合同管理制度

第一章總則

第一條為加強公司合同管理，促進管理的規(guī)范化、合理化和專業(yè)化,防范和

控制合同簽訂和履行過程中的風(fēng)險，保護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國

合同法》，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，特制訂本制度。

第二條本制度所指合同包括公司作為主體一方與其他主體簽訂的或者向其他

主體簽發(fā)的，約定各方或者一方主體權(quán)利義務(wù)，具有法律約束力的一切書面性文

件，形式包括但不限于合同、協(xié)議（書）、承諾（書）、備忘錄等。勞動合同不屬

于本制度規(guī)范范疇。

第三條本制度適用于公司全體成員。

第二章合同管理部門及職責(zé)

第四條研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部、軍隊與國防工業(yè)事業(yè)部、大基網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部等業(yè)

務(wù)部門，以及涉及對公付款業(yè)務(wù)的其它部門是合同的承辦部門，其主要職責(zé)包括:

1、合理選擇合同對方當(dāng)事人，對標的、價格、質(zhì)量、期限和市場分布等方面進

行綜合分析

論證，對其主體資格、資信狀況和履約能力進行調(diào)查;

2、負責(zé)合同的談判、起草、送審、報批及簽訂等工作;

3、負責(zé)合同履行情況信息的收集、整理及分析，發(fā)現(xiàn)問題及時報告；

4、負責(zé)按照審批流程辦理合同的變更、終止（中止）、解除；

5、負責(zé)處理合同發(fā)生爭議的協(xié)商、調(diào)解、證據(jù)收集工作；

6、負責(zé)合同結(jié)算前的審查、資料準備和協(xié)調(diào)工作；

7、按銷售合同規(guī)定的時間、方式、金額催收貨款。

第五條研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部、軍隊與國防工業(yè)事業(yè)部、大基網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部等

部門作為合同的實施部門，其主耍耿責(zé)包括：對合同中涉及的技術(shù)問題和專業(yè)性問

題進行分析論證，提出可行性意見，對相關(guān)技術(shù)和專業(yè)風(fēng)險進行控制。

第六條財務(wù)部負責(zé)合同的后續(xù)管理工作，其主要職責(zé)包括：

1、制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行公司合同管理制度；

2、負責(zé)合同文本及相關(guān)資料的tl檔、保管、調(diào)閱；

3、建立合同檔案，根據(jù)合同進度每月通報相關(guān)部門，督促應(yīng)收賬款的回收；

4、及時到技術(shù)市場上及其他主管部門辦理技術(shù)合同登記、備案；

5、根據(jù)銷售合同類別開具合格發(fā)票，及時做好各類收入合同的減免、退稅工

作。

第七條公司的合同原件由財務(wù)部保管，其他部門可根據(jù)需要保留復(fù)印件。簽訂

部門上交合同時，應(yīng)包括紙質(zhì)文本、合同原件掃描后的PDF文件、最終一版

WORD電子版本。

第八條合同相關(guān)部門如因業(yè)務(wù)需要借用合同原件，需經(jīng)主管副總經(jīng)理或C00書

面批準。借用人在借用清單上簽字，一次借用不得超過五份，未歸還前不得再

借。未收完款的合同須在借用當(dāng)日歸還。其他合同如果當(dāng)日無法歸還，借用人

需具備保證合同安全的保管條件，借用時間不得超過三天。過期不還時，通報

主管副總經(jīng)理或C00。

第三章合同的訂立

第九條訂立合同必須采用書面形式，且遵循以下原則：

1、遵守國家法律、行政法規(guī)有關(guān)規(guī)定；

2、平等互利、協(xié)商一致、誠實信用、條款齊全、意思表達真實；

3、資信調(diào)查在先，談判、簽約在后；

4、合同當(dāng)事人必須具備合法主體資格。

第十條訂立合同一般應(yīng)當(dāng)按照下列程序進行：

1、公司承辦人對合同相對人的主體資格、資信情況、承辦人的代理權(quán)限及有效

期限等進行審查或者調(diào)查，資質(zhì)證明包括：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證書、稅

務(wù)登記證、資質(zhì)證書、法人委托書、法人代表身份證復(fù)印件、承辦人員的身

份證等。

2、合同承辦人負責(zé)合同談判，根據(jù)合同談判結(jié)果或者雙方協(xié)商的結(jié)果起草合

同文本，或者審查由對方起草的合同文本，提交部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門簽署審核

17、簽約各方開戶銀行及賬號;

