商貿公司報銷管理制度總則一、目的為規范商貿公司的報銷行為，加強財務管理，合理控制費用支出，提高公司的經濟效益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿公司全體員工，包括正式員工、臨時員工及勞務派遣人員。三、管理原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，與實際業務相符。2.合理性原則：報銷費用應符合公司的財務制度和預算規定，具有合理性和必要性。3.及時性原則：員工應及時辦理報銷手續，不得拖延或積壓。4.分級審批原則：報銷費用需經過各級領導的審批，確保費用的合理性和合規性。四、報銷流程1.費用申請員工在發生費用前，應填寫《費用申請單》，明確費用的用途、金額、時間等信息，并經部門負責人簽字批準。對于重大費用項目，需經公司總經理簽字批準。2.費用報銷員工在費用發生后，應及時收集相關的報銷憑證，如發票、收據、清單等，并填寫《報銷單》，將報銷憑證粘貼在《報銷單》后面，經部門負責人簽字審核后，提交給財務部門。3.財務審核財務部門收到報銷單后，應對報銷憑證的真實性、合法性、有效性進行審核，核對費用的金額、用途等信息是否與《費用申請單》一致。對于不符合規定的報銷憑證，財務部門應拒絕報銷，并通知員工補充或更換憑證。4.領導審批財務部門審核通過后，將報銷單提交給相關領導進行審批。審批領導應根據公司的財務制度和預算規定，對報銷費用進行審核，簽署審批意見。5.費用支付經領導審批通過的報銷單，由財務部門按照公司的財務制度進行費用支付。支付方式可以采用現金、支票、轉賬等形式。五、報銷憑證1.發票發票是報銷的主要憑證，應符合國家稅務部門的規定，包括發票的抬頭、金額、日期、印章等信息應清晰完整。發票的內容應與實際業務相符，不得虛開發票。2.收據對于無法取得發票的費用，如小額辦公用品采購、差旅費中的餐費等，可以使用收據作為報銷憑證。收據應注明費用的用途、金額、時間等信息，并由收款方簽字蓋章。3.清單對于購買多個物品或服務的費用，應提供詳細的清單，注明物品或服務的名稱、數量、單價、金額等信息。清單應與發票或收據一起作為報銷憑證。4.其他憑證對于特殊情況下的報銷，如招待費、禮品費等，應提供相關的審批文件、邀請函、禮品清單等作為報銷憑證。六、報銷標準1.差旅費（1）出差人員的交通費、住宿費、伙食補助費等按照公司的差旅費報銷標準執行。差旅費報銷標準應根據出差地點、出差時間等因素進行合理制定，并經公司總經理批準。（2）出差人員應在出差結束后及時辦理報銷手續，不得拖延或積壓。差旅費報銷應提供詳細的出差行程、住宿發票、交通票據等憑證。2.業務招待費（1）業務招待費是指公司為開展業務活動而發生的招待費用，如宴請客戶、贈送禮品等。業務招待費的支出應嚴格控制，不得超出公司的預算規定。（2）業務招待費的報銷應提供相關的審批文件、邀請函、禮品清單等憑證，并經公司總經理批準。3.辦公用品費（1）辦公用品費是指公司為辦公需要而購買的辦公用品費用，如紙張、筆、墨、文件夾等。辦公用品費的支出應合理控制，不得超出公司的預算規定。（2）辦公用品費的報銷應提供詳細的辦公用品清單、發票等憑證，并經部門負責人簽字批準。4.通訊費（1）通訊費是指公司為員工辦公需要而支付的通訊費用，如手機話費、固定電話話費等。通訊費的報銷標準應根據員工的職務、工作性質等因素進行合理制定，并經公司總經理批準。（2）通訊費的報銷應提供相關的通訊費用發票，并經部門負責人簽字批準。5.其他費用對于其他未明確規定報銷標準的費用，應根據實際情況進行合理控制，并經公司總經理批準后報銷。具體報銷項目及標準一、差旅費1.交通費（1）員工出差乘坐交通工具應符合公司的規定，如長途出差可乘坐飛機、火車等，市內出差可乘坐公交車、出租車等。（2）交通費的報銷標準應根據出差地點、出差時間等因素進行合理制定，具體標準如下：|出差地點|交通工具|報銷標準（元/天）||||||省內|火車硬臥、汽車|300||國內其他地區|飛機經濟艙、火車硬臥、汽車|600||國外|飛機經濟艙|1000|（3）員工出差途中因特殊情況需要乘坐飛機商務艙或頭等艙的，應經公司總經理批準，并在報銷時注明原因。2.住宿費（1）員工出差住宿應符合公司的規定，如出差地點有公司合作的酒店，應優先選擇合作酒店住宿。（2）住宿費的報銷標準應根據出差地點、出差時間等因素進行合理制定，具體標準如下：|出差地點|住宿標準（元/天）|||||省內|300||國內其他地區|600||國外|800|（3）員工出差途中因特殊情況需要住宿在高檔酒店的，應經公司總經理批準，并在報銷時注明原因。3.伙食補助費（1）員工出差期間的伙食補助費按照出差天數計算，標準為每天100元。（2）員工出差途中因特殊情況需要增加伙食補助費的，應經公司總經理批準，并在報銷時注明原因。4.市內交通費（1）員工出差期間的市內交通費按照實際發生金額報銷，標準為每天50元。（2）員工出差途中因特殊情況需要增加市內交通費的，應經公司總經理批準，并在報銷時注明原因。二、業務招待費1.業務招待費的支出應嚴格控制，不得超出公司的預算規定。2.業務招待費的報銷應提供相關的審批文件、邀請函、禮品清單等憑證，并經公司總經理批準。3.業務招待費的報銷標準如下：（1）宴請客戶的費用，每次不超過1000元，每月累計不超過5000元。（2）贈送禮品的費用，每次不超過500元，每月累計不超過3000元。（3）對于特殊情況需要增加業務招待費的，應經公司總經理批準，并在報銷時注明原因。三、辦公用品費1.辦公用品費的支出應合理控制，不得超出公司的預算規定。2.辦公用品費的報銷應提供詳細的辦公用品清單、發票等憑證，并經部門負責人簽字批準。3.辦公用品費的報銷標準如下：（1）每月辦公用品費的預算為[具體金額]元，超出預算的部分需經公司總經理批準。（2）對于購買單價超過[具體金額]元的辦公用品，應經公司總經理批準。四、通訊費1.通訊費的報銷標準應根據員工的職務、工作性質等因素進行合理制定，并經公司總經理批準。2.員工的通訊費報銷應提供相關的通訊費用發票，并經部門負責人簽字批準。3.具體通訊費報銷標準如下：（1）公司總經理的通訊費報銷標準為每月[具體金額]元。（2）部門經理的通訊費報銷標準為每月[具體金額]元。（3）其他員工的通訊費報銷標準為每月[具體金額]元。審批權限一、費用申請審批權限1.員工費用申請金額在[具體金額]元以下的，由部門負責人審批。2.員工費用申請金額在[具體金額]元至[具體金額]元之間的，由部門負責人審核后，報公司總經理審批。3.員工費用申請金額在[具體金額]元以上的，由部門負責人審核后，報公司董事會審批。二、費用報銷審批權限1.員工費用報銷金額在[具體金額]元以下的，由財務部門負責人審批。2.員工費用報銷金額在[具體金額]元至[具體金額]元之間的，由財務部門負責人審核后，報公司總經理審批