軍品項目資料管理制度一、總則（一）目的為加強軍品項目資料的管理，確保資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高項目管理效率，保障軍品項目順利實施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及軍品項目資料的產生、收集、整理、存儲、使用、傳遞、歸檔和銷毀等活動。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映軍品項目的實際情況，確保數據準確、內容真實。2.完整性原則：涵蓋項目從策劃到交付全過程的各類資料，保證資料無缺失。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及軍事秘密、商業秘密等敏感信息的資料進行妥善保管，防止泄露。4.規范性原則：資料的格式、編號、分類等應遵循統一規范，便于管理和查詢。5.可追溯性原則：能夠通過資料追溯項目的歷史過程、決策依據和執行情況。二、職責分工（一）項目負責人1.負責組織本項目資料的收集、整理和審核工作，確保資料的完整性和準確性。2.對項目資料的真實性和保密性負責，按照規定及時提交和移交資料。3.協調項目團隊成員配合資料管理工作，明確各成員在資料管理方面的職責。（二）資料管理人員1.制定和完善軍品項目資料管理的具體流程和操作規范。2.負責資料的集中收集、分類整理、存儲保管、檢索查詢和日常維護等工作。3.對資料的保密性進行監督檢查，確保資料安全。4.協助項目負責人進行資料的審核和歸檔工作，指導項目團隊成員正確管理資料。（三）各部門1.按照職責分工，負責本部門產生的軍品項目資料的收集、整理和初步審核，并及時提交給資料管理人員。2.在項目實施過程中，配合資料管理人員做好資料的管理工作，提供必要的支持和協助。3.對本部門使用的資料進行妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。（四）保密管理部門1.負責對軍品項目資料的保密工作進行指導和監督，制定保密制度和措施。2.對涉及保密資料的人員進行審查和培訓，確保人員具備保密意識和能力。3.對資料管理過程中的保密違規行為進行查處，追究相關人員的責任。三、資料分類與編號（一）資料分類1.項目策劃類：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目策劃書、任務書等。2.技術文件類：如設計圖紙、技術規范、工藝文件、測試報告、質量檢驗文件等。3.合同協議類：采購合同、銷售合同、合作協議、保密協議等。4.項目管理類：項目進度計劃、項目周報、月報、會議紀要、風險管理文檔等。5.質量保證類：質量管理體系文件、質量計劃、質量審核報告等。6.售后服務類：維修記錄、客戶反饋、售后服務報告等。7.其他類：不屬于以上分類的其他相關資料，如培訓資料、宣傳資料等。（二）編號規則1.資料編號采用統一的編碼體系，由字母和數字組成，確保編號的唯一性。2.編號格式為：[項目編號][分類代碼][順序號]。項目編號：按照公司規定的項目編號規則編制，用于標識具體的軍品項目。分類代碼：根據資料分類設置相應的代碼，如“CP”表示項目策劃類，“JS”表示技術文件類等。順序號：按照資料產生的先后順序依次編號。3.示例：[JP001][CP]001，表示軍品項目JP001的項目策劃類資料中的第1份文件。四、資料收集與整理（一）收集要求1.項目負責人應在項目啟動初期明確資料收集的范圍、內容和時間節點，并向項目團隊成員傳達。2.各部門和項目團隊成員應按照要求及時收集本部門或本人產生的資料，確保資料的完整性和及時性。3.對于外部獲取的資料，如供應商提供的技術文件、客戶反饋等，應在接收后及時進行登記和整理。（二）整理規范1.資料管理人員應指導項目團隊成員對收集到的資料進行初步整理，按照分類要求進行分類。2.對資料進行編號、編目，填寫資料清單，注明資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對資料進行審核，確保資料內容準確、格式規范、簽字蓋章齊全。對于不符合要求的資料，應及時返回相關部門或人員進行修改補充。4.對電子資料應進行備份，并按照統一的命名規則進行命名，便于存儲和檢索。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.設立專門的資料檔案室，配備必要的存儲設備，如檔案柜、磁盤陣列、光盤庫等，用于存放紙質資料和電子資料。2.