發貨出庫流程管理制度一、總則（一）目的為規范公司發貨出庫流程，確保貨物準確、及時、安全地發出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨出庫業務。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶訂單，審核訂單信息的準確性和完整性。與客戶溝通發貨時間、運輸方式等相關事宜，并及時反饋給客戶。將審核后的訂單傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門負責根據銷售部門傳遞的訂單，準備貨物。對貨物進行清點、核對、包裝等工作，確保貨物質量完好、數量準確。辦理貨物的出庫手續，開具出庫單。安排貨物的裝車、運輸等工作，確保貨物安全送達客戶。3.財務部門負責審核銷售訂單的價格、金額等信息，確保財務數據的準確性。根據出庫單進行賬務處理，記錄銷售收入和庫存商品的減少。與銷售部門、倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。4.質量檢驗部門對出庫貨物進行質量檢驗，確保貨物符合質量標準。對檢驗不合格的貨物，及時通知倉庫管理部門和銷售部門，并提出處理意見。二、發貨出庫流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門接收客戶訂單后，應立即對訂單信息進行審核，包括客戶名稱、聯系方式、產品名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等。2.如發現訂單信息有誤或不完整，銷售部門應及時與客戶溝通，核實并修改訂單信息。3.審核無誤的訂單，銷售部門應在訂單上簽字確認，并傳遞給倉庫管理部門。（二）貨物準備1.倉庫管理部門收到銷售部門傳遞的訂單后，應根據訂單要求，迅速準備貨物。2.貨物準備過程中，倉庫管理人員應按照先進先出的原則，對貨物進行挑選、清點，確保貨物質量完好、數量準確。3.對于需要包裝的貨物，倉庫管理人員應根據貨物的性質和運輸要求，選擇合適的包裝材料進行包裝，確保貨物在運輸過程中不受損壞。（三）質量檢驗1.質量檢驗部門收到倉庫管理部門通知后，應對準備出庫的貨物進行質量檢驗。2.質量檢驗人員應按照相關質量標準和檢驗規范，對貨物的外觀、尺寸、性能等進行檢驗，確保貨物符合質量要求。3.對于檢驗合格的貨物，質量檢驗人員應在貨物上加蓋“合格”印章，并出具質量檢驗報告。4.對于檢驗不合格的貨物，質量檢驗人員應及時通知倉庫管理部門和銷售部門，并提出處理意見。如退貨、換貨、補貨等。（四）出庫手續辦理1.倉庫管理人員根據質量檢驗報告，辦理貨物的出庫手續。2.出庫手續辦理過程中，倉庫管理人員應認真核對出庫貨物的名稱、規格型號、數量、客戶名稱等信息，確保出庫信息與訂單信息一致。3.核對無誤后，倉庫管理人員應開具出庫單，出庫單應包括以下內容：出庫日期、訂單編號、客戶名稱、產品名稱、規格型號、數量、單價、金額、備注等。4.出庫單應由倉庫管理人員、發貨人、提貨人簽字確認，并加蓋倉庫印章。5.倉庫管理人員應將出庫單的一聯留存倉庫，作為庫存管理的依據；一聯傳遞給財務部門，作為賬務處理的依據；一聯傳遞給銷售部門，作為客戶發貨的憑證。（五）貨物裝車與運輸1.倉庫管理人員根據出庫單，安排貨物的裝車工作。2.裝車過程中，倉庫管理人員應按照貨物的性質和運輸要求，合理安排貨物的堆放位置，確保貨物在運輸過程中不受損壞。3.裝車完畢后，倉庫管理人員應與運輸人員共同核對貨物的數量、規格型號等信息，確保貨物裝車準確無誤。4.運輸人員應根據銷售部門與客戶溝通確定的運輸方式，及時將貨物送達客戶指定地點。5.在運輸過程中，運輸人員應妥善保管貨物，確保貨物安全。如發生貨物丟失、損壞等情況，運輸人員應及時通知銷售部門和倉庫管理部門，并承擔相應的責任。（六）發貨信息反饋1.銷售部門應及時跟蹤貨物的運輸情況，確保貨物按時、安全送達客戶。2.貨物發出后，倉庫管理部門應及時將發貨信息反饋給銷售部門，包括發貨日期、運輸方式、預計到達時間等。3.銷售部門應將發貨信息及時反饋給客戶，讓客戶了解貨物的運輸情況，提高客戶滿意度。