公司外出報備管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工外出管理，規范外出報備流程，確保員工外出期間工作的正常銜接與公司整體運營的順暢，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員及其他臨時工作人員。（三）基本原則1.確保工作連續性原則：員工外出期間應確保所負責的工作不受影響，提前做好工作交接安排，必要時指定臨時負責人。2.及時報備原則：員工應在外出前按照規定的流程和時間要求進行報備，不得事后補報或不報。3.分級管理原則：根據員工外出的性質、時長、目的地等因素，實行分級分類管理，明確不同層級的審批權限。二、外出分類及定義（一）因公出差因公司業務需要前往公司注冊地以外的地區開展商務活動，包括但不限于參加會議、洽談業務、項目調研、培訓學習等。（二）因公外出在公司所在城市范圍內，因工作需要到公司以外的地點辦理與工作相關的事務，如拜訪客戶、供應商、政府部門等，但當日能夠往返的情況。（三）請假外出因個人原因需要離開工作崗位，請假時間超過半天的情況，包括病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等各類法定假期及公司規定的其他請假類型。三、外出報備流程（一）因公出差報備流程1.填寫申請表：員工需提前[X]個工作日填寫《因公出差申請表》，詳細注明出差事由、目的地、出發日期、返回日期、預計費用等信息。2.部門負責人審批：部門負責人對員工的出差申請進行審核，重點審核出差必要性、工作安排合理性以及費用預算的準確性等。如同意出差，在申請表上簽署意見并簽字。3.分管領導審批：根據公司組織架構和審批權限，涉及重要項目、大額費用或跨部門協作的出差申請，需報分管領導審批。分管領導審批通過后簽字確認。4.財務部門審核：財務部門對出差費用預算進行審核，確保費用支出符合公司財務規定和相關標準。審核通過后在申請表上蓋章。5.總經理審批：對于涉及公司重大戰略、重要決策或高額費用的出差申請，需經總經理審批。總經理審批通過后簽字。6.行政部門備案：員工將經各級審批通過的《因公出差申請表》交至行政部門備案，行政部門據此安排出差相關事宜，如預訂機票、酒店等，并做好出差行程跟蹤。（二）因公外出報備流程1.填寫申請表：員工在因公外出當天或提前[X]小時填寫《因公外出申請表》，注明外出事由、前往地點、預計返回時間等。2.部門負責人審批：部門負責人對因公外出申請進行審批，確認外出事項與工作相關且不會影響部門正常工作開展。審批通過后簽字。3.行政部門備案：員工將審批后的申請表交行政部門備案，行政部門記錄員工外出信息，以便掌握員工動態。（三）請假外出報備流程1.填寫請假申請表：員工根據請假類型填寫相應的《請假申請表》，詳細說明請假事由、請假起止日期等信息。2.部門負責人審批：部門負責人根據員工的工作安排和實際情況進行審批，對于請假天數較短且不影響工作的申請，可直接批準；對于請假天數較長或可能對工作造成較大影響的申請，需與員工溝通并評估后決定是否批準。部門負責人審批通過后簽字。3.分管領導審批（如有需要）：根據公司規定和審批權限，某些請假申請可能需要分管領導審批。分管領導審批通過后簽字。4.人力資源部門審核備案：人力資源部門對請假申請進行審核，確認請假類型符合公司規定、請假手續完備等。審核通過后在申請表上蓋章并備案，同時更新員工考勤記錄。四、審批權限（一）一般員工1.因公出差：單次出差費用預算在[X]元以下，且出差時間在[X]天以內的，由部門負責人審批；超過上述標準的，需報分管領導審批。2.因公外出：由部門負責人審批。3.請假外出：請假天數在[X]天以內的，由部門負責人審批；請假天數在[X]天以上[X]天以內的，由部門負責人審核后報分管領導審批；請假天數超過[X]天的，需經總經理審批。（二）部門主管1.