18、簽約各方公章或合同專用章；

19、法定代表人或代理人簽章。

第十二條對外簽署合同，合同承辦人應(yīng)對合同對方簽署人的簽約權(quán)限進行調(diào)查

和核實。合同對方當(dāng)事人為法人或其他經(jīng)營實體的，應(yīng)要求對方簽署人提供由合

同對方當(dāng)事人法定代表人或負責(zé)人簽字并加蓋公章的授權(quán)委托書及受托人的身

份證明；合同對方當(dāng)事人為自然人的，由本人簽署的，應(yīng)要求對方提供身份證明，

如委托他人簽署的，應(yīng)要求對方簽署人提供合同對方當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托

書及受托人身份證明等文件。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)明確委托權(quán)限和期間。

第十三條合同應(yīng)約定簽字并蓋章生效，一般不采用蓋章生效的辦法。合同文本

超過一頁的，須加蓋騎縫章。

第十四條對外簽署合同，一般合同一方持有不得少于兩份簽章原件。如需將合

同簽章原件提交相關(guān)登記或者監(jiān)管機構(gòu)的，則應(yīng)相應(yīng)增加合同原件數(shù)量。

第十五條合同承辦人應(yīng)事先到財務(wù)部開具“法人委托書”并經(jīng)公司法定代表

人簽字或蓋章。

第十六條合同承辦人員或其他人員在訂立合同過程中知悉的商業(yè)秘密，無論合

同是否成立，不得泄露或者不正當(dāng)?shù)厥褂谩?/p>

第十七條合同的簽署在可能的情況下應(yīng)先交由對方簽署后我方再簽署，由我方

先簽署的合同，合同承辦人及財務(wù)部應(yīng)保留合同最終文本的電子文檔，承辦人

須在合同審批表上加以注釋，記錄我方簽署時間，跟蹤客戶簽署情況、及時索回

合同原件。

第四章合同的審核與審批

第十八條合同的審核包括承辦部門內(nèi)部審核、法律顧問審核、財務(wù)部門審核、

實施部門審核。合同的審批包括主管副總經(jīng)理、0）0審批或總經(jīng)理審批。

第十九條承辦部門內(nèi)部審核是指部門負責(zé)人對合同內(nèi)容進行全面審核，并對合

同承辦人員的起草意見等進行復(fù)核。

第二十條法律顧問審核包括：

（一）合法性：

1、主體合法：簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；

2、內(nèi)容合法：簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)及政策，無規(guī)避

強制性法律

規(guī)定的行為，無顯失公平內(nèi)容；

3、合同形式合法；

4、簽約程序合法;

5、標的、資金、資產(chǎn)的合法性；

6、擔(dān)保（包括各種保函）方式及內(nèi)容合法；

7、索賠、違約條款的合法性。

（二）嚴密性：

1、條款齊備、完整；

2、文字清楚準確，正副本及附件份數(shù)齊備；

3、設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、明確；

4、相應(yīng)手續(xù)完備；

5、相關(guān)附件完備；

6、附加條件適當(dāng)、合法。

（三）可行性：

1、資信可靠,有履約能力；

2、索賠條款的合理性；

3、擔(dān)保方式適當(dāng)。

（四）合同的安全性

1、涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施；

2、無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。

（五）法律風(fēng)險控制：合同條款齊備明晰、違約責(zé)任明確、爭議處理合法。

第二十一條財務(wù)部審核包括：符合公司資金安排、發(fā)票類型與合同內(nèi)容一致、

收款或付款條件可行，收入成本匹配、費用歸屬明確。

第二十二條實施部門審核包括:

1、技術(shù)可行性分析；

2、技術(shù)措施是否合理；

3、技術(shù)難題和存在風(fēng)險；

4、職能專業(yè)范圍內(nèi)的風(fēng)險控制。

第二十三條合同審核后，審核人員應(yīng)當(dāng)在《合同審批會簽表》中簽署“無異議”

或明確提出修改意見，簽署審核日期，不應(yīng)使用“原則同意”、“基本可行”

