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文檔簡介
學校電子辦公管理制度一、總則(一)目的為規范學校電子辦公行為,提高辦公效率,促進信息資源共享,實現學校管理的信息化、規范化和科學化,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于學校全體教職員工。(三)基本原則1.合法合規原則:嚴格遵守國家法律法規以及相關政策要求,確保電子辦公活動合法、合規。2.安全保密原則:加強電子信息安全管理,防止信息泄露、丟失和被篡改,保障學校和師生的信息安全。3.高效便捷原則:充分利用電子辦公手段,簡化工作流程,提高工作效率,為學校各項工作提供便捷支持。4.統一規范原則:對電子辦公的流程、標準、系統等進行統一規范,確保全校電子辦公的一致性和協調性。二、電子辦公設備管理(一)設備配備1.學校根據工作需要,為教職員工配備必要的電子辦公設備,如電腦、打印機、復印機、掃描儀等。2.設備采購應遵循學校相關采購規定,優先選擇性能穩定、質量可靠、節能環保的產品。(二)設備使用1.教職員工應正確使用電子辦公設備,按照操作規程進行操作,不得擅自拆卸、改裝設備。2.設備出現故障時,應及時向學校信息技術部門報修,不得自行維修,以免造成更大損失。3.教職員工離職或崗位變動時,應將所使用的電子辦公設備完好歸還學校,并辦理交接手續。(三)設備維護1.學校信息技術部門負責定期對電子辦公設備進行維護保養,確保設備正常運行。2.建立設備維護檔案,記錄設備的維修、保養情況,以便跟蹤設備狀態。三、電子辦公軟件管理(一)軟件安裝1.學校統一安裝和配置常用的電子辦公軟件,如辦公自動化系統(OA)、電子郵件系統、文檔處理軟件等。2.未經學校信息技術部門批準,教職員工不得擅自安裝其他軟件,以免影響系統兼容性和安全性。(二)軟件使用1.教職員工應熟練掌握學校統一安裝軟件的使用方法,按照軟件功能和操作流程進行工作。2.合理使用軟件資源,不得利用軟件進行與工作無關的活動,如玩游戲、觀看視頻等。(三)軟件升級1.學校信息技術部門負責及時對電子辦公軟件進行升級,以修復漏洞、提升性能和增加功能。2.教職員工應積極配合軟件升級工作,在升級前備份重要數據,升級過程中按照提示進行操作,確保升級成功。四、電子文件管理(一)文件創建與編輯1.教職員工應使用學校統一規定的電子文檔格式(如.docx、.xlsx、.pptx等)創建和編輯文件,確保文件格式規范、易于共享和保存。2.文件內容應準確、完整、清晰,語言表達規范,邏輯嚴謹。(二)文件命名1.文件命名應遵循簡潔明了、準確反映文件內容的原則,一般采用“主題+日期+作者”的格式。2.避免使用模糊、易混淆的文件名,確保文件在存儲和檢索時能夠快速定位。(三)文件存儲1.教職員工應將電子文件存儲在學校指定的存儲區域,如共享文件夾、服務器等,不得私自存儲在個人移動存儲設備或其他未經授權的位置。2.根據文件的性質和用途,合理分類存儲文件,建立清晰的文件夾結構,便于查找和管理。(四)文件共享1.對于需要共享的文件,教職員工應按照學校規定的權限設置,將文件共享給相關人員,并確保共享范圍合理、安全。2.在共享文件時,應明確文件的使用權限和注意事項,避免文件被濫用或泄露。(五)文件備份1.定期對重要電子文件進行備份,備份方式可采用本地備份和異地備份相結合,確保文件數據的安全性和完整性。2.備份周期可根據文件的重要程度和更新頻率確定,一般重要文件每周備份一次,關鍵文件每天備份一次。(六)文件銷毀1.對于已不再需要的電子文件,應按照學校規定的程序進行銷毀,確保文件信息徹底清除,防止信息泄露。2.文件銷毀前,應進行嚴格的審批,審批通過后采用安全可靠的方式進行銷毀,如刪除存儲介質、格式化存儲設備等,并做好銷毀記錄。五、電子郵件管理(一)郵箱使用1.