內部財務單據管理制度一、總則1.目的為加強公司內部財務管理，規范財務單據的使用、傳遞、保管等流程，確保財務信息的真實性、準確性和完整性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦理與財務相關業務時涉及的各類單據管理。3.基本原則合法性原則：財務單據的取得、使用和管理必須符合國家法律法規及公司相關規定。真實性原則：單據所記錄的經濟業務必須真實發生，內容完整、準確。及時性原則：財務單據應及時填寫、傳遞和處理，不得積壓延誤。規范性原則：單據的格式、填寫要求、審批流程等應嚴格按照規定執行，確保規范統一。二、財務單據的種類及定義1.發票指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發票、增值稅普通發票、機動車銷售統一發票等。2.收據由公司自制或從外部取得的，用于證明收到款項或財物的書面憑證。分為收款收據、往來收據等。3.報銷單員工用于報銷費用時填寫的單據，包括費用報銷單、差旅費報銷單等。4.借款單員工因工作需要向公司借款時填寫的單據。5.付款申請單用于申請對外支付款項的單據，如支付貨款、服務費等。6.出入庫單記錄公司物資出入庫情況的單據，包括入庫單、出庫單。三、財務單據的填寫規范1.基本要求單據應使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（銀行復寫票據除外）。填寫內容要清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補。如有錯誤，應重新開具或按規定方法更正，并加蓋出具單位印章。2.具體填寫規范發票發票抬頭應填寫公司全稱，不得簡寫、漏寫。發票內容應與實際業務相符，包括商品名稱、規格型號、數量、單價、金額等，必須詳細、準確。發票上應加蓋發票專用章，印章應清晰、完整，與開票單位名稱一致。收據收據編號應連續，不得跳號、重號。填寫內容包括交款單位（個人）、收款事由、金額大小寫、收款日期、收款人等，確保信息準確無誤。報銷單填寫部門、報銷日期、報銷人姓名、報銷事由等基本信息。按照費用類別分別填寫各項費用的金額，在摘要欄注明費用發生的具體情況。報銷金額大小寫必須一致，如有附件應在“附件張數”欄注明。借款單填寫借款人姓名、所在部門、借款日期、借款事由、借款金額大小寫等。借款用途應明確、合理，不得用于非公司業務支出。付款申請單填寫申請部門、申請日期、收款人姓名及賬號、付款金額大小寫、付款事由等。如有合同等相關依據，應在備注欄注明合同編號及主要條款。出入庫單入庫單應填寫物資名稱、規格型號、數量、單價、供應商名稱等信息；出庫單應填寫領用部門、物資名稱、規格型號、數量、領用用途等。出入庫單必須有經手人、驗收人（入庫）或領用人（出庫）簽字確認。四、財務單據的審批流程1.一般審批流程報銷單報銷人填寫報銷單并粘貼好相關發票等附件，提交給部門負責人。部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，簽字確認后提交給財務部門。財務部門對報銷單據的合法性、合規性及金額準確性進行審核，審核通過后報分管領導審批。分管領導審批同意后，交由總經理審批（根據公司規定，達到一定金額的報銷需總經理審批）。總經理審批通過后，報銷單返回財務部門進行報銷支付。借款單借款人填寫借款單，注明借款事由和金額，提交給部門負責人。部門負責人審核借款用途的合理性，簽字后提交給財務部門。財務部門審核借款金額及相關手續，報分管領導審批。分管領導審批同意后，交由總經理審批（如需）。總經理審批通過后，財務部門辦理借款支付手續。付款申請單申請部門填寫付款申請單，附上相關合同、發票等資料，提交給部門負責人。部門負責人審核付款事項的真實性和必要性，簽字后提交給財務部門。財務部門對付款申請及相關資料進行審核，報分管領導審批。分管領導審批同意后，交由總經理審批（根據金額大小）。總經理審批通過后，財務部門按照規定進行付款操作。2.特殊情況審批流程對于一些特殊的財務事項或金額較大、情況復雜的業務，可能需要增加審批環節或由更高層級領導進行審批，具體流程由公司另行規定。五、財務單據的傳遞與流轉1.