公共電腦文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司公共電腦文件的管理，確保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有使用公共電腦的員工。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規以及公司相關規定，確保文件管理合法合規。2.安全性原則：采取有效措施保障文件的存儲安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發生。3.規范性原則：對文件的命名、分類、存儲等進行規范，便于查找和使用。4.責任性原則：明確各部門及員工在公共電腦文件管理中的職責，確保責任落實到人。二、文件分類與命名（一）文件分類1.行政文件類：包括公司各類通知、公告、報告、制度、會議紀要等。2.業務文件類：與公司業務相關的合同、協議、項目文檔、業務報表等。3.財務文件類：財務報表、預算、報銷憑證、審計報告等。4.人事文件類：員工檔案、考勤記錄、績效考核資料、培訓文檔等。5.技術文件類：研發資料、技術方案、程序代碼、技術報告等。6.其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如市場宣傳資料、客戶資料等。（二）文件命名1.文件命名應簡潔明了，能夠準確反映文件的主題和內容。2.命名格式建議為：[部門名稱或項目名稱][文件主題][日期]，例如：[市場部][產品推廣方案][20230510]。3.對于重要文件，可在文件名后添加版本號或修訂記錄，如[財務部][年度預算報告][2023]V1.0。三、文件存儲（一）公共電腦存儲區域劃分1.系統盤（C盤）：僅用于安裝操作系統、辦公軟件及必要的驅動程序，禁止在系統盤存儲用戶文件。2.數據盤（如D盤、E盤等）：設立專門的文件夾用于分類存儲各類公共文件，具體如下：行政文件夾：存儲行政文件類相關資料。業務文件夾：按照業務板塊進一步細分，存儲各業務相關文件。財務文件夾：存放財務文件類資料。人事文件夾：包含人事文件類相關內容。技術文件夾：根據技術領域分類存儲技術文件。其他文件夾：用于存放不屬于上述分類的其他文件。（二）個人文件夾設置1.每位員工在公共電腦上擁有獨立的個人文件夾，用于存放個人工作文件、臨時文件等。個人文件夾命名為員工姓名全拼。2.員工應定期清理個人文件夾中的無用文件，確保存儲空間的合理利用。（三）文件存儲規范1.各類文件應按照分類要求存放在相應的文件夾中，不得隨意亂放。2.對于共享文件，應在共享文件夾中設置明確的權限，確保只有授權人員能夠訪問。3.重要文件應進行備份，可采用外部存儲設備（如移動硬盤）或云存儲等方式進行備份，備份周期根據文件重要性確定，一般重要文件每周備份一次，關鍵文件每天備份一次。四、文件使用與共享（一）文件使用1.員工在使用公共電腦上的文件時，應確保文件的完整性和準確性，不得擅自修改、刪除重要文件。2.如需對文件進行編輯，應先將文件復制到個人文件夾中進行操作，編輯完成后，如確認修改內容可應用于正式文件，再將修改后的文件替換原文件。3.在使用文件過程中，如發現文件存在問題或疑問，應及時與文件所有者或相關部門溝通。（二）文件共享1.因工作需要共享文件時，文件所有者應填寫《公共電腦文件共享申請表》，詳細說明共享文件的名稱、內容、共享范圍、共享期限等信息，經部門負責人審批后，提交至IT部門進行共享設置。2.IT部門根據審批結果，在共享文件夾中為申請人設置相應的共享權限，并通知申請人共享設置已完成。3.共享文件的訪問權限分為只讀、可編輯等，應根據文件的敏感程度和使用需求合理設置。對于涉及公司機密的文件，應嚴格限制共享范圍，僅允許特定人員訪問。4.文件共享期限屆滿后，文件所有者應及時通知IT部門取消共享設置，或根據實際情況申請延長共享期限。五、文件保密與安全（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感文件予以保密。2.禁止將公司公共電腦上的保密文件通過電子郵件、即時通訊工具、移動存儲設備等方式私自傳輸給外部人員，如有特殊情況需要對外提供文件，必須經過公司相關部門的審批，并按照規定進行加密處理。3.在使用公共電腦時，應注意防止他人窺視屏幕內容，離開電腦時應及時鎖定屏幕或關閉電腦。（二）文件安全1.定期對公共電腦進行病毒查殺和系統更新，確保電腦系統的安全性。2.安裝防火墻軟件，防止外部非法網絡訪問，保護公司內部網絡安全。3.如發現公共電腦出現故障或文件丟失、損壞等情況，應及時報告IT部門進行處理，并配合IT部門進行數據恢復和故障排查。六、文件備份與恢復（一）文件備份1.按照文件存儲規范中規定的備份周期和方式，定期對公共電腦上的重要文件進行備份。2.備份文件應存儲在安全可靠的位置，如外部存儲設備應妥善保管，云存儲應設置強密碼并定期更換。3.建立備份文件清單，記錄備份文件的名稱、存儲位置、備份時間等信息，以便于查找和管理。（二）文件恢復1.當文件出現丟失、損壞或需要恢復到之前某個版本時，由文件所有者或相關部門提出申請，填寫《公共電腦文件恢復申請表》。2.IT部門根據備份文件清單，查找相應的備份文件，并按照規定的恢復流程進行操作。3.在恢復文件過程中，應確保恢復后的文件與原文件一致，如發現恢復后的文件存在問題，應及時與IT部門溝通解決。七、文件清理與歸檔（一）文件清理1.定期對公共電腦上的文件進行清理，刪除無用的臨時文件、過期文件等，以釋放存儲空間，提高電腦運行速度。2.各部門應根據工作需要，制定本部門文件清理計劃，明確清理的范圍、時間和責任人。3.在清理文件時，應謹慎操作，對于重要文件應進行確認后再刪除，避免誤刪。（二）文件歸檔1.對于已完成的項目文件、年度總結報告等重要文件，應按照公司檔案管理規定及時進行歸檔。2.歸檔文件應進行整理和分類，確保文件的系統性和完整性。3.建立歸檔文件目錄，便于查詢和檢索。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司IT部門負責定期對公共電腦文件管理情況進行監督檢查，包括文件存儲的規范性、共享權限設置的合理性、文件備份的執行情況等。2.各部門負責人應加強對本部門員工公共電腦文件管理工作的日常監督，確保本部門員工遵守文件管理制度。（二）考核機制1.將公共電腦文件管理納入員工績效考核體系，對遵守制度、文件管理規范的員工給予適當獎勵，對違反制度的員工進行相應處罰。2.違反本制度的行為包括但不限于：擅自修改或刪除重要文件、將保密文件私自外傳、未按規定