幼兒檔案專人管理制度一、總則（一）目的為了規范幼兒檔案管理工作，確保幼兒檔案的完整性、準確性和安全性，為幼兒的教育教學、健康成長以及家園溝通提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園全體幼兒檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映幼兒的實際情況。2.完整性原則：涵蓋幼兒成長過程中的各類重要信息，確保檔案全面。3.保密性原則：嚴格保護幼兒檔案信息，防止泄露。4.動態更新原則：隨著幼兒成長和情況變化，及時更新檔案內容。二、檔案管理人員職責（一）專人負責設立專門的幼兒檔案管理人員，負責幼兒檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。檔案管理人員應具備責任心強、細心認真、保密意識高的素質。（二）具體職責1.收集工作定期向教師、保育員等相關人員收集幼兒的各類資料，包括但不限于入園登記表、健康檢查表、疫苗接種記錄、學習作品、評語等。提醒相關人員及時提交新產生的幼兒信息資料。2.整理與歸檔對收集到的資料進行分類整理，按照檔案類別和時間順序進行編號和排序。將整理好的資料準確無誤地歸檔到相應的檔案盒或文件夾中，并做好標識。3.保管工作確保檔案存放環境安全、整潔、干燥，防止檔案損壞、丟失或受潮。對檔案進行定期檢查，如發現問題及時采取措施處理，并記錄相關情況。嚴格遵守保密規定，非授權人員不得查閱、借閱幼兒檔案。4.查閱服務按照規定的程序和權限，為教師、家長等提供檔案查閱服務。對查閱情況進行詳細登記，包括查閱人、查閱時間、查閱內容等。5.數據錄入與維護將重要的幼兒檔案信息錄入電子檔案系統，建立電子檔案數據庫。定期對電子檔案進行備份，確保數據安全。根據實際情況及時更新電子檔案中的信息，保證數據的準確性和時效性。三、檔案內容與分類（一）入園檔案1.入園登記表：記錄幼兒基本信息，包括姓名、性別、出生日期、籍貫、家庭住址、父母姓名及聯系方式等。2.健康檢查表：包含幼兒入園時的身體檢查結果，如身高、體重、視力、聽力、口腔等方面的檢查情況。3.疫苗接種記錄：詳細記錄幼兒的疫苗接種情況，確保疫苗接種全程可追溯。（二）學習檔案1.學習作品：收集幼兒在園內的各類學習作品，如畫作、手工、書寫作業等，展示幼兒的學習成果和發展過程。2.學習評語：教師對幼兒在學習過程中的表現、進步情況、優點與不足等進行的評價和反饋。（三）生活檔案1.日常表現記錄：保育員及教師記錄幼兒在園的日常行為表現，如出勤情況、飲食習慣、睡眠情況、社交互動等。2.特殊事件記錄：記錄幼兒在園期間發生的特殊事件，如生病就醫、意外受傷、情緒波動較大等情況及處理過程。（四）家園溝通檔案1.家長意見反饋：收集家長對幼兒園教育教學、管理服務等方面的意見和建議，以及家長與教師之間的溝通記錄。2.家園活動記錄：記錄幼兒園組織的家園活動情況，如家長會、親子活動、家長開放日等活動的相關資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位人員應按照規定的時間和要求，主動向檔案管理人員提交相關幼兒檔案資料。2.提交的資料應真實、完整、清晰，如有涂改或缺失應及時說明情況并補充完整。3.對于重要或緊急的資料，應優先收集并及時傳遞給檔案管理人員。（二）整理流程1.檔案管理人員收到資料后，首先對資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.按照檔案分類標準，對資料進行分類。對于同一類別的資料，再根據時間順序或其他合理方式進行排序。3.為每份資料或每組資料編寫唯一的編號，編號應便于識別和查找。4.制作資料清單，詳細記錄每份資料的名稱、編號、來源、日期等信息，確保清單與檔案內容一致。五、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列。2.電子檔案存儲在服務器或專用存儲設備上，并進行定期備份。備份數據分別存儲在不同的介質和地點，以防止數據丟失。（二）保管環境1.檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內，避免陽光直射和潮濕環境對檔案的損害。2.電子檔案存儲設備應定期進行維護和檢查，確保設備運行正常，數據安全。（三）安全措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得隨意泄露幼兒檔案信息。未經授權，任何人不得查閱、復制、傳播幼兒檔案內容。2.加強檔案存放地點的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設施，如監控攝像頭、防火門、除濕機等。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量和內容，如發現問題及時查明原因并報告處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.教師因教育教學需要，可查閱本班幼兒的檔案。查閱時應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.家長如需查閱幼兒檔案，應提前向幼兒園提出申請，經批準后在檔案管理人員陪同下查閱。查閱內容僅限于與家長相關的部分，不得查閱其他幼兒的檔案信息。3.幼兒園其他工作人員因工作需要查閱幼兒檔案的，應經相關負責人批準，并按照規定的程序進行查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《幼兒檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并提交給檔案管理人員。2.審批：檔案管理人員對申請表進行審核，報相關負責人審批。審批通過后，申請表交回檔案管理人員。3.查閱：檔案管理人員根據審批后的申請表，為查閱人提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監督。查閱人應在規定時間內完成查閱，不得擅自摘抄、復印或損壞檔案資料。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在申請表上注明歸還時間并簽字確認。（三）借閱規定1.原則上不允許借閱幼兒檔案。如有特殊情況確需借閱的，須經幼兒園園長批準，并辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應按時歸還檔案資料。如發現檔案資料丟失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應定期對幼兒檔案進行檢查和更新，確保檔案內容的時效性和準確性。一般每學期對檔案進行一次全面梳理和更新。2.在更新檔案時，重點關注幼兒的學習進展、身體狀況、家庭情況等方面的變化，及時補充新的資料和信息。（二）動態維護1.教師、保育員等相關人員在日常工作中發現幼兒有重要信息變化時，應及時告知檔案管理人員，以便及時更新檔案。2.對于家長提供的有關幼兒的新情況或新資料，檔案管理人員應認真核實后及時歸檔。（三）數據備份與恢復1.電子檔案數據應定期進行備份，備份周期根據數據重要性和變化頻率確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.備份數據應存儲在不同的物理介質上，并分別存放在不同的地點，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.定期進行數據恢復測試，確保在需要時能夠快速、準確地恢復電子檔案數據。測試過程應詳細記錄，包括測試時間、測試內容、測試結果等信息。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.幼兒畢業離園或退學后，其檔案保存一定期限（一般為[X]年）后，經相關負責人批準，可以進行銷毀。2.檔案資料因損壞、變質等原因無法繼續保存的，經鑒定后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定：由檔案管理人員會同相關部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，確認是否符合銷毀條件，并填寫《幼兒檔案銷毀鑒定表》。2.審批：《幼兒檔案銷毀鑒定表》報幼兒園園長審批。3.銷毀：經批準后，由檔案管理人員負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監銷人員等信息。4.監銷：銷毀過程須有兩人以上在場監銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。監銷人員在銷毀記錄上簽字確認。九、監督與考核（一）監督機制1.幼兒園成立檔案管理監督小組，定期對幼兒檔案管理工作進行檢查和監督。2.監督小組檢查檔案管理的各個環節，包括檔案收集、整理、保管、查閱、更新等工作的執行情況，發現問題及時提出整改意見。（二）考核辦法1.將檔案管理人員的工作表現納入績效考核體系，考核內容包括檔案管理的準確性、及時性、完整性、保密性等方面。2.根據考核結果，對表現優秀的檔案管理