合同及協議書分類歸檔

一、分類原則1.按業務類型分類將合同及協議書按照公司涉及的不同業務領域進行劃分，例如銷售業務合同、采購業務合同、工程建設合同、技術合作合同、租賃合同等。每個業務類型下再細分具體類別，如銷售業務合同可分為國內銷售合同、國際銷售合同；采購業務合同可分為原材料采購合同、設備采購合同等。2.按合同主體分類以合同簽訂的主體為依據進行分類，包括與供應商簽訂的合同、與客戶簽訂的合同、與合作伙伴（如戰略合作伙伴、合資合作方）簽訂的協議書等。對于頻繁合作的主體，可單獨設立文件夾存放與其相關的所有合同及協議。3.按時間順序分類在上述分類基礎上，將同一類別下的合同及協議書按照簽訂時間先后順序排列，方便查找特定時間段內的業務文件。可以按照年份或季度為單位進行進一步細分，如“2023年銷售合同”“2022年四季度采購合同”等。二、歸檔流程1.收集各業務部門在合同及協議書簽訂完成后，應及時將原件或清晰的電子掃描件提交給檔案管理部門。提交時需填寫《合同及協議書移交清單》，注明合同名稱、編號、簽訂時間、業務部門、合同主體等關鍵信息。2.初步整理檔案管理部門收到移交的合同及協議書后，首先檢查文件的完整性，包括合同文本、附件（如補充協議、授權書、資質證明等）是否齊全。然后按照既定的分類原則，對合同及協議書進行初步分類，將其歸入相應的業務類型、合同主體或時間類別文件夾中。3.詳細編目對每份合同及協議書進行詳細編目，錄入檔案管理系統。編目信息應包含合同編號、名稱、簽訂時間、有效期、合同主體、業務類型、合同金額、主要條款摘要等內容。同時，為每份文件生成唯一的電子檔案編號，便于快速檢索。4.存儲對于紙質合同及協議書，應進行裝訂（如有必要），裝入檔案盒，并在檔案盒外部標明類別、年份、起止編號等信息，存放于專門的檔案存儲區域。電子文件則按照分類結構存儲在公司的電子檔案管理系統或服務器指定文件夾中，確保文件的存儲安全和可訪問性。三、檢索與利用1.檢索方式建立多種檢索途徑，方便公司內部人員快速查找所需合同及協議書。支持按照合同編號、名稱、簽訂時間、合同主體、業務類型等關鍵詞進行單一條件或組合條件檢索。檔案管理系統應具備模糊查詢功能，以提高檢索效率。2.利用流程公司內部人員因工作需要查閱合同及協議書時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需文件名稱或編號、預計查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后提交給檔案管理部門。檔案管理部門核實申請信息后，為查閱人員提供相應文件，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、歸還時間等信息。如需復印或摘錄合同內容，需另行申請并經相關領導批準。四、維護與更新1.定期檢查檔案管理部門應定期對合同及協議書檔案進行檢查，每年至少進行一次全面清查。檢查內容包括檔案的完整性、存儲狀況（紙質檔案有無破損、受潮，電子檔案有無丟失、損壞等）、編目信息的準確性等。如發現問題，應及時采取措施進行修復或更正。2.更新與補充當合同及協議書發生變更（如補充協議簽訂、條款修訂等）或有新的相關文件產生時，檔案管理部門應及時更新檔案信息，并將變更文件