工會物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司工會物資采購管理，規范采購行為，確保采購物資的質量，提高資金使用效益，保障工會工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會組織的各類物資采購活動，包括但不限于辦公用品、活動用品、慰問物資等。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購活動合法合規。2.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受工會會員的監督。3.質量優先原則：優先采購質量可靠、符合工會工作需求的物資。4.效益原則：在保證物資質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購計劃與預算管理（一）采購計劃制定1.工會各部門應根據工作實際需要，提前制定物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。2.采購計劃需經工會主席審核批準后實施。對于重大采購項目，應提交工會委員會討論通過。（二）預算編制與執行1.工會應根據采購計劃編制年度采購預算，采購預算應詳細列出各項采購項目的預算金額。2.采購預算經公司財務部門審核、公司管理層批準后執行。在預算執行過程中，應嚴格控制采購支出，確保不超出預算范圍。3.如因工作需要確需調整采購預算，應按照預算編制與審批程序辦理相關手續。三、采購流程（一）采購申請1.工會各部門根據批準的采購計劃，填寫《工會物資采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交至工會辦公室。2.《工會物資采購申請表》應由部門負責人簽字確認。（二）采購審批1.工會辦公室收到采購申請后，對申請內容進行初審。初審內容包括采購申請的必要性、采購物資的規格型號是否符合要求、采購數量是否合理等。2.初審通過后，將采購申請提交工會主席審批。工會主席根據實際情況進行審批，對于金額較大或重要的采購項目，可提交工會委員會審議。（三）采購方式選擇1.根據采購物資的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。2.對于符合下列情形之一的采購項目，應采用公開招標方式：采購金額達到國家規定的公開招標限額標準的；采購項目具有通用性，市場競爭充分的；其他適宜公開招標的情形。3.對于符合下列情形之一的采購項目，可采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。4.對于符合下列情形之一的采購項目，可采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足工會緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。5.對于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。6.對于符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（四）供應商選擇與管理1.對于采用公開招標、邀請招標、競爭性談判等采購方式的項目，應按照相關法律法規和公司規定的程序確定供應商。2.建立供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估和管理。定期對供應商進行考核，對于不符合要求的供應商，及時清理出庫。3.在選擇供應商時，應優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。同時，應充分考慮供應商的生產能力、供貨及時性等因素。（五）采購合同簽訂1.采購項目確定供應商后，應及時簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等內容。2.采購合同應由工會辦公室負責起草，經工會主席審核后，與供應商簽訂。對于重大采購合同，應提交工會委員會審議通過。3.在簽訂采購合同前，應仔細審查合同條款，確保合同內容合法合規、明確具體、公平合理。對于合同中的重要條款，應與供應商進行充分溝通和協商，達成一致意見。（六）采購實施與驗收1.采購合同簽訂后，工會辦公室應及時通知供應商按照合同約定的時間、地點和要求提供物資。2.供應商交貨時，應提供物資的質量證明文件、發票等相關資料。工會辦公室應組織相關人員對物資進行驗收，驗收內容包括物資的名稱、規格型號、數量、質量等是否符合合同要求。3.對于驗收合格的物資，應辦理入庫手續，并填寫《工會物資入庫單》。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通協商，要求供應商限期更換或處理。如供應商拒絕履行義務，可按照合同約定追究其違約責任。（七）付款管理1.采購物資驗收合格后，工會辦公室應按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續。2.付款申請應附采購合同、發票、驗收報告等相關資料，經工會主席審核批準后，提交公司財務部門辦理付款。3.財務部門應嚴格按照公司財務制度和采購合同約定進行付款審核，確保付款金額準確無誤、付款手續齊全合規。對于不符合付款條件的，應及時通知工會辦公室進行整改。四、采購監督與審計（一）內部監督1.工會成立采購監督小組，負責對采購活動進行全程監督。采購監督小組應由工會會員代表、財務人員等組成。2.采購監督小組應定期對采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.工會會員有權對采購活動進行監督，如發現違規行為，可向工會辦公室或采購監督小組反映。工會辦公室或采購監督小組應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給舉報人。（二）審計監督1.公司審計部門應定期對工會物資采購情況進行審計，審計內容包括采購計劃的制定與執行、采購預算的編制與執行、采購流程的合規性、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對于審計發現的問題，提出整改建議和處理意見。工會應按照審計報告的要求，及時進行整改，并將整改情況書面報告審計部門。五、檔案管理（一）采購檔案內容1.采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購計劃、采購申請、采購審批文件、采購合同、供應商資料、驗收報告、發票等，均應作為采購檔案進行管理。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行整理歸檔，確保檔案資料完整、準確、清晰。（二）檔案保管與查閱1.采購檔案由工會辦公室指定專人負責保管，保管期限按照公司檔案管理規定執行。2.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《工會物資采購檔案查閱申請表》，經工會主席批準后，方可查閱。查閱檔案時，應