辦公用品設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品設備的管理，規范辦公用品設備的采購、使用、維護及報廢等流程，合理控制費用支出，提高辦公用品設備的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門在辦公用品設備的使用、管理方面的相關活動。（三）管理原則1.統一管理原則：公司辦公用品設備由行政部門統一采購、調配和管理。2.節約使用原則：鼓勵員工節約使用辦公用品設備，杜絕浪費現象。3.高效服務原則：確保辦公用品設備的及時供應和正常使用，滿足公司日常辦公需求。二、辦公用品設備的分類及標準（一）辦公用品1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.桌面用品：如訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.辦公文具：如文件夾、檔案盒、標簽、計算器等。5.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、碳粉、色帶等。6.其他：如一次性水杯、茶葉、咖啡等。（二）辦公設備1.電腦設備：包括臺式電腦、筆記本電腦、一體機等。2.辦公桌椅：辦公桌、辦公椅等。3.打印設備：打印機、復印機、傳真機等。4.網絡設備：路由器、交換機、調制解調器等。5.通訊設備：固定電話、手機等。6.其他設備：碎紙機、投影儀、音響設備等。（三）分類標準根據辦公用品設備的用途、價值、使用頻率等因素進行分類，以便于管理和控制。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應于每月[具體日期]前將下月辦公用品設備的需求計劃提交至行政部門。需求計劃應詳細列出所需辦公用品設備的名稱、規格、數量等信息。2.行政部門根據各部門的需求計劃，結合庫存情況，編制月度辦公用品設備采購計劃，并報公司領導審批。（二）采購流程1.經審批后的采購計劃，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購產品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購人員應跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。對于不符合合同要求的產品，應及時與供應商協商解決。（三）采購審批1.辦公用品設備的采購金額在[具體金額]以下的，由行政部門負責人審批。2.采購金額在[具體金額]以上的，需報公司領導審批。四、庫存管理（一）入庫管理1.采購的辦公用品設備到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。2.倉庫管理人員應按照采購合同及相關標準對辦公用品設備的數量、規格、質量等進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，并填寫入庫單。3.入庫單應詳細記錄辦公用品設備的名稱、規格、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。入庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交采購人員備查。（二）庫存盤點1.行政部門倉庫管理人員應定期對辦公用品設備進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。3.對于盤盈的辦公用品設備，應及時辦理入庫手續；對于盤虧的辦公用品設備，應查明原因，屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。（三）庫存保管1.倉庫管理人員應妥善保管辦公用品設備，確保其安全、完整。2.辦公用品設備應分類存放，標識清晰，便于查找和取用。3.倉庫應保持通風、干燥、整潔，防止辦公用品設備受潮、發霉、生銹等。4.對于貴重辦公用品設備，應采取必要的安全防護措施，如專柜存放、專人保管等。五、領用管理（一）領用流程1.員工因工作需要領用辦公用品設備時，應填寫辦公用品設備領用申請表，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，并經所在部門負責人審批。2.審批后的領用申請表交行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據申請表發放辦公用品設備，并在領用申請表上簽字確認。3.領用人員應在領用登記表上簽字，領取辦公用品設備。領用登記表應詳細記錄領用日期、領用人員姓名、部門、領用物品名稱、規格、數量等信息。（二）領用標準1.辦公用品的領用應根據工作實際需要，合理控制領用數量。嚴禁浪費現象。2.辦公設備的領用應經公司領導審批，并辦理相關手續。3.對于價值較高的辦公用品設備，如電腦、打印機等，應實行交舊領新制度。（三）特殊情況領用1.因工作緊急需要領用辦公用品設備，而無法及時辦理審批手續的，領用人員應電話向所在部門負責人和行政部門說明情況，并在事后及時補辦審批手續。2.對于臨時到公司工作的人員，如需領用辦公用品設備，應由接待部門填寫臨時人員辦公用品設備領用申請表，經行政部門負責人審批后發放。六、使用與維護管理（一）使用管理1.員工應正確使用辦公用品設備，按照操作規程進行操作，不得隨意拆卸、改裝辦公用品設備。2.嚴禁使用辦公用品設備從事與工作無關的活動，如玩游戲、看電影等。3.對于公用的辦公用品設備，使用后應及時清理、歸位，保持整潔。（二）維護管理1.行政部門應定期對辦公用品設備進行維護保養，確保其正常運行。維護保養周期根據設備的使用情況和廠家要求確定。2.對于出現故障的辦公用品設備，使用人員應及時通知行政部門維修人員進行維修。維修人員應及時響應，盡快修復設備。3.維修人員應建立辦公用品設備維修檔案，記錄設備的故障現象、維修時間、維修內容、更換的零部件等信息。七、借用與歸還管理（一）借用流程1.員工因工作需要借用辦公用品設備時，應填寫辦公用品設備借用申請表，注明借用物品的名稱、規格、數量、借用期限、用途等信息，并經所在部門負責人審批。2.審批后的借用申請表交行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據申請表發放借用物品，并在借用申請表上簽字確認。3.借用人員應在借用登記表上簽字，領取借用物品。借用登記表應詳細記錄借用日期、借用人員姓名、部門、借用物品名稱、規格、數量、借用期限等信息。（二）歸還管理1.借用人員應在借用期限內歸還借用的辦公用品設備。如需延長借用期限，應提前向行政部門提出申請，并經審批同意。2.借用人員歸還借用物品時，倉庫管理人員應按照借用申請表及相關標準對借用物品進行驗收。驗收合格后，辦理歸還手續，并在借用登記表上簽字確認。3.如發現借用物品有損壞或丟失，借用人員應照價賠償。八、報廢管理（一）報廢條件1.辦公用品設備已超過使用年限，且無法正常使用的。2.辦公用品設備因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。3.因技術更新換代，原辦公用品設備已被淘汰的。（二）報廢流程1.使用部門或個人發現辦公用品設備符合報廢條件時，應填寫辦公用品設備報廢申請表，注明報廢物品的名稱、規格、數量、購置日期、報廢原因等信息，并經所在部門負責人審核。2.審核后的報廢申請表交行政部門，行政部門組織相關人員進行鑒定。如鑒定確認為報廢物品，行政部門應填寫辦公用品設備報廢審批表，報公司領導審批。3.經審批同意報廢的辦公用品設備，行政部門應及時組織清理，并填寫辦公用品設備報廢清單。報廢清單應詳細記錄報廢物品的名稱、規格、數量、報廢日期等信息。4.對于有殘值的報廢辦公用品設備，行政部門應進行妥善處理，其殘值收入應上繳公司財務部門。九、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對辦公用品設備的采購、使用、維護、報廢等環節進行監督檢查。（二）檢查內容1.辦公用品設備的采購是否按照規定的流程進行，采購價格是否合理。2.辦公用品設備的庫存管理是否規范，賬實是否相符。3.辦公用品設備的領用是否符合標準，是否存在浪費現象。4.辦公用品設備的使用與維護是否正常，是否存在違規操作行為。5.辦公用品設備的報廢是否按照規定的流程進行，報廢處理是否妥善。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對辦公用品設備的管理情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：行政部門不定期對辦公用品設備的管理情況進行抽查，及時發現問題并進行整改。（四）違規處理對于在辦公用品設備