公司庫存采購管理制度一、總則1.目的為加強公司庫存采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有庫存采購活動，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求，嚴格把控采購物資的質(zhì)量標準。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、采購計劃管理1.需求預測各部門應定期（每月/每季度）根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單及庫存狀況，對所需物資進行需求預測，并填寫《物資需求預測表》。需求預測應充分考慮市場變化、生產(chǎn)進度調(diào)整等因素，確保預測的準確性和合理性。2.采購申請各部門根據(jù)需求預測結果，在需要采購物資時，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。《采購申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購計劃制定采購部門收到各部門提交的《采購申請表》后，進行匯總整理，并結合庫存情況，制定月度/季度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負責人審核批準。三、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商信息庫，收集潛在供應商的相關資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)采購物資的要求和特點，從供應商信息庫中篩選出符合條件的供應商，并進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財務狀況等。評估結束后，填寫《供應商評估報告》，經(jīng)采購部門負責人審核后，確定合格供應商名單。2.供應商準入對于新入選的供應商，采購部門應與其簽訂《采購合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。供應商應按照協(xié)議要求提供相關資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等，并確保其有效性和真實性。3.供應商考核采購部門應定期（每季度/每年）對供應商進行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。考核方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法，收集相關信息并進行綜合評價。根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。4.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司的采購需求和質(zhì)量要求，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和問題反饋。對于供應商提出的合理訴求，采購部門應積極協(xié)調(diào)解決，建立良好的合作關系，共同促進公司采購業(yè)務的順利開展。四、采購流程管理1.采購訂單下達采購部門根據(jù)批準的采購計劃，向合格供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)法務部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。3.物資驗收物資到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收部門應根據(jù)采購合同和相關標準，對到貨物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格的物資，驗收人員應填寫《物資驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。4.付款管理采購部門應根據(jù)采購合同和物資驗收情況，及時辦理付款手續(xù)。付款申請需經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核，公司領導審批后，方可支付貨款。財務部門應嚴格按照公司財務制度和付款流程進行付款操作，確保資金支付的準確性和安全性。五、庫存管理1.庫存分類公司庫存物資分為原材料、輔助材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、備品備件、辦公用品等類別。各部門應根據(jù)物資的特點和用途，對庫存物資進行分類管理，并建立相應的庫存臺賬。2.庫存盤點公司應定期（每月/每季度）進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點工作由財務部門牽頭，采購部門、使用部門等相關人員參與。盤點結束后，盤點人員應填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的物資，應查明原因，提出處理意見，并報公司領導審批后進行賬務處理。3.庫存控制采購部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，合理控制采購數(shù)量和時間，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。各部門應加強對庫存物資的管理，合理使用庫存物資，減少浪費和損耗。對于長期積壓或不再使用的物資，應及時辦理退庫或報廢手續(xù)。六、采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購業(yè)務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質(zhì)量問題、法律法規(guī)風險等。針對識別出的風險因素，應制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估采購部門應建立風險評估機制，定期對采購風險進行評估，確定風險等級。風險評估可采用定性和定量相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。根據(jù)風險評估結果，對風險較高的采購項目進行重點監(jiān)控和管理，及時調(diào)整風險應對措施。3.風險應對針對市場價格波動風險，采購部門可采用套期保值、簽訂長期合同、分散采購等方式進行應對。對于供應商違約風險，采購部門應加強對供應商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的采購合同，并要求供應商提供擔保或保證金。對于質(zhì)量問題風險，采購部門應加強對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，嚴格把控質(zhì)量標準，同時要求供應商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務。對于法律法規(guī)風險，采購部門應加強對法律法規(guī)的學習和研究，確保采購業(yè)務符合法律法規(guī)要求，避免法律糾紛。七、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、庫存管理情況等。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務中存在的問題，并提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。2.外部審計公司應定期聘請外部審計機構對采購業(yè)務進行審計，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。外部審計機