醫院會計檔案管理制度總則一、目的為了加強醫院會計檔案的管理，規范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，提高會計檔案的管理水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫院內所有會計檔案的管理，包括財務會計報表、會計憑證、會計賬簿、銀行對賬單、稅務報表等。三、管理原則1.統一管理原則：醫院的會計檔案由醫院財務部門統一管理，其他部門和個人不得擅自保管和銷毀會計檔案。2.安全保密原則：會計檔案是醫院的重要經濟資料，必須嚴格保密，防止泄露和丟失。3.便于利用原則：會計檔案的管理應便于查閱和利用，為醫院的財務管理和決策提供及時、準確的信息。四、管理機構及職責1.醫院設立會計檔案管理機構，負責醫院會計檔案的日常管理工作。會計檔案管理機構設在醫院財務部門，由財務部門負責人擔任會計檔案管理機構負責人。2.會計檔案管理機構的職責包括：（1）制定和完善醫院會計檔案管理制度；（2）負責醫院會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（3）對醫院各部門的會計檔案管理工作進行指導和監督；（4）負責會計檔案的信息化管理工作，建立會計檔案數據庫，實現會計檔案的數字化管理。會計檔案的收集與整理一、收集范圍1.財務會計報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表及附注等。2.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，原始憑證是記錄經濟業務發生或者完成情況的書面證明，記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用來確定會計分錄并作為記賬依據的憑證。3.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等，總賬是根據會計科目開設的，用來分類登記全部經濟業務的賬簿；明細賬是根據總賬科目所屬的明細科目設置的，用來分類登記某一類經濟業務的賬簿；日記賬是按照經濟業務發生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿；固定資產卡片是登記固定資產的詳細資料的卡片，是固定資產的明細賬。4.銀行對賬單：是銀行和企業核對賬務的聯系單，也是證實企業業務往來的紀錄，也可以作為企業資金流動的依據。5.稅務報表：包括增值稅納稅申報表、企業所得稅納稅申報表、個人所得稅納稅申報表等。6.其他會計資料：如財務預算、財務分析報告、審計報告、驗資報告等。二、收集時間1.財務會計報表：每月終了后10日內收集上月的財務會計報表；年度終了后30日內收集全年的財務會計報表。2.會計憑證：每月終了后10日內收集上月的會計憑證；年度終了后30日內收集全年的會計憑證。3.會計賬簿：每年終了后30日內收集全年的會計賬簿。4.銀行對賬單：每月終了后10日內收集上月的銀行對賬單；年度終了后30日內收集全年的銀行對賬單。5.稅務報表：每月終了后10日內收集上月的稅務報表；年度終了后30日內收集全年的稅務報表。6.其他會計資料：根據需要隨時收集。三、整理要求1.會計憑證的整理：會計憑證應按照編號順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起訖號碼等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。2.會計賬簿的整理：會計賬簿應按照賬頁順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、起止頁數等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。3.財務會計報表的整理：財務會計報表應按照種類順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、報表種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。4.銀行對賬單的整理：銀行對賬單應按照月份順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。5.稅務報表的整理：稅務報表應按照種類順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、報表種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。6.其他會計資料的整理：其他會計資料應按照種類順序裝訂成冊，裝訂時應加具封面，注明單位名稱、年度、資料種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。會計檔案的保管一、保管期限1.永久保管：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。2.定期保管：分為3年、5年、10年、15年、25年5類。其中，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年；銀行對賬單、銀行存款余額調節表、納稅申報表等保管5年；會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等保管15年；現金日記賬、銀行存款日記賬保管25年。二、保管地點醫院的會計檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室或檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。三、保管人員醫院應指定專人負責會計檔案的保管工作，保管人員應具備良好的職業道德和業務素質，熟悉會計檔案的管理業務。保管人員不得擅自將會計檔案借出或轉讓給他人，如有特殊需要，應經醫院領導批準，并辦理相關手續。四、保管措施1.會計檔案應按照保管期限分類存放，定期進行檢查和清理，對于超過保管期限的會計檔案，應按照規定進行銷毀。2.會計檔案應定期進行備份，備份數據應存放在安全可靠的地方，以防數據丟失。3.會計檔案應建立嚴格的借閱制度，借閱會計檔案應經醫院領導批準，并辦理相關手續。借閱人應在規定的時間內歸還會計檔案，不得擅自轉借或復制會計檔案。4.會計檔案應定期進行清查，清查時應核對會計檔案的數量、內容、保管期限等是否與賬實相符，如有不符，應及時查明原因，并進行處理。會計檔案的利用一、利用范圍醫院的會計檔案可供醫院內部各部門、各科室以及醫院領導、審計部門、稅務部門等有關單位和個人查閱和利用。二、利用手續1.查閱會計檔案應填寫查閱申請單，注明查閱的會計檔案名稱、查閱的原因、查閱的時間等，并經醫院領導批準。2.查閱會計檔案時，查閱人應在查閱申請單上簽字，并遵守醫院的保密制度，不得擅自摘抄、復印或帶走會計檔案。3.查閱會計檔案的時間一般不得超過10天，如需延長時間，應經醫院領導批準。4.查閱會計檔案的人員不得在會計檔案上涂畫、拆封或抽換會計檔案。三、利用方式1.查閱會計檔案可以在檔案室或檔案柜中直接查閱，也可以通過計算機網絡進行查閱。2.通過計算機網絡查閱會計檔案時，應遵守醫院的網絡安全制度，不得擅自下載或復制會計檔案。會計檔案的銷毀一、銷毀條件1.會計檔案保管期滿，需要銷毀的。2.經鑒定，失去保存價值的會計檔案。二、銷毀程序1.由會計檔案管理機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.醫院領導在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應由會計檔案管理機構和審計部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在銷毀會計檔案后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名或者蓋章。