等模糊性語言。

第二十四條對于審核部門出具的審核意見，合同承辦人應(yīng)積極采納合理部分，

如對審核意見有異議，或無法按照審核意見與合同對方達成一致意見的，可提交

主管領(lǐng)導(dǎo)決定。

第二十五條對于公司已發(fā)文明確規(guī)定價格政策及折扣權(quán)限的自有軟件產(chǎn)品及代

理產(chǎn)品合同，其審批流程為合同簽訂人-部門主管-法律顧問、實施部門\財務(wù)部。

如果任何一個審核部門的審核意見非“無異議”，則需提交主管副總經(jīng)理審批。

第二十六條其他銷售合同：對公司未明確其價格政策及服務(wù)內(nèi)容的銷售合同，

以及超出部門主管折扣權(quán)限的銷售合同，其審批流程為合同簽訂人-部門主管-

法律顧問'實施部門'財務(wù)部-主管副總經(jīng)理。

第二十七條采購合同：根據(jù)該合同的金額按公司規(guī)定的財務(wù)權(quán)限審批.其審批

流程為：合同簽訂人-部門主管-法律顧問'實施部門'財務(wù)部-主管副總經(jīng)理（如

需）-總經(jīng)理（如需）。

第二十八條銷售合同與采購合同都必須履行完畢審核、審批流程后，方可加蓋

印章，即使該合該合同先行獲得審批，也須補齊審核流程。

第五章合同的履行

第二十九條合同在正式生效之前，原則上不得實際履行合同。如屬于延續(xù)性項n

且簽署合同的可能性較大，合同承辦部門必須根據(jù)獲得批準的《項目立項報告》，

協(xié)調(diào)實施部門開始工作。

第三十條合同生效以后，應(yīng)當(dāng)全面、及時、正確履行合同，不得因合同雙方當(dāng)

事人名稱變更或者法定代表人、負責(zé)人、承辦人的變動而不履行合同義務(wù)。

第三十一條應(yīng)當(dāng)嚴格按照合同約定的程序和方式履行合同。合同執(zhí)行過程中確

因特殊原因需要變更、解除或終止合同時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定或法律規(guī)定的形式

進行。合同變更、解除或終止的程序與合同簽訂程序相同。

第三十二條銷售合同的簽訂部門負責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各實施部門工作進度，協(xié)調(diào)

客戶單位驗收時間，交納驗收評審費、催收貨款。如果未按照合同約定時間回

款，簽訂部門負責(zé)填寫延期收款申請表。未獲批準的延遲收款，將按照業(yè)績考核

辦法核減獎金。

第三十三條財務(wù)部負責(zé)跟蹤銷售合同的開票收款情況，按月向業(yè)務(wù)部門提供清

單。

第三十四條采購合同的實物驗收及勞務(wù)驗收由簽訂部門負責(zé)，必要時可會同技

術(shù)部門共同進行。采購合同的付款，合同簽訂部門或采購部門申請，財務(wù)部核實

合同條款后予以支付。

第三十五條合同履行過程中產(chǎn)生的法律文件及與合同有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)歸入合同

檔案統(tǒng)一進行登記、保管。合同承辦部門、實施部門、管理部門，均有義務(wù)完

整保留經(jīng)手相關(guān)文件，其中銀行往來單據(jù)、發(fā)票簽收單、軟件產(chǎn)品簽收單、項

目驗收意見書、驗收評委名單等由財務(wù)部保留原件。

第六章合同的監(jiān)督檢查

第三十六條合同未經(jīng)審核、審批即簽署的，如果在補簽《合同審批會簽表》時，

任何部門簽署了保留意見，且該條款在執(zhí)行過程中導(dǎo)致公司蒙受了經(jīng)濟損失，則

合同簽訂人及其主管領(lǐng)導(dǎo)將承擔(dān)相應(yīng)處罰，處罰金額以損失金額為限。

第三十七條丟失合同原件及相關(guān)重要文件的，未造成公司損失的，對責(zé)任人及

其主管領(lǐng)導(dǎo)的處罰限于考評分及年終獎；造成損失的，處罰金額以損失金額為限。

第三十八條在合同簽訂或履行當(dāng)中，與對方或第三方惡意串通或收受回扣、賄

賂或者其他好處的，對責(zé)任人予以警告、降薪、降職或開除的處分，并追究相應(yīng)

的經(jīng)濟責(zé)任，構(gòu)成犯罪的報送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。

第三十九條本制度自2018年8月**口起執(zhí)行，此前頒布制度與本制度存在

沖突的，以本制度為準。

附件1、合同會簽表

2、項目立項報告

合同審批會簽表（銷售類）A

部門：提交人：年月日口緊急口

普通

合同名稱合同意向項目編而

甲方名稱乙方名稱

簽約日期合同金期預(yù)計外部采購成7

執(zhí)行比例（兩個C

歸屬事業(yè)：

事業(yè)部情況下）

合同內(nèi)容摘要提交成果及材料

驗收標準付款條件

公司留存合同份數(shù):提交人簽字:

合同審批會簽表（銷售類）B

人I-j-ri

cf同名和?含■向師口編

立項申請人：意向（任務(wù)）編碼:申請時間：年月

日

項1i信息

項目名稱實施地點

客戶名稱財務(wù)項目編號

項目描述（包括項目目的、內(nèi)容及工作量、技7旨要求、甲方提供資源、資料來源、時間要求等）：

實施信息

工作量比例：%項目編號：

住宿成本：

人工成本：萬實施成本所占比：%

萬

實施部門一

其他：

對外采購成本：萬部門預(yù)算總成本：萬

萬

事業(yè)部意見：年月日

工作量比例：%項目編號：

住宿成本：

人工成本：萬實施成本所占比：%

萬

實施部門二

其他：

對外采購成本：萬部門預(yù)算總成本：