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。7.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。7.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。8.標題：由發文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。14.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。18.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數順序號。三、公文辦理流程（一）收文辦理1.簽收公司辦公室負責公文的簽收工作。收到公文后，應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。對注明“親啟”的公文，應當送交收件人本人拆封。2.登記對簽收的公文，應當進行詳細登記，登記內容包括公文的標題、發文字號、發文機關、成文日期、密級、份數、收文日期等。登記后，應當及時將公文送辦公室負責人初審。3.初審辦公室負責人對收到的公文進行初審，初審的重點是公文的內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規，是否完整準確，格式是否規范，涉及其他部門或者地區職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，文種、格式是否符合要求等。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦對初審后的公文，辦公室應當根據公文內容和工作需要確定承辦部門。承辦部門收到交辦的公文后，應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當在規定的時限內辦結，并將辦理結果及時反饋給辦公室。需要兩個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門。主辦部門應當主動與協辦部門協商，協辦部門應當積極配合，共同做好公文的辦理工作。5.傳閱根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。傳閱的順序一般按照領導職務由高到低排列，特殊情況除外。6.催辦辦公室對公文的承辦情況進行跟蹤催辦，及時了解公文的辦理進展情況，督促承辦部門按時限要求辦結。催辦可以采取電話催辦、書面催辦等方式。對超過辦理時限的公文，應當及時向承辦部門或者承辦人了解原因，提出催辦意見。7.答復公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。答復公文應當做到內容準確、表述清晰、格式規范。（二）發文辦理1.擬稿公文由承辦部門負責擬稿。擬稿人應當根據公文內容和工作需要，按照公文格式要求進行擬稿。擬稿內容應當準確、完整、清晰，語言表達應當規范、簡潔、流暢。涉及其他部門的事項，應當主動與相關部門協商會簽。2.審核擬稿完成后，承辦部門應當將公文送部門負責人審核。部門負責人應當對公文的內容、格式、文字表述等進行全面審核，提出審核意見。審核通過后，承辦部門應當將公文送辦公室審核。辦公室審核的重點是公文的內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規，是否完整準確，格式是否規范，涉及其他部門或者地區職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，文種、格式是否符合要求等。經審核不符合規定的公文，承辦部門應當根據審核意見進行修改，修改后重新送審。3.簽發審核通過的公文，由辦公室送公司領導簽發。公司領導應當對公文的內容、格式、文字表述等進行認真審核，簽署簽發意見。重要公文應當由公司主要領導簽發。聯合行文時，應當由各發文機關的負責人共同簽發。4.登記公文簽發后，辦公室應當對公文進行登記，登記內容包括公文的標題、發文字號、發文機關、成文日期、密級、份數、印發日期等。5.印制辦公室根據公文的登記情況，安排專人進行印制。印制公文應當確保質量，符合格式要求。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。6.核發公文印制完成后，辦公室應當對公文的文字、格式、排版等進行全面核對，確保無誤后進行核發。核發的內容包括公文的份數、格式、裝訂等。對不符合要求的公文，應當及時進行整改，整改合格后再行核發。7.分發辦公室根據公文的主送機關、抄送機關等，將公文及時分發到相關部門和單位。分發公文應當做到準確、及時，確保公文能夠送達收件人手中。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應當及時將公文定稿、正本和有關材料整理歸檔。2.歸檔范圍應當按照國家有關規定和公司檔案管理制度執行。3.歸檔的公文應當齊全完整，格式規范，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。4.歸檔的公文應當按照年度、保管期限、文種等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查閱和管理。四、公文辦理責任追究（一）對違反本制度，有下列情形之一的，由公司辦公室責令改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：1.對收到的公文不按照規定簽收、登記、初審，造成公文延誤、丟失的；2.對交辦的公文不按照規定辦理，延誤、推諉，造成工作失誤的；3.在公文辦理過程中，泄露