對紙質資料應按照分類順序進行存放，建立索引目錄，便于查找。3.對電子資料應進行分類存儲，建立文件夾結構，按照編號規則進行命名，并定期進行數據備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。（二）保管期限1.根據軍品項目的特點和相關法律法規要求，確定各類資料的保管期限。2.一般情況下，項目策劃類、合同協議類、項目管理類資料保管期限為項目結束后[X]年；技術文件類、質量保證類資料保管期限為產品使用壽命周期結束后[X]年；售后服務類資料保管期限為售后服務結束后[X]年。3.對于涉及軍事秘密、商業秘密等敏感信息的資料，應按照保密規定確定保管期限，直至保密期限屆滿或解密。（三）安全管理1.資料檔案室應安裝必要的安全防護設備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設施，確保資料的安全。2.嚴格限制資料檔案室的訪問權限，未經授權人員不得進入。進入資料檔案室的人員應進行登記，注明進入時間、事由等信息。3.對資料的借閱、歸還等情況進行詳細記錄，定期進行盤點核對，確保資料數量準確、狀態良好。4.制定應急預案，如發生火災、水災、盜竊等突發事件，應及時采取措施保護資料，并按照規定進行報告和處理。六、資料使用與傳遞（一）使用規定1.因工作需要使用軍品項目資料的人員，應填寫資料借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經部門負責人和資料管理人員審批后，方可借閱。2.借閱人員應按照規定的用途使用資料，不得擅自復制、轉借、涂改或泄露資料內容。如需復制資料，應另行填寫復制申請表，經審批同意后，在資料管理人員的監督下進行復制。3.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還資料。如需延期借閱，應重新辦理申請手續。4.資料使用過程中應妥善保管，防止丟失、損壞。如發現資料丟失或損壞，應立即報告資料管理人員，并采取措施進行補救。（二）傳遞流程1.軍品項目資料在公司內部傳遞時，應填寫資料傳遞單，注明傳遞資料的名稱、編號、傳遞原因、接收部門和人員等信息。2.傳遞單經部門負責人簽字后，交資料管理人員進行傳遞。資料管理人員應及時跟蹤資料的傳遞情況，確保資料安全、準確地送達接收部門或人員。3.對于需要傳遞給外部單位的軍品項目資料，應按照保密規定進行處理，采取加密傳輸、專人遞送等方式，確保資料不被泄露。在傳遞前，應填寫外部資料傳遞申請表，經審批同意后，方可進行傳遞。七、資料歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.項目結束后，項目負責人應組織對項目資料進行全面清理和整理，確保資料齊全、完整、準確。2.資料管理人員按照歸檔要求對項目資料進行分類、編號、編目，填寫歸檔清單，辦理歸檔手續。3.歸檔資料應一式兩份，一份存放在資料檔案室，一份由項目負責人所在部門留存備查。4.對歸檔資料應建立電子檔案目錄，便于查詢和檢索。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并定期進行數據備份。（二）銷毀程序1.對于超過保管期限且無需繼續保存的軍品項目資料，由資料管理人員提出銷毀申請，填寫資料銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.申請表經部門負責人、保密管理部門審核同意后，報公司主管領導批準。3.批準后，由資料管理人員會同相關人員在指定地點對資料進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對涉及軍事秘密、商業秘密等敏感信息的資料，應按照保密規定進行專門銷毀，確保信息安全。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對軍品項目資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、存儲、使用、傳遞、歸檔和銷毀等環節。2.資料管理人員應定期對資料進行盤點核對，確保資料的數量、狀態與記錄一致。發現問題應及時查明原因，并采取措施進行整改。3.保密管理部門應不定期對資料的保密情況進行檢查，發現保密違規行為應及時制止，并按照規定進行處理。（二）考核評價1.將軍品項目資料管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表