安全監督檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司安全監督檔案管理，規范安全監督檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保安全監督工作的有效開展，為公司安全生產決策提供依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目在安全監督工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映安全監督工作的實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集安全監督工作中產生的各類文件、記錄、報表等資料，保證檔案的完整性。3.規范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作應遵循統一的標準和規范，便于管理和查閱。4.保密性原則：對涉及公司機密的安全監督檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）安全管理部門職責1.負責制定安全監督檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監督各部門、各項目安全監督檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責對安全監督檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。4.建立安全監督檔案目錄數據庫，實現檔案的信息化管理。5.負責安全監督檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作。6.定期對安全監督檔案進行鑒定和銷毀。（二）各部門、各項目職責1.負責本部門、本項目安全監督檔案的收集、整理工作，并按規定時間移交安全管理部門。2.確保安全監督檔案資料的真實、完整、準確。3.配合安全管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.安全監督工作計劃、方案、總結等文件。2.安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告等。3.安全培訓記錄、培訓教材、考試試卷等。4.安全會議記錄、紀要等。5.安全事故報告、調查處理文件、事故案例分析等。6.安全設施設備臺賬、維護保養記錄、檢測報告等。7.安全應急預案及演練記錄。8.其他與安全監督工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、各項目應指定專人負責安全監督檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并進行備份存儲。四、檔案整理（一）分類標準安全監督檔案分為以下幾類：1.綜合管理類：包括安全監督工作計劃、方案、總結等。2.安全檢查類：包括安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告等。3.安全培訓類：包括安全培訓記錄、培訓教材、考試試卷等。4.安全會議類：包括安全會議記錄、紀要等。5.安全事故類：包括安全事故報告、調查處理文件、事故案例分析等。6.安全設施設備類：包括安全設施設備臺賬、維護保養記錄、檢測報告等。7.安全應急類：包括安全應急預案及演練記錄。8.其他類：其他與安全監督工作相關的文件、資料。（二）編號規則安全監督檔案采用分類編號法，編號格式為：[類別代碼][年份][順序號]。1.類別代碼：按照上述分類標準，分別用兩位數字表示，如“01”表示綜合管理類，“02”表示安全檢查類等。2.年份：用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位數字表示，如“001”。（三）裝訂要求1.檔案資料應采用A4紙打印或復印，左側裝訂。2.裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.對于紙張規格不一致的文件，應進行折疊或粘貼，使其規格統一。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等內容。2.目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門、各項目應在每年年底前，將本年度形成的安全監督檔案整理完畢，移交安全管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各項目將整理好的檔案資料，填寫《安全監督檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.安全管理部門對移交的檔案資料進行核對、驗收，無誤后在《安全監督檔案移交清單》上簽字，并將檔案資料歸檔保存。六、檔案保管（一）保管期限安全監督檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括安全事故報告、調查處理文件、事故案例分析等重要文件。2.長期保管的檔案：包括安全監督工作計劃、方案、總結、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報告、安全培訓記錄、培訓教材、考試試卷、安全會議記錄、紀要、安全設施設備臺賬、維護保養記錄、檢測報告等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案：包括其他與安全監督工作相關的文件、資料，保管期限為3年。（二）保管方式1.安全管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數據安全。（三）檔案清查1.安全管理部門應定期對安全監督檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的完整、準確和安全。2.清查內容包括檔案的數量、保管狀況、利用情況等，發現問題及時處理。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱安全監督檔案的，應填寫《安全監督檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字同意后，到安全管理部門查閱。2.安全管理部門應指定專人負責檔案查閱工作，查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱安全監督檔案的，應填寫《安全監督檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經部門負責人簽字同意后，報安全管理部門負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，安全管理部門應進行核對，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。八、檔案保密（一）保密措施1.安全管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司機密的安全監督檔案，應嚴格限制查閱和借閱范圍，實行專人專管。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內容，不得私自復制、傳播檔案信息。4.在檔案整理、保管、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。（二）保密責任1.對違反檔案保密制度，泄露檔案內容的人員，公司將視情節輕重，給予批評教育、警告、罰款等處罰，直至解除勞動合同。2.因泄露檔案內容給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的法律責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.安全管理部門應定期對保管期滿的安全監督檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由安全管理部門負責人、檔案管理人員及相關業務人員組成。2.檔案鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經鑒定可以銷毀的檔案，應填寫《安全監督檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、