完善征收資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司征收資料管理，確保征收資料的完整性、準確性和安全性，提高征收工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及征收資料管理的各部門及相關工作人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則：征收資料由專門部門或專人進行集中管理，確保資料的一致性和規范性。2.真實準確原則：資料應如實反映征收工作的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護征收資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：在保證資料管理質量的前提下，提高資料查詢、使用的效率，為征收工作提供有力支持。二、征收資料的分類與范圍（一）征收項目基礎資料1.征收項目立項文件，包括政府相關部門的批復、項目可行性研究報告等。2.征收范圍紅線圖，明確征收區域的具體邊界。3.征收項目涉及的土地、房屋等產權證明文件。（二）征收對象資料1.被征收人的基本信息，如姓名、身份證號碼、聯系方式、家庭住址等。2.被征收房屋或土地的詳細情況，包括房屋建筑面積、結構、用途，土地面積、性質等。3.被征收人與征收相關的協議、合同，如房屋租賃合同、土地出讓合同等。（三）征收過程資料1.征收公告、通知等相關文件，記錄征收工作的啟動及告知情況。2.入戶調查記錄，包括對被征收對象房屋狀況、家庭人口等的調查結果。3.評估報告，由專業評估機構出具的被征收房屋或土地的價值評估報告。4.協商談判記錄，包括與被征收人就補償安置等問題進行協商的過程和結果。5.征收補償安置協議，明確雙方權利義務及補償安置的具體內容。（四）財務資料1.征收補償費用預算及結算文件，記錄征收成本的預計和實際支出情況。2.支付憑證，如補償款發放記錄、相關費用報銷憑證等。（五）其他資料1.與征收工作相關的會議紀要，記錄重要決策和工作安排。2.上級部門的指示、要求及相關政策文件。3.征收工作中產生的其他有保存價值的資料。三、征收資料的收集（一）責任分工1.征收項目負責人負責組織協調征收資料的收集工作，并明確各階段資料收集的責任人。2.涉及征收工作的各部門按照職責分工，負責收集本部門工作中產生的相關資料。（二）收集要求1.資料收集應及時、完整，確保在征收工作的各個環節中，相關資料都能得到有效收集。2.收集的資料應真實、準確，提供資料的人員應對資料的真實性負責。3.對于重要資料，應收集原件，并同時留存復印件以備查。（三）收集流程1.各責任人按照規定的時間節點，將收集到的資料提交給征收項目負責人或指定的資料收集人員。2.資料收集人員對提交的資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性，對于不符合要求的資料，及時返回責任人進行補充或修正。四、征收資料的整理（一）整理原則1.分類清晰原則：按照征收資料的分類標準，對收集到的資料進行分類整理，便于查找和管理。2.順序規范原則：同一類資料應按照一定的順序進行排列，如時間順序、重要程度順序等。3.標識明確原則：對每份資料或每組資料進行明確的標識，注明資料名稱、日期、來源等關鍵信息。（二）整理方法1.紙質資料整理去除資料中的無關頁面，如空白頁、重復頁等。對資料進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查詢。按照分類順序，將資料裝訂成冊，并在每冊資料首頁制作目錄，注明資料內容及頁碼。2.電子資料整理建立電子文件夾，按照征收資料的分類進行命名和存放。對電子資料進行命名規范，文件名應包含資料名稱、日期、版本等關鍵信息，便于查找和識別。定期對電子資料進行備份，防止數據丟失。（三）整理流程1.資料收集人員將初步審核后的資料提交給資料整理人員。2.資料整理人員按照整理原則和方法，對資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.在整理過程中，如發現資料存在缺失或錯誤等問題，及時與相關責任人溝通核實，并進行補充或修正。五、征收資料的歸檔（一）歸檔范圍經過整理后的征收資料，均應按照規定進行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔資料應齊全、完整、準確，符合整理要求。2.歸檔資料應使用統一規格的檔案盒或檔案袋進行存放，并在檔案盒或檔案袋上標明征收項目名稱、資料類別、歸檔日期等信息。3.電子資料應與紙質資料相對應，一并歸檔保存，并建立電子檔案索引，便于查詢。（三）歸檔流程1.資料整理人員完成資料整理后，填寫歸檔清單，注明資料名稱、數量、歸檔日期等信息。2.將紙質資料和電子資料按照歸檔要求進行整理存放，并將歸檔清單提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員對歸檔資料進行核對，確認無誤后，將資料存入檔案庫，并更新檔案管理系統中的相關信息。六、征收資料的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫，用于存放征收資料。檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質資料應按照類別、年度、項目等進行分類存放，便于查找和管理。2.電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行數據備份，備份數據應異地存放，防止數據丟失。（三）保管期限1.征收資料的保管期限根據國家相關法律法規和公司規定執行。一般情況下，重要的征收資料應永久保存，其他資料的保管期限不少于[X]年。2.保管期限屆滿后，經公司相關部門審核批準，可按照規定進行銷毀。（四）保管責任1.檔案管理人員負責征收資料的日常保管工作，定期對檔案庫進行檢查，確保資料的安全。2.如發現資料存在損壞、丟失等情況，檔案管理人員應及時報告，并采取相應的措施進行處理。七、征收資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部因工作需要查閱征收資料的人員，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、查閱時間等信息。2.查閱申請表經所在部門負責人審核批準后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據查閱申請表，為查閱人員提供相應的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。（二）使用規定1.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫。2.查閱人員不得在資料上涂改、標記、污損或抽取、撤換資料。如需復印或摘錄資料，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行操作。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將資料歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認。（三）特殊情況處理1.外單位因工作需要查閱征收資料的，應按照公司對外信息披露的相關規定，辦理審批手續。審批通過后，由公司相關人員陪同查閱，并按照查閱與使用規定進行操作。2.涉及國家機密或公司商業秘密的征收資料，查閱和使用應嚴格按照國家保密法律法規和公司保密制度執行，確保資料安全。八、征收資料的銷毀（一）銷毀條件1.征收資料保管期限屆滿，且經公司相關部門審核批準后，可進行銷毀。2.因不可抗力等原因導致資料損壞、丟失，無法繼續保存的，經公司相關部門核實后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員根據資料的保管期限和實際情況，定期清理到期應銷毀的資料，并填寫銷毀清單，注明資料名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經檔案管理部門負責人審核后，提交給公司分管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關部門人員，在指定地點對資料進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、資料名稱、數量、銷毀人員等信息。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監督人員應在銷毀記錄上簽字確認。九、監督與檢查（一）監督部門公司設立專門的監督部門，負責對征收資料管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.征收資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱與使用等環節是否符合本制度的規定。2.資料的完整性、準確性和安全性是否得到保障。3.檔案管理人員的工作是否認真負責，是否嚴格執行相關操作規程。（三）檢查方式1.定期檢查：監督部門定期對征收資料管理情況進行全面檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.不定期抽查：監督部門不定期對征收資料管理的某個環節或部分資料進行抽查，及時發現問題并督促整改。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，監督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況