工程合同存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程合同的規范化管理，確保工程合同檔案的完整性、準確性和安全性，便于合同的查閱、使用和監督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程合同的存檔管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等各類工程項目所簽訂的合同。（三）管理原則1.集中統一管理原則公司所有工程合同檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保合同檔案的完整性和系統性。2.分類管理原則按照工程合同的類別、項目名稱、簽訂時間等進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則加強合同檔案的安全保密措施，防止合同信息泄露，確保合同檔案的安全。二、工程合同的簽訂與審核（一）合同簽訂流程1.項目發起部門根據項目需求，起草工程合同初稿，并提交至法務部門進行合法性審查。2.法務部門對合同初稿進行審核，提出修改意見，反饋給項目發起部門。3.項目發起部門根據法務部門的意見，對合同初稿進行修改完善，再次提交至法務部門審核。4.法務部門審核通過后，合同初稿提交至公司領導審批。5.公司領導審批通過后，由項目發起部門與合同對方當事人簽訂正式工程合同。（二）合同審核要點1.合法性審核審核合同是否符合國家法律法規的規定，是否存在違法違規條款。2.條款完整性審核審核合同條款是否完整，是否涵蓋了工程范圍、工程價款、付款方式、工程期限、質量標準、違約責任等主要內容。3.風險評估審核對合同履行過程中可能存在的風險進行評估，提出風險防范措施，確保公司利益不受損失。4.文字準確性審核審核合同文字表述是否準確、清晰，避免出現歧義或模糊不清的條款。三、工程合同的編號與分類（一）合同編號1.工程合同編號由公司檔案管理部門統一編制，編號規則為：公司簡稱+年份+項目類別+合同序號。2.例如：[公司簡稱]2023GC001，其中“[公司簡稱]”為公司簡稱，“2023”為年份，“GC”為工程合同類別代碼，“001”為合同序號。（二）合同分類1.建筑工程合同包括新建、改建、擴建建筑物及附屬設施的合同。2.安裝工程合同包括電氣安裝、管道安裝、設備安裝等合同。3.裝飾裝修工程合同包括室內外裝飾裝修工程的合同。4.市政工程合同包括城市道路、橋梁、排水、污水處理等市政基礎設施工程的合同。5.其他工程合同除上述四類工程合同以外的其他工程項目合同。四、工程合同的存檔要求（一）合同原件存檔1.工程合同簽訂后，項目發起部門應及時將合同原件提交至公司檔案管理部門存檔。2.合同原件應包括合同正本、副本及相關附件，如招標文件、投標文件、中標通知書、技術協議、補充協議等。（二）合同電子文檔存檔1.檔案管理部門應將工程合同原件掃描成電子文檔，按照合同編號進行分類存儲。2.電子文檔應確保清晰、完整，能夠準確反映合同原件的內容。（三）合同存檔期限工程合同檔案的存檔期限為自合同履行完畢之日起[X]年。法律法規另有規定的，從其規定。五、工程合同的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱工程合同檔案的，應填寫《工程合同查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據申請表的內容，對查閱人員的身份和查閱目的進行核實，確認無誤后，方可提供查閱服務。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《工程合同查閱申請表》，注明查閱合同的編號、名稱、查閱目的等信息。2.所在部門負責人對申請表進行簽字審批。3.查閱人員將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門根據申請表的內容，在合同檔案管理系統中查詢相關合同信息，并將合同原件或復印件提供給查閱人員。5.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將合同原件帶出檔案室。查閱完畢后，應及時將合同原件或復印件歸還檔案管理部門，并在《工程合同查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱工程合同檔案的，應填寫《工程合同借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據申請表的內容，對借閱人員的身份和借閱目的進行核實，確認無誤后，報公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，檔案管理部門方可將合同原件或復印件借給借閱人員。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《工程合同借閱申請表》，注明借閱合同的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負責人對申請表進行簽字審批。3.借閱人員將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對申請表進行審核，報公司分管領導審批。5.公司分管領導審批通過后，檔案管理部門在合同檔案管理系統中辦理借閱登記手續，并將合同原件或復印件借給借閱人員。6.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還合同原件或復印件，并在《工程合同借閱登記表》上簽字確認。如需延期借閱，應提前辦理延期手續。（五）查閱與借閱注意事項1.查閱與借閱人員應愛護合同檔案，不得在合同原件上涂改、標記、污損或抽取、撤換合同內容。2.查閱與借閱人員應嚴格遵守保密制度，不得將合同檔案內容泄露給無關人員。3.查閱與借閱人員應按照規定的時間和地點進行查閱與借閱，不得擅自將合同檔案帶出公司或轉借他人。4.檔案管理部門應定期對合同檔案的查閱與借閱情況進行統計和分析，發現問題及時處理。六、工程合同的保管與維護（一）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案室應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和盤點，確保合同檔案的完整性和準確性。如發現合同檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并報告公司領導。（二）維護措施1.對紙質合同檔案，應定期進行整理、裝訂，確保合同檔案的整齊、美觀。2.對電子合同檔案，應定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.對合同檔案中的復印件，應與原件進行核對，確保復印件的內容與原件一致。如發現復印件有問題，應及時更換。4.對合同檔案中的附件，如招標文件、投標文件、中標通知書、技術協議、補充協議等，應與合同正文進行核對，確保附件的內容與合同正文一致。如發現附件有問題，應及時補充或更正。七、工程合同的銷毀（一）銷毀條件1.工程合同檔案已超過存檔期限，且公司不再需要留存的。2.工程合同檔案因保管不善等原因，已失去保存價值的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據合同檔案的存檔期限和保管情況，定期對已超過存檔期限或已失去保存價值的合同檔案進行清理，編制《工程合同銷毀清單》。2.《工程合同銷毀清單》應包括合同編號、合同名稱、簽訂時間、合同金額、合同對方當事人等信息，并經檔案管理部門負責人簽字確認。3.檔案管理部門將《工程合同銷毀清單》提交至公司分管領導審批。4.公司分管領導審批通過后，檔案管理部門組織相關人員對合同檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息。5.銷毀完畢后，檔案管理部門應在《工程合同銷毀清單》上注明銷毀情況，并將《工程合同銷毀清單》存檔保存。（三）銷毀注意事項1.工程合同檔案的銷毀應嚴格按照規定的程序進行，確保銷毀過程的合法性和合規性。2.銷毀工程合同檔案時，應采用適當的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保合同檔案的內容無法恢復。3.銷毀工程合同檔案的記錄應妥善保存，以備查閱。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司審計部門應定期對工程合同檔案的管理情況進行監督檢查，確保合同檔案的管理符合本制度的要求。2.監督檢查的內容包括合同檔案的歸檔情況、查閱與借閱情況、保管與維護情況、銷毀情況等。（二）考核評價1.公司將工程合同檔案的管理情況納入部門和個人的績效考核體系，對合同檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度