2025單位不慎遺失合同文件面臨罰款合同編號：本合同（以下簡稱“本合同”）由以下雙方于年月日在簽訂：甲方（單位）：名稱：地址：法定代表人：聯絡方式：乙方（服務提供方）：名稱：地址：法定代表人：聯絡方式：鑒于：為確保單位在合同管理過程中不因合同文件遺失而導致的法律風險和經濟損失，甲乙雙方本著平等、自愿、誠實信用的原則，就合同文件的妥善管理、借閱、歸檔及相關責任事項達成如下協議：第一條合同管理責任1.1甲方負責對本單位所有合同文件的管理，包括但不限于合同的起草、審批、簽署、歸檔、借閱、查閱、復印、歸還及銷毀等環節，確保合同文件的安全性和完整性。1.2乙方應配合甲方完成合同文件的管理工作，確保合同文件的完整性和準確性，避免因乙方的疏忽導致合同文件遺失或損壞。第二條合同文件的歸檔2.1甲方應在合同簽署后個工作日內，將合同文件歸檔，并做好分類登記工作，以便于查找和管理。2.2合同文件的歸檔應包括合同正本、副本、補充協議、簽署記錄及其他相關文件。2.3甲方應定期對歸檔的合同文件進行檢查，確保其完整性，并根據相關法律法規的要求進行保存。第三條合同文件的借閱與查閱3.1任何單位或個人因工作需要借閱合同文件，必須填寫借閱申請表，并經甲方負責人批準后方可借閱。3.2借閱的合同文件應在規定期限內歸還，借閱期間不得將合同文件轉借他人，且應妥善保管，防止遺失或損壞。3.3甲方應建立合同文件借閱登記制度，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間及相關事項，確保合同文件的可追溯性。第四條合同文件的遺失處理4.1一旦發現合同文件遺失，甲方應立即采取以下措施：4.1.1通知所有可能接觸到合同文件的部門或人員，暫停相關工作，防止合同文件的進一步遺漏或損壞。4.1.2對遺失情況進行全面調查，并形成書面報告，包括合同文件的基本信息、遺失經過及可能的影響。4.1.3根據調查結果，依法采取補救措施，如重新簽署合同、補充協議或向相關方說明情況，以減少損失。4.2乙方應配合甲方完成遺失合同文件的調查及補救工作，提供必要的協助和信息支持。第五條違約責任5.1由于甲方的疏忽或管理不善導致合同文件遺失，甲方應承擔由此產生的全部法律責任和經濟損失，包括但不限于罰款、賠償金或其他相關費用。5.2由于乙方的疏忽或管理不善導致合同文件遺失，乙方應承擔相應的責任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。5.3違約金的計算方式為：（具體金額或比例）。第六條保密條款6.1甲方應在合同管理過程中嚴格保密合同文件內容，未經授權不得向第三方披露合同文件中的任何信息。6.2乙方在提供服務過程中，應嚴格遵守保密義務，不得將合同文件中的任何信息用于本合同之外的其他用途。第七條爭議解決7.1本合同履行過程中如發生爭議，雙方應通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均可向（約定的仲裁機構或法院）提起訴訟。第八條補充協議8.1本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補充協議，補充協議與本合同具有同等法律效力。8.2本合同的修改或補充應以書面形式進行，經雙方簽字蓋章后方可生效。第九條合同份數9.1本合同一式份，甲乙雙方各執份，具有同等法律效力。第十條簽訂地點和日期本合同于年月日在簽訂。甲方（蓋章）：法定代表人或授權代表簽字：