因公出差：無論費用預算和出差時長，均需報分管領導審批。2.因公外出：由分管領導審批。3.請假外出：請假天數在[X]天以內的，由分管領導審批；請假天數在[X]天以上的，需經總經理審批。（三）部門經理1.因公出差：需報總經理審批。2.因公外出：由總經理審批。3.請假外出：無論請假天數多少，均需經總經理審批。（四）公司高層管理人員因公出差、因公外出及請假外出，均需經總經理審批（如總經理外出，可根據授權由其他指定領導審批）。五、外出期間工作安排（一）工作交接1.員工在外出前，應與直接上級和相關同事進行充分的工作交接。交接內容包括但不限于正在處理的工作任務、重要文件資料、待辦事項、客戶信息、項目進展情況等。2.交接雙方應填寫《工作交接清單》，詳細記錄交接事項，并簽字確認。《工作交接清單》一式兩份，交接雙方各執一份，同時交一份至部門存檔。（二）臨時負責人指定1.如員工外出時間較長或所負責工作較為重要，可能影響部門正常運轉時，部門負責人應指定臨時負責人。2.臨時負責人應熟悉被交接工作的情況，具備相應的工作能力和經驗，能夠在原員工外出期間承擔起相關工作職責。3.原員工應向臨時負責人詳細介紹工作內容、重點事項及注意事項，并提供必要的協助和支持。（三）工作匯報1.員工在外出期間，應保持與公司的溝通聯系，按照公司要求定期匯報工作進展情況。2.對于重要工作事項或突發情況，應及時向直接上級和相關領導匯報，以便公司及時做出決策和協調資源。3.匯報方式可根據實際情況選擇電話、郵件、即時通訊工具等，但需確保匯報內容準確、清晰、完整。六、費用報銷（一）報銷標準1.因公出差費用報銷標準按照公司《差旅費管理辦法》執行，明確規定了交通、住宿、餐飲、市內交通等各項費用的報銷限額和標準。2.因公外出期間產生的合理費用，如交通費用、業務招待費用等，按照公司相關財務制度進行報銷。（二）報銷流程1.員工在出差或外出返回后[X]個工作日內，整理好相關報銷憑證，填寫《費用報銷單》，并附上經審批的《因公出差申請表》或《因公外出申請表》。2.將《費用報銷單》及相關憑證提交至部門負責人審核，部門負責人重點審核費用支出的合理性、真實性以及是否與出差或外出事由相符。審核通過后簽字。3.財務部門對報銷憑證和費用進行詳細審核，檢查報銷內容是否符合公司財務制度和報銷標準，票據是否合法合規等。審核通過后在報銷單上簽字并蓋章。4.按照公司審批權限，將報銷單提交至相應領導審批。審批通過后，財務部門予以報銷。七、考勤管理（一）出差考勤1.員工因公出差期間，按照實際出差天數計算考勤，不計入正常出勤天數。2.出差期間如需請假或因特殊情況需要調整行程的，應按照請假外出報備流程進行申請和審批。（二）因公外出考勤1.員工因公外出當天能夠往返的，按照正常出勤計算考勤。如因特殊情況未能按時返回公司，需按照請假外出報備流程進行申請和審批。2.因公外出時間超過半天的，在考勤記錄中予以注明。（三）請假外出考勤1.員工請假外出期間，按照請假天數計算缺勤天數，扣除相應的工資、獎金及福利。2.請假結束后，員工應及時到公司銷假，恢復正常考勤。八、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對員工外出報備情況進行檢查，核對員工是否按照規定流程進行報備，審批手續是否齊全。2.檢查內容包括《因公出差申請表》、《因公外出申請表》、《請假申請表》及相關審批記錄等。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據工作需要，對員工外出報備情況進行不定期抽查。2.對于抽查中發現的問題，及時要求相關員工進行整改，并視情節輕重給予相應的處理。（三）違規處理1.對于未按照規定進行外出報備的員工，給予警告處分，并責令其限期補辦報備手續。2.因未報備外出導致工作延誤、公司利益受損或造成其他不良影響的，視情節輕重給予相應的經濟處罰、降職降薪、解除勞動合同等處理