公司證照自行管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照的管理，規范證照的申請、使用、保管、年檢、變更、注銷等行為，保障公司證照的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的所有證照管理。（三）定義1.公司證照：指公司在經營活動中依法取得的各類證件、執照、資質證書、許可證等，包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、公司章程、各類經營資質證書、行業許可證等。2.證照使用人：指因工作需要使用公司證照的公司員工，包括但不限于公司管理層、各部門負責人、業務經辦人員等。二、證照管理職責分工（一）行政部門1.負責公司證照的統一歸口管理，建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、領取時間、使用情況、年檢情況、變更情況、注銷情況等。2.負責證照的申請、領取、保管、歸還等具體工作，確保證照的安全與完整。3.按照規定及時辦理證照的年檢、變更、注銷等手續，確保公司證照的合法性和有效性。4.定期對公司證照的管理情況進行檢查和盤點，發現問題及時處理，并向上級領導報告。（二）法務部門1.負責對公司證照的合法性、合規性進行審核，確保公司證照的取得、使用、保管等行為符合法律法規的規定。2.協助行政部門辦理證照的年檢、變更、注銷等手續，提供法律意見和支持。3.對涉及公司證照的法律糾紛進行處理，維護公司的合法權益。（三）使用部門1.根據工作需要，向行政部門提出證照使用申請，說明使用事由、使用期限等。2.負責本部門證照使用人的管理和監督，確保證照使用人按照規定使用證照，不得轉借、出租、涂改、偽造公司證照。3.在證照使用完畢后，及時將證照歸還行政部門，并辦理歸還手續。（四）證照使用人1.嚴格按照規定使用公司證照，不得超出使用范圍和使用期限。2.妥善保管公司證照，不得遺失、損壞、轉借他人。如發現證照遺失或損壞，應立即向行政部門報告，并采取相應的補救措施。3.在證照使用完畢后，及時將證照歸還行政部門，并如實填寫證照使用記錄。三、證照申請與領取（一）申請流程1.因工作需要申請公司證照的部門或個人，應填寫《公司證照申請表》，詳細說明申請事由、申請證照名稱、使用期限等內容，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門收到《公司證照申請表》后，對申請事項進行審核，審核通過后報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，行政部門按照規定的程序和要求辦理證照申請手續。（二）領取方式1.行政部門負責證照的領取工作，領取后應及時通知申請部門或個人前來領取。2.申請部門或個人領取證照時，應在《公司證照領取登記表》上簽字確認。四、證照使用（一）使用范圍公司證照僅限于公司內部使用，用于公司經營活動、業務往來、辦理相關手續等合法合規的事項。未經公司書面授權，任何人不得將公司證照用于其他任何目的。（二）使用期限1.行政部門應根據申請部門或個人的使用事由，在《公司證照申請表》上明確注明證照的使用期限。2.證照使用人應在規定的使用期限內使用證照，并在使用期限屆滿后及時歸還行政部門。如需延長使用期限，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。（三）使用審批1.證照使用人使用公司證照時，應填寫《公司證照使用審批表》，詳細說明使用事由、使用時間、使用地點、預計歸還時間等內容，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門審核。2.行政部門對《公司證照使用審批表》進行審核，審核通過后報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，證照使用人方可使用公司證照。（四）使用記錄1.證照使用人在使用公司證照時，應如實填寫《公司證照使用記錄》，記錄使用時間、使用地點、使用事由、歸還時間等信息。2.《公司證照使用記錄》應妥善保管，保存期限為[X]年。（五）禁止行為1.嚴禁將公司證照轉借、出租、涂改、偽造給其他單位或個人使用。2.嚴禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋公司證照印章。3.嚴禁使用公司證照從事違法違規活動。五、證照保管（一）保管方式1.公司證照應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的責任心和保密意識。2.證照保管人員應將公司證照存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。3.對于重要的證照，如營業執照、法定代表人身份證明書等，應實行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別保管證照的正、副本或不同部分，以確保證照的安全。（二）保管要求1.證照保管人員應建立證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發機關、頒發日期、有效期、保管期限、保管地點等信息。2.證照保管人員應定期對公司證照進行盤點，確保證照的數量、種類、狀態等與保管臺賬記錄一致。如發現問題，應及時查明原因，并向上級領導報告。3.證照保管人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司證照的相關信息。未經公司書面授權，任何人不得查閱、復制公司證照。（三）證照交接1.因工作調動、離職等原因，證照保管人員需要交接公司證照時，應填寫《公司證照交接清單》，詳細記錄交接的證照名稱、編號、數量、狀態等信息，并經交接雙方簽字確認。2.交接雙方應在公司領導或行政部門負責人的監督下進行交接，確保交接過程的規范、準確、完整。3.交接完成后，《公司證照交接清單》應一式三份，交接雙方各執一份，行政部門留存一份。六、證照年檢、變更與注銷（一）年檢1.行政部門應按照法律法規的規定，定期組織公司證照的年檢工作。年檢前，行政部門應提前通知相關部門和人員，準備好年檢所需的材料。2.各部門應積極配合行政部門做好證照年檢工作，按時提供年檢所需的材料。如因特殊原因無法按時提供材料，應提前向行政部門說明情況，并申請延期。3.行政部門負責將年檢材料報送至相關部門進行審核，審核通過后辦理年檢手續。如年檢未通過，行政部門應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（二）變更1.公司證照的登記事項發生變更時，如公司名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本等，行政部門應及時辦理變更手續。2.變更手續辦理前，行政部門應按照規定的程序和要求，準備好變更所需的材料，并報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，行政部門負責將變更材料報送至相關部門進行審核，審核通過后辦理變更登記手續。（三）注銷1.公司因解散、破產、注銷等原因需要注銷證照時，行政部門應按照法律法規的規定，及時辦理注銷手續。2.注銷手續辦理前，行政部門應清理公司的債權債務，繳清相關稅費，并準備好注銷所需的材料，報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，行政部門負責將注銷材料報送至相關部門進行審核，審核通過后辦理注銷登記手續。七、證照遺失、損壞與補辦（一）遺失1.如發現公司證照遺失，證照使用人或保管人員應立即向行政部門報告，并采取必要的掛失措施，如在報紙上刊登遺失聲明等。2.行政部門接到報告后，應及時向分管領導報告，并按照規定的程序和要求，辦理證照補辦手續。3.補辦證照所需的材料和費用，按照相關法律法規和公司規定執行。（二）損壞1.如發現公司證照損壞，證照使用人或保管人員應及時向行政部門報告，并說明損壞原因。2.行政部門對損壞的證照進行核實后，如確需補辦，應按照規定的程序和要求，辦理證照補辦手續。3.補辦證照所需的材料和費用，按照相關法律法規和公司規定執行。八、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應定期對公司證照的管理情況進行檢查，檢查內容包括證照的申請、使用、保管、年檢、變更、注銷等環節。2.檢查人員應填寫《公司證照管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況，并提出改進意見和建議。3.檢查結果應及時向公司領導報告，對于發現的問題，應及時采取措施進行整改。（二）不定期抽查1.公司領導或行政部門負責人有權對公司證照的管理情況進行不定期抽查。2.抽查方式包括查閱證照管理臺賬、檢查證照使用記錄、實地查看證照保管情況等。3.對于抽查中發現的問題，應及時責令相關部門和人員進行整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（三）責任追究1.對于違反本制度規定，導