傳遞原則財務單據應按照規定的流程和方向進行傳遞，確保各環節及時處理，不得積壓。傳遞過程中應保證單據的安全、完整，不得丟失、損壞。2.傳遞流程報銷單報銷人將填寫完整并粘貼好附件的報銷單提交給部門負責人，部門負責人審核簽字后傳遞給財務部門。財務部門審核后，如需要補充資料或修改，及時反饋給報銷人；審核通過后，報分管領導和總經理審批，審批完成后返回財務部門進行報銷支付，并將報銷后的單據返還給報銷人留存一份，財務部門留存一份歸檔。借款單借款人填寫借款單后提交給部門負責人，部門負責人審核簽字后傳遞給財務部門。財務部門審核借款手續無誤后，報分管領導和總經理審批（如需），審批通過后辦理借款支付，借款單由財務部門留存歸檔。付款申請單申請部門填寫付款申請單并附上相關資料提交給部門負責人，部門負責人審核簽字后傳遞給財務部門。財務部門審核后報分管領導和總經理審批，審批通過后財務部門安排付款，并將付款申請單及相關資料留存歸檔。出入庫單物資入庫時，倉庫管理人員填寫入庫單，經驗收人簽字后，一聯留存倉庫，一聯傳遞給采購部門，一聯傳遞給財務部門。物資出庫時，領用部門填寫出庫單，經領用人簽字后，一聯留存領用部門，一聯傳遞給倉庫，一聯傳遞給財務部門。財務部門根據出入庫單進行物資核算和成本計算。六、財務單據的保管1.保管責任財務單據的保管責任由財務部門負責，指定專人負責單據的整理、歸檔和保管工作。2.保管期限發票、收據等原始憑證的保管期限按照國家法律法規規定執行，一般為30年。報銷單、借款單、付款申請單等內部財務單據的保管期限為10年。出入庫單等與物資管理相關的單據，保管期限根據公司物資管理規定確定，一般為物資管理周期結束后若干年。3.保管方式財務單據應分類整理，按照時間順序或業務類別進行編號，便于查找和核對。采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質單據應存放在專用的檔案柜中，確保安全、防潮、防蟲；電子單據應進行備份，存儲在安全的存儲設備中，并定期進行檢查和維護。建立財務單據保管臺賬，詳細記錄單據的種類、編號、日期、來源、去向等信息，便于查詢和追溯。4.查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱財務單據時，應填寫查閱申請表，經財務部門負責人批準后，在指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出檔案室。外部單位或個人因審計、稅務檢查等原因需要查閱財務單據時，必須持有相關單位的正式介紹信或證明文件，經公司領導批準后，由財務部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。因工作需要借閱財務單據的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經財務部門負責人批準后辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還，不得轉借他人。七、財務單據的作廢與銷毀1.作廢處理財務單據在開具過程中發現錯誤或因其他原因需要作廢的，應在原單據上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。作廢的發票應全聯次留存，不得撕毀；其他作廢的單據應與相關存根聯一并保存。作廢單據的信息應及時在相關記錄中進行標注，確保財務數據的準確性。2.銷毀處理財務單據保管期滿后，由財務部門提出銷毀申請，填寫銷毀清單，注明單據的種類、編號、數量、保管期限等信息。銷毀申請經公司領導批準后，由財務部門會同審計部門等相關人員進行監銷，確保銷毀過程合規、徹底。銷毀清單應作為檔案資料留存，記錄銷毀的時間、地點、方式等信息。八、監督與檢查1.內部監督財務部門應定期對財務單據的使用、審批、傳遞、保管等情況進行自查，發現問題及時整改。審計部門應不定期對財務單據管理情況進行審計監督，檢查制度執行的有效性，發現違規行為及時提出整改意見并跟蹤落實。2.外部監督積極配合稅務機關、審計機關等外部部門對公司財務單據的檢查，如實提供相關資料，對提出的問題及時進行整改。九、違規