學校為教職員工分配專用的電子郵件賬號,教職員工應妥善保管賬號和密碼,不得泄露給他人。2.使用電子郵件進行工作溝通時,應注意語言文明、禮貌,主題明確,內容簡潔明了,避免使用不當言辭或發送無關郵件。(二)郵件發送1.發送郵件時,應準確填寫收件人、抄送人和密送人地址,確保郵件發送給正確的人員。2.對于重要郵件,應在發送前仔細核對內容,確認無誤后再發送,并可要求對方收到郵件后進行確認回復。(三)郵件接收與處理1.教職員工應定期查看電子郵件,及時處理收到的郵件,對于緊急郵件應優先處理,避免延誤工作。2.對于需要回復的郵件,應在規定時間內給予答復,如遇特殊情況無法及時回復,應向發件人說明原因。(四)郵件歸檔1.定期對電子郵件進行歸檔,可按照郵件主題、時間、發件人等進行分類存儲,便于日后查閱和參考。2.重要郵件應進行單獨備份,保存期限根據學校相關規定執行。六、辦公自動化系統(OA)管理(一)系統登錄1.教職員工使用學校分配的賬號和密碼登錄辦公自動化系統,登錄后應及時修改初始密碼,并妥善保管賬號信息。2.如忘記密碼或賬號被盜用,應及時向學校信息技術部門申請重置密碼或掛失賬號。(二)流程使用1.熟悉辦公自動化系統中各類工作流程的操作方法,根據工作需要發起相應的流程,如請假流程、報銷流程、文件審批流程等。2.在發起流程時,應準確填寫相關信息,上傳必要的附件,確保流程信息完整、準確。3.按照流程設定的環節和要求,及時處理流程中的各項任務,如審批、簽收、反饋等,不得拖延或拒絕處理。(三)信息發布1.有權限的教職員工可在辦公自動化系統中發布學校通知、公告、新聞等信息,發布內容應經審核后發布,確保信息真實、準確、及時。2.關注系統中發布的各類信息,及時了解學校工作動態和相關要求,積極參與互動和反饋。(四)系統維護1.愛護辦公自動化系統,不得進行惡意攻擊、破壞系統等行為,發現系統故障或異常情況及時向學校信息技術部門報告。2.配合學校信息技術部門做好系統的升級、維護等工作,確保系統的正常運行和功能完善。七、電子辦公安全管理(一)網絡安全1.教職員工應遵守學校網絡安全規定,不得在學校網絡環境中進行非法網絡活動,如網絡攻擊、網絡詐騙、傳播病毒等。2.妥善保管個人網絡設備(如筆記本電腦、移動設備等),設置強密碼,并定期更新密碼,防止設備被盜用或信息泄露。3.在使用公共網絡時,注意網絡安全,避免在不安全的網絡環境中進行涉及學校敏感信息的操作。(二)信息安全1.嚴格遵守學校信息安全保密制度,不得泄露學校機密信息、師生個人隱私信息等。2.在處理涉及學校機密信息的電子文件時,應按照規定的保密級別進行操作,如加密存儲、限制訪問權限等。3.對于因工作需要接觸到的敏感信息,應妥善保管,工作結束后及時清理相關信息,不得私自留存。(三)數據備份與恢復1.按照學校規定定期對重要電子數據進行備份,并將備份數據存儲在安全可靠的位置。2.了解學校數據恢復流程和方法,在數據丟失或損壞時,能夠及時配合學校信息技術部門進行數據恢復工作,減少損失。(四)安全培訓與教育1.學校定期組織教職員工參加電子辦公安全培訓與教育活動,提高教職員工的安全意識和操作技能。2.教職員工應積極參加安全培訓與教育活動,認真學習安全知識和技能,自覺遵守安全規定。八、電子辦公監督與考核(一)監督機制1.學校設立電子辦公監督小組,負責對教職員工的電子辦公行為進行監督檢查。2.監督小組通過定期檢查、不定期抽查等方式,對電子辦公設備使用、軟件安裝與使用、文件管理、郵件處理、OA系統操作等情況進行檢查,發現問題及時督促整改。(二)考核辦法1.將電子辦公情況納入教職員工績效考核體系,考核內容包括電子辦公設備維護、軟件使用規范、文件管理質量、郵件處理效率、OA系統操作準確性
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