三、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存貨物進行盤點，確保庫存數量準確、賬實相符。2.庫存盤點應每月進行一次，盤點時間為每月末最后一天。3.盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對庫存貨物的名稱、規格型號、數量、存放位置等信息，確保盤點結果準確無誤。4.盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點表，庫存盤點表應包括以下內容：盤點日期、倉庫名稱、貨物名稱、規格型號、數量、賬面數量、實盤數量、盤盈/盤虧數量、盤盈/盤虧原因等。5.庫存盤點表應由倉庫管理人員、盤點人員簽字確認，并加蓋倉庫印章。6.倉庫管理部門應將庫存盤點表的一聯留存倉庫，作為庫存管理的依據；一聯傳遞給財務部門，作為賬務處理的依據。（二）庫存調整1.根據庫存盤點結果，如發現賬實不符，倉庫管理部門應及時進行庫存調整。2.庫存調整應根據盤盈/盤虧原因，分別進行處理。如因貨物收發錯誤、損壞、丟失等原因導致的盤盈/盤虧，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理和實物調整。3.庫存調整應填寫庫存調整單，庫存調整單應包括以下內容：調整日期、倉庫名稱、貨物名稱、規格型號、數量、調整原因、調整前賬面數量、調整后賬面數量等。4.庫存調整單應由倉庫管理人員、財務人員簽字確認，并加蓋倉庫印章和財務印章。5.倉庫管理部門應根據庫存調整單，及時調整庫存賬目和實物，確保賬實相符。四、異常情況處理（一）訂單變更1.客戶提出訂單變更要求時，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內容，并評估變更對發貨時間、貨物準備等方面的影響。2.如訂單變更涉及貨物規格型號、數量、交貨時間等重要信息的調整，銷售部門應及時通知倉庫管理部門和財務部門，并重新審核訂單信息。3.倉庫管理部門應根據變更后的訂單要求，及時調整貨物準備工作。如已準備好的貨物與變更后的訂單要求不符，應及時進行更換或調整。4.財務部門應根據變更后的訂單信息，調整相關財務數據，確保財務數據的準確性。（二）貨物短缺或損壞1.在發貨過程中，如發現貨物短缺或損壞，倉庫管理人員應立即停止發貨，并及時通知銷售部門和質量檢驗部門。2.質量檢驗部門應及時對短缺或損壞的貨物進行檢驗，確定短缺或損壞的原因和責任。3.如因倉庫管理不善導致貨物短缺或損壞，倉庫管理部門應承擔相應的責任，并及時采取措施進行補貨或換貨。4.如因運輸過程中導致貨物短缺或損壞，運輸人員應承擔相應的責任，并及時與客戶溝通，協商解決方案。如補貨、換貨、賠償等。5.銷售部門應及時與客戶溝通，說明貨物短缺或損壞的原因和處理情況，爭取客戶的理解和支持。（三）客戶拒收1.貨物送達客戶后，如客戶因貨物質量、數量、規格型號等原因拒收，銷售部門應及時與客戶溝通，了解拒收原因，并評估拒收對公司造成的影響。2.銷售部門應及時通知倉庫管理部門和質量檢驗部門，對拒收貨物進行檢驗和處理。3.質量檢驗部門應根據客戶反饋的問題，對拒收貨物進行重新檢驗，確定貨物是否存在質量問題。4.如因貨物質量問題導致客戶拒收，公司應承擔相應的責任，并及時采取措施進行換貨或補貨。5.如因客戶原因導致拒收，銷售部門應與客戶協商解決方案，如退貨、退款、換貨等。同時，銷售部門應及時將處理結果反饋給倉庫管理部門和財務部門。五、監督與考核（一）監督機制1.公司設立發貨出庫流程監督小組，由銷售部門、倉庫管理部門、財務部門、質量檢驗部門等相關人員組成。2.監督小組負責定期對發貨出庫流程進行監督檢查，確保流程執行的規范性和準確性。3.監督檢查內容包括訂單接收與審核、貨物準備、質量檢驗、出庫手續辦理、貨物裝車與運輸、發貨信息反饋等環節。4.監督小組應定期召開會議，對監督檢查結果進行分析總結，提出改進意見和建議。（二）考核制度1.公司建立發貨出庫流程考核制度，對相關部門和人員的工作表現進行考核評價。2.考核內容包括訂單處理及時性、貨物準備準確性、質量檢驗合格率、出庫手續辦理規范性、貨物運輸安全性、客戶滿意度等方面。3.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